​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Utiliser la mise en forme conditionnelle

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Vous allez apprendre ici à utiliser la mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous allez pouvoir changer la couleur du courrier non lu.
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Transcription

Nous voici arrivés dans notre client de messagerie « Outlook 2016 ». Petite précision, toutes les vidéos que nous allons voir ensemble sont réalisées dans un contexte de système de messagerie d'entreprise donc je suis ici connecté à mon serveur de messagerie qui est « Microsoft Exchange ». Je précise ça pourquoi ? Parce qu'il y a pas mal de fonctionnalités qui ne seront disponibles qu'à partir du moment où je suis dans un contexte d'entreprise et que je n'aurais pas à titre personnel ou domestique, bah j'ai « Outlook » configuré |avec un compte d'un fournisseur d'accès sans le citer les noms, les fournisseurs d'accès que nous avons à titre personnel à la maison. Donc voilà arrivé sur l'affichage de notre premier module qui est le module de courrier et un premier des griefs qui est reprochés aux nouvelles versions d'Outlook 2016, c'est la couleur pas très, très visible à priori des mails non-lus. Pour ceci, nous allons aller voir que tout ce que je vais avoir dans « Outlook » ce sont des paramétrages, et notamment des paramétrages d'affichage par défaut. Qui dit paramètre d'affichage par défaut dit bien évidemment possibilité de les personnaliser et la première chose que nous allons aller voir, c'est la personnalisation justement sous forme de couleur, d'une couleur différente pour les mails non lus. Donc ce sont des questions d'affichage, donc je vais retrouver ça ici dans l'onglet « Affichage » et dans cet onglet « Affichage » je vais aller voir ce qui correspond aux paramètres d'affichage. Et parmi les paramètres d'affichage qui sont déjà nombreux hein comme vous pouvez le voir, moi ce qui va m'intéresser c'est ce qui s'appelle la « Mise en forme conditionnelle ». Donc quand je viens cliquer ici j'ai déjà plusieurs, ce qui s'appelle règle de mise en forme conditionnelle et notamment j'ai une règle qui s'appelle les « Messages non lus ». Lorsque je clique ici sur la règle des messages non lus, je vois effectivement, mais comment ce message non lus apparaissent et si le bleu qui est la couleur dominante effectivement des applications 2016 ne vous convient pas vous pouvez à tout moment venir ici définir une nouvelle mise en forme conditionnelle pour notamment les mails non lus. À savoir que je vais changer ici la couleur, alors je n'ai pas dis que ça va être beau ce que je vais faire hein, mais là je pense que je ne vais pas pouvoir le louper, je veux mettre ici du « Fuchsia ». J'aurais pu changer également la taille de la police, le mettre en gras de manière à voir réellement voilà ce que çà peut me donner si je passe ici et puis même si je choisis de changer de police de caractère en mettant de l'Arial plus gras, plus grand etc. etc. Donc j'ai fait des modifications aussi que je vais pouvoir vous valider immédiatement hein, à savoir que je valide ici toutes mes fenêtres. Vous voyez d’ores et déjà, que tous les mails qui étaient non lus ici dans ma boite de réception apparaissent avec le format que je viens de demander, mais comme il faut toujours vérifier par la suite, ce que je vais faire c'est que je vais ouvrir un autre client de messagerie mais cette fois-ci avec l'application web qui est un de mes collègues avec lequel on a déjà travaillé à plusieurs reprises, C'est notre collègue Laurent VALENTE et je vais envoyer un nouveau mail pour faire un test de mise en forme conditionnelle, à qui ? Bah à Sabine Paris. Voilà, j'envoie le mail. Je vais juste reven ici sur cet affichage, je vais donc recevoir le mail de Laurent VALENTE immédiatement. Vous voyez qu'il apparaît ici en terme d'information supplémentaire, je vois bien maintenant ce fameux mail non lu qui apparaît avec les caractéristiques que je vous ai citées précédemment. Mais je ne suis pas obligé de m'arrêter là Je pourrais très bien faire des mises en forme conditionnelle par rapport à des conditions supplémentaires, donc en créer de but en blanc, donc je vais revenir ici, toujours dans « Affichage », dans les « Paramètres d'affichage », dans la « Mise en forme conditionnelle » et je vais créer une nouvelle règle. À partir du moment où je viens de créer cette nouvelle règle, je vais dire : « bah, voilà, çà c'est les messages de Laurent VALENTE qui m'intéressent, je voudrais les voir arriver avec une mise en forme un petit peu différente que celle que j'ai eue jusqu'à présent ». Donc je vais venir ici, regardez que c'est le nom hein que j'ai donné à ma règle. Je choisis ici la police de caractères, alors on va dire que c'est en gras et pour Laurent, je voudrais bah du vert là, voilà ! En plus grand également, en grand ça suffira, pas plus grand que ça. C'est la première étape, j'ai choisi en fin de compte la représentation, maintenant il faudra peut-être que je choisisse la condition parce que pour l'instant j'ai donné le titre, mais le titre n'indique pas la condition. Donc je viens ici chercher la condition, différents types de conditions hein, ça peut-être de quelqu'un en particulier, ce que je vais utiliser, mais ça pourrait être également d'autres types de choix, avec par exemple uniquement les messages qui sont non lus, qui contiennent des éléments dont l'importance est parmi les hautes, normales ou basses et encore une fois çà c'est vraiment que les premiers, parce que si je passe ici dans les « Options avancées », je vais avoir à ma disposition tous les champs qui peuvent être utilisés ici bah par exemple dans la catégorie message d’Outlook. Donc voyez que vous pouvez vraiment aller très, très loin en termes de personnalisation de mise en forme conditionnelle. Ok donc, moi je vais revenir à quelque chose de très simple, je dis qu'ici en fin de compte c'est les messages de quelqu'un et je vais aller chercher qui ? Bah la personne concernée ici à savoir « Laurent VALENTE ». Donc, je n'ai plus qu'à maintenant venir valider cette partie-là, à nouveau ici, voilà ! Voilà ! Il ne me reste plus maintenant qu'à visualiser, je n'ai même pas besoin de refaire le test, vous voyez bien que le mail de Laurent VALENTE apparaît bien en vert. Ce qui ne sera pas le cas bien évidemment pour les autres qui apparaîtront tant qu'ils ne sont pas lus toujours de la même façon. Donc voilà pour ce qui correspond aux options de mises en forme conditionnelle dans le module courrier d’Outlook.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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