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Outlook 2013 : La gestion du temps

Utiliser la loi de Pareto

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Cette séquence vous aide à utiliser la loi de Pareto aux tâches que vous avez à accomplir.
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Transcription

Une fois que vous avez établi clairement la liste des voleurs de temps et que vous avez mis face à chacun entre eux les actions que vous allez entreprendre, Il faut maintenant passer à la deuxième phase de l'analyse, à savoir, connaître les lois qui régissent le temps, ceci afin de pouvoir améliorer par la suite vos performances. Quelles sont ces lois? Eh bien, la première d'entre elles est la lois dite loi de Pareto. Ou il Fredo de son prénom, ou il Fredo Pareto, c'est un immigré italien qui est allé donc aux États-Unis et qui lors de son travail a mis en évidence une loi qui s'applique à bien des domaines, notamment en Gestion du temps. On s'aperçoit que 20% de notre travail donne 80% des résultats. Cette loi peut être utilisée dans une entreprise, 20% des produits représentent 80% du chiffre d'affaire. Nous pouvons aussi utiliser cette loi pour dire que finalement 20% des salariés totalisent eux seuls 80%. de tous les retards en entreprise, etc, etc. C'est aussi valable pour les impôts ou pour d'autres domaines. Alors, cette loi de Pareto, comment pouvons-nous en tirer avantage pour la gestion de notre temps. Eh bien, il suffit tout bêtement de savoir quels sont les 20% de tâches qui représentent 80% des résultats. Alors, je vais vous faire un petit exemple. Dans Excel, j'ai donc une colonne que j'ai baptisée Tâches et une colonne que j'ai baptisée Durée jour. Là, j'ai mis des tâches habituelles pour une personne: Lire et répondre aux mails, Ranger mon espace de travail, Répondre au téléphone, Raliser le rapport hebdomadaire, Traiter les dossiers clients, Gérer le planning des salles de réunion, Aller en réunion, Traiter les relances clients et les Différentes pauses dans la journée, et j'arrive donc à un total de plus ou moins sept heures dans la journée. Je veux maintenant déterminer quels sont les 20% de tâches qui représentent 80% du travail que j'ai à accomplir. Pour ce faire, je commence par me positionner sur la première durée ou la deuxième, peu importe, le tout c'est d'être dans la colonne contenant les durées. Ensuite, je vais venir sur l'onglet Accueil et je vais, grâce à l'icône Trier, je vais trier cette colonne en allant du plus grand vers le plus petit. Donc, je mets en avant les tâches sur lesquelles je passe le plus de temps. Maintenant que j'ai trié mes différentes tâches, de la plus longue vers la plus courte, je vais ici faire un cumul de temps, J'écris donc « cumul », le premier cumul, bien, c'est tout simplement la première durée. Donc, c'est égal en langage Excel à B2, B2 étant le numéro de cellule contenant la valeur. Je fais Entrer, maintenant je vais sélectionner toute les autres cellules, je vais écrire « égal », je vais prendre la durée précédente, je vais taper au clavier sur plus, je clique maintenant sur la durée de la ligne ou je me trouve et je maintiens le touche Ctrl enfoncée, et tout en tenant Ctrl enfoncée, j'appuie sur Entrée Donc, là maintenant, j'ai le cumul de montants avec à la fin sept heures qui est donc le total, sept heures, ici, donc, ça balance bien, il n'y a pas d'erreurs de calcul. Maintenant, je vais calculer le pourcentage. Le pourcentage [bruit de clavier d'ordinateur], c'est-à-dire, quel est le pourcentage que représentent ces trois heures par rapport au temps total. Je glisse pour sélectionner toutes les cellules qui m'intéressent, je fais égal, je prends mon premier cumul, je le divise par, je clique sur le total. Alors, je peux prendre celui-là ou celui-là, peu importe. Je vais maintenant mettre le symbole dollar devant le B, devant le douze, alors, si vous ne comprenez pas exactement pourquoi je mets le symbole dollar en appuyant sur la touche de fonction F4, je vais d'abord cliquer sur la cellule, bien sûr, ensuite j'appuie sur F4 pour tenir ces dollars. Si vous ne savez pas à quoi servent ces dollars, si vous ne comprenez pas bien ce que je suis en train de faire, essayez de récrire exactement les mêmes formules que moi et ensuite, une fois que vous aurez fini cette formation, je vous convie à vous penchez sur le catalogue de vidéo toubrin, le catalogue business dans lequel vous trouverez des formations Excelss vous expliquant comment on écrit des formules, vous trouverez des formations sur Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, et même Excel 2003 Je fais Ctrl+Entrer pour valider et je vais maintenant cliquer, toujours dans l'onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sur l'icône pour cent. Et là, donc, je me retrouve avec un pourcentage. Alors, au total, j'ai eu une, deux, trois, quatre, cinq, six, sept, huit, neuf tâches. Neuf tâches, 20% de neuf, ça fait un virgule quelque chose, un virgule sept, un virgule huit, allez, on va arrondir à deux. Donc, les deux premières tâches représentent 20% du nombre des tâches que j'ai à effectuer, et elles me donnent, et bien, pas loin de 80% de mon résultat, je trouve ici 79%, j'en suis donc très très proche. Alors, ici je vais écrire Classe et je vais nommer cellule et celle-là A. les tâches de classe A sont les tâches les plus importantes pour moi, Ces tâches-là représentent 80% du résultat que j'ai à atteindre. Donc, ces deux tâches-là sont les tâches sur lesquelles il va falloir que je me concentre le plus. Ensuite, 30% de plus, donc j'avais 20%, 30% de plus, 30 et 20, ça fait 50, c'est-à-dire la moitié du nombre de tâches. Une, deux, trois, quatre, quatre et demi, c'est donc quelque part par là. Eh bien, trente pour cent de plus nous donne la moitié du nombre total de tâches. Ça, ces tâches-là, je vais les baptiser B. [bruit de clavier] Voilà, donc à trente pour cent plus, et bien, j'arrive à 90% à peu près du résultat final. Et enfin ici, je vais baptiser les tâches restantes en C. Donc, maintenant, lorsque je vais avoir par la suite à établir mon planning, je sais que gérer le planning des salles de réunion, c'est une tâche hyper importante par rapport aux résultats que je vais obtenir en fin de semaine. Réaliser le rapport hebdomadaire, c'est aussi quelque chose d’hyper important pour moi, donc ces deux tâches-là, bien, sont plus important que toutes les autres. Donc, il faudra peut-être que je les soigne un petit peu plus en terme de durée et en terme de positionnement dans les jours de la semaine. Ensuite, les trois tâches suivantes, Aller en réunion, les Pauses et Traiter les dossiers clients, et bien, sont un petit peu moins importantes, et enfin, les tâches qui ont très peu d'importance pour moi dans le résultat total que j'ai à atteindre, c'est Lire et répondre aux mails, Répondre au téléphone, Traiter les relances clients et Ranger mon espace de travail. Donc, ces tâches-là, je les ferai quand j'aurai le temps. Les tâches B, je vais les faire le plus fréquemment possible, et les tâches A, il faut que je fasse très très attention à ces deux tâches-là, parce que c'est les plus importantes pour moi. Voilà, donc, ce que vous permet la loi de Pareto, elle vous permet, lorsque vous aurez fait votre liste et que vous aurez les durées journalières que vous passez approximativement en des pas à la minute près pour chacune de ces tâches, eh bien, cela vous permettra de déterminer à coup sûr les tâches qui représentent la plus grosse partie de votre travail. Et bien, c'est sur celles-là qu'il faudra porter le plus d'attention au moment de l'élaboration de votre planning.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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