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Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Utiliser la fonction RECHERCHEV

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Vous verrez comment extraire une valeur d'une liste, par rapport à une clé d'accès. Pour cela vous utiliserez la fonction RECHERCHEV.
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Transcription

Parmi les fonctions stars de Excel, nous trouvons la somme bien évidemment, mais nous trouvons aussi la recherche verticale, donc, nous allons en parler pas plus tard que maintenant, parce que vous aurez forcément un jour ou l'autre, le besoin de l'utiliser, cette fonction. Première chose, d'abord à quoi elle sert ? Je vais vous demander de vous rapprocher des fichiers d'exercices de cette formation, d'aller dans le chapitre 06, vous trouverez un classeur qui s'appelle « Recherche.xlsx ». Une fois que vous l'aurez ouvert, vous allez trouver dedans une table « Produits », vous allez trouver une table avec des points, et vous allez trouver une table « Résultat ». « Produits », nous avons ici des produits avec des références. Chaque produit à sa référence, une référence seule et unique. Nous avons des désignations, des prix et un « code point ». Les références sont classées en ordre croissant, et ça, c'est obligatoire pour pouvoir utiliser la recherche verticale. Le but de cette recherche verticale c'est quoi ? C'est qu'à partir d'une clé d'accès, on puisse retrouver une information correspondante. Exemple, je recherche le produit « D78 », je voudrais que l'ordinateur soit capable de me ramener qu'il s'agit de la désignation « Produit D », qu'il s'agit du prix « 125 € », qu'il s'agit du « code point : 10 ». Voilà à quoi va servir donc la recherche verticale. Dans une liste, je vais pouvoir extraire à coup sûr, par rapport à une clé d'accès, une information. Je viens dans « Résultat ». J'ai donc tapé « D78 » qui est ma référence, et maintenant, je voudrais aller retrouver la désignation correspondante. Je fais « =recherchev », j'ouvre la parenthèse, et là, je dois indiquer dans un premier temps quelle est la clé d'accès, c'est-à-dire où se trouve l'élément qui va me permettre de trouver dans la liste le produit que je recherche. L'élément, il est ici dans la cellule B1. Ce qui est tapé dans B1, « D78 », doit me servir à retrouver mon produit. « ; », mais le retrouver où ? Mon produit, il est dans la feuille « Produits », et il est quelque part entre A2 et D9. Vous remarquez que j'englobe tout, sauf l'intitulé des colonnes, « ; ». Une fois que j'aurais trouvé le « D78 », dans quelle colonne par rapport à « D78 », dans quelle colonne se trouve la désignation ? Vous allez me dire dans la colonne B. Je vais vous répondre, oui vous avez raison, mais c'est pas ça qu'il faut mettre. Il faut mettre « 2 », alors pourquoi « 2 » ? C'est pas parce que B est la deuxième lettre de l'alphabet, non, c'est parce que on doit indiquer un numéro de colonne à droite de la clé d'accès, sachant que la clé d'accès, c'est la colonne 1 toujours. Là, ma clé d'accès, je ferme la parenthèse, je valide, ma clé d'accès, c'est « D78 », ça, c'est la colonne 1. Donc, ce que je veux afficher c'est bien le contenu de la colonne « 2 ». En l'occurrence ici, « Produit D ». C'est un hasard si mon tableau commence dans la colonne « A ». Ce tableau-là pourrait très bien être dans la colonne « M ». Ici, les références vont être dans « M », et puis dans « N » on aurait les désignations, et puis dans « O », on aurait le prix, etc. L'information que je veux ramener si ma préférence est dans la colonne « M », l'information que je veux ramener est toujours dans la colonne 2. On indique dans la formule non pas le numéro de colonne qui continent l'information qu'on veut récupérer, mais sa position par rapport à la clé d'accès. J'ai récupéré le « Produit D », je fais « =recherchev », j'ouvre la parenthèse, ma clé d'accès c'est toujours le contenu de la cellule « B1 », « ; », je recherche mes informations toujours dans « Produits » ici, et donc quand je trouve « D78 », dans quelle colonne par rapport à « D78 », dans quelle colonne se trouve l'information qui m'intéresse. « D78 » ici, c'est la colonne numéro 1. La désignation, c'est colonne numéro 2, nous l'avons vu, et le prix, il est dans la colonne numéro 3. Donc ici je mets « ;3 », je ferme la parenthèse, je valide, j'ai ramené « 125 € », il ne me reste plus qu'à ramener le nombre de points. En réalité, ce n'est pas le nombre de points que je vais ramener. Je vais ramener, si je continue à travaille comme ça, le « code point ». Ce code « 10 », correspond à un nombre de points « 250 ». Moi, je veux ramener le nombre de points ici. Mais comment je vais faire ? Je vous propose d'y aller par étapes. On va commencer par ramener déjà le « code point ». Une fois qu'on l'aura, on verra comment ramener le nombre de points. Je fais « =recherchev( », je recherche quoi ? Le produit dont la référence est située dans la cellule « B1 », je recherche le produit « D78 », « ; » où ça ? Dans la feuille « Produits », de la cellule A2 à la cellule D9, et « ; », quand je l'ai trouvé, le code produit il est dans la combientième colonne ? On sait que c'est la 2, que c'est la 3, que c'est la 4. C'est donc dans la quatrième colonne. Je tape 4, je ferme la parenthèse, je valide, et là, ça me ramène « 10 ». Je viens dans « Produits », je regarde « D78 », « Produit D, 125, 10 ». C'est bien ça, j'ai bien ramené le code point. Mon problème a moi, c'est que « C10 », c'est pour moi la clé d'accès pour la liste qui est ici dans « Point », pour accéder au « 150 ». En réalité, la formule que j'ai écrit ici, cette formule-là, n'est rien d'autre que la clé d'accès me donnant accès au nombre de points. Qu'est-ce que je vais faire ? Eh bien, je vais emboîter deux fonctions recherche verticale l'une dans l'autre. Il faut savoir que dans Excel, vous pouvez emboîter toutes les fonctions, les unes dans les autres, du moment que vous respectez la syntaxe propre à chacune d'entre elles. Vous pouvez emboîter des fonctions différentes entre elles, mais aussi des fonctions identiques. Là, on va emboîter deux RECHERCHEV. Je viens juste après le « = », je re-écris « recherchev( », et je mets un « ; » complétement au bout. Qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire que toute cette phrase-là, là qui est écrit en majuscule, « RECHERCHEV(B1,Produits », etc. Tout ça, c'est la clé d'accès, vous avez bien vu, c'est encore même « 10 », « 10 » c'est bien la clé d'accès. La clé d'accès pour aller chercher des données où ? Après le « ; », je vais dire, je veux aller chercher des données dans la feuille « Points ». Oui, mais dans la feuille « Points » où ? Partout dans cette zone-là. Et « ; », quand je vais avoir trouvé le code 10, dans la combientième colonne se trouve le nombre de points dont j'ai besoin ? Dans la deuxième colonne puisque la première colonne, c'est ma clé d'accès, c'est le code point. Donc, je marque ici « 2 », je ferme la parenthèse, je valide. Et là, je ramène bien « 150 ». Maintenant, on va voir si ça marche. Je vais prendre par exemple le produit « F78 ». Je me positionne, et je fais « F78 », je valide. On me dit que c'est du « Produit F, 272,00, 100 », on y va, « Produit F78 », c'est bien le « Produit F », « 272,00 », « code 9 », ça correspond à ? « code 9 », ça correspond bien à « 100 ». Donc, j'ai bien ramené l'information que l'on me demandait. Voilà donc en quelques mots, à quoi sert la fonction RECHERCHEV, alors, je dis pas que c'est simple, loin de là, mais c'est quelque chose à connaitre, parce que forcément un jour ou l'autre, vous en aurez besoin dans votre travail.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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