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Excel 2013 : Astuces et techniques

Utiliser la fonction RECHERCHEV

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Découvrez la fonction RECHERCHEV à partir de cellules et de plages de cellules nommées. Puis, appréhendez la notion de valeur absolue.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment renseigner les colonnes « Type de clients » et « Pays ». Puisque cette fois-ci, ce n’est plus de la validation de données dont j’ai besoin. C’est vraiment d’associer en fonction de ce qui est saisi ici, ce qui va apparaître là. C’est ce que l’on appelle des fonctions de recherche. Et comme mes données sont stockées de façon verticale puisque, rappelez-vous, j’ai bien ici mes clients et ici le type de clients à associer, je vais donc utiliser une fonction de recherche appelée la « RECHERCHEV », « V » pour verticale. Il existe exactement la même chose en termes de recherche horizontale, c’est la « RECHERCHEH » dans le cas où vos données sont stockées de façon horizontale. Donc voyons voir ensemble ce que va me donner cette « RECHERCHEV ». Je viens donc ici chercher parmi toutes les fonctions, la fonction de recherche. Plutôt que de descendre manuellement, prenez l'habitude de commencer à saisir les premiers caractères de votre fonction, vous arriverez directement là en tapant « R-E-C » sur la « RECHERCHE ». Je viens ici chercher non pas la « RECHERCHEH » dont je vous parlais, mais la recherche verticale. Alors on va bien décrire quelles sont les informations que l’on a ici avant même d’insérer la fonction. En gras, c’est ce qui correspond à la syntaxe, c'est-à-dire ce qui va apparaître là-haut dans la barre de formule. Il y a toujours le nom de la fonction en tout premier lieu et on ouvre les parenthèses pour définir ce que l’on appelle les arguments, bref, les valeurs à renseigner. Le premier argument, c’est la valeur que je cherche. Pour trouver sa correspondance dans ce qu’Excel appelle une table de matrice, bref, votre tableau de correspondance. Mais votre tableau de correspondance pourrait avoir plusieurs colonnes. Nous pour l’instant on a les « Noms », les « Types de clients » mais on aurait pu avoir leurs adresses, leur adresse mail, leur numéro de téléphone et dans ce cas là, j’aurais eu une matrice ou un tableau de correspondance avec plusieurs colonnes. Donc il faut que j’indique à Excel quel est le numéro de la colonne que je dois venir récupérer dans la recherche verticale. Là en l’occurrence, j’ai deux colonnes : la première, c’est toujours le 1. Donc la colonne qui va m’intéresser, c’est la 2 et puis la valeur proche dont on parlera tout de suite après. Après vous avez l’explication plutôt textuelle. Donc il va expliquer ce que je vous ai expliqué moi au niveau de la syntaxe en disant qu'il cherche une valeur dans la première colonne à gauche d’un tableau. Puis il renvoie la valeur dans la même ligne à partir de la colonne, ce qui est spécifié. C’est ce qui s’appelle : « Index de colonne ». Par contre, il me dit : par défaut, le tableau doit être trié par ordre croissant. Quand il parle de tableau, c’est bien le tableau de correspondance. Allons voir si mon tableau est trié par ordre croissant d’abord. Je reviens ici. Là j’ai bien « Airbus », « A » ça va. Mais après regardez : j’ai « Shem », un « S » et « C » « Continental », après j’ai le « M ». Donc il n’est pas trié par ordre croissant et je ne veux surtout pas avoir à penser à vérifier à chaque fois parce que je peux continuer à alimenter les valeurs à l’intérieur bien évidemment, à vérifier que ça soit trié. Mais il faut garder en mémoire ce qu'Excel nous demande par défaut. Donc revenons à la construction de notre fonction. Je récupère cette fonction de recherche verticale. Et maintenant que j’ai expliqué cette partie, je viens insérer cette fonction. Alors premièrement, regardez toujours le niveau de fonction sur lequel vous êtes, ça sera important dès qu’on va faire des fonctions imbriquées, un petit peu comme des poupées russes. Et puis explication également généraliste, chaque fois que vous avez des arguments comme ça qui apparaissent en gras, ce sont des arguments obligatoires. Si par contre l’argument n’est pas en gras, ça veut dire qu’il est facultatif. Attention : facultatif ne veut pas dire pas important, on le verra. Donc on va commencer à renseigner ces différents arguments sur lesquels vous avez systématiquement également une indication. La valeur cherchée par exemple qui vous dit que c’est la valeur à trouver dans la première colonne du tableau de correspondance, qui peut être une valeur, une référence ou une chaine de textes. Donc ici, qu’est-ce que je veux chercher ? C’est la correspondance de quoi que je veux chercher ? Ici, c’est la correspondance que je vais venir saisir dans cette cellule, en l’occurrence pour cette ligne : « Shem ». Regardez qu'étant donné que je suis dans un tableau, il me l’identifie de façon un peu particulière, à savoir que, on a vu qu’un tableau était un périmètre auto-extensible, ce qui est représenté ici, ce n’est pas que la cellule « B2 », c’est toutes les valeurs de la colonne « Clients ». Donc, c’est bien ce que je cherche. Après, je vais passer à l’option suivante. Dans quoi il faut que j’aille le chercher ? Alors, ça aurait pu être une plage de cellules mais moi je lui ai donné un nom. Donc j’utilise le « F3 » pour aller chercher ce que j’ai appelé ma « Matrice clients ». Voilà ! Quel est l’index de colonne ? C’est la colonne numéro deux, donc je viens marquer numéro deux. Et puis j’arrive à cet élément qui n’est pas en gras, donc pas obligatoire mais qui est pour autant très important parce que rappelez-vous, il vous a indiqué de façon générale qu’il fallait que le tableau soit trié par ordre croissant. On a bien vérifié que ce n’était pas le cas. Alors pourquoi il vous préconise de le trier par ordre croissant ? Tout simplement parce qu’en fin de compte Excel voudrait faire un petit peu économie de son travail et si vous avez trié votre tableau par ordre croissant, il ne va pas regarder toutes les valeurs de la première colonne mais s'il doit chercher par exemple « Continental » qui commence par un « C » et s’il trouve un « S » avant, il va arrêter sa recherche. Or moi ce que je veux, c’est vraiment qu’il recherche dans la totalité de la colonne. Donc je ne veux pas qu’il fasse ce qu’il appelle la « Valeur proche ». Je veux qu’il aille chercher la correspondance exacte, même s’il doit faire 50 lignes. Donc impérativement, si mon tableau n’est pas trié par ordre croissant, ce que je conseille, il faut par contre venir systématiquement marquer ici dans la valeur proche : « Faux » Bref, vous lui dites : non, non, je ne veux pas que tu fasses d’approximation. Va chercher la valeur quel que soit son emplacement dans la première colonne de mon tableau de correspondance. Et je n’ai plus qu’à valider. Étant donné que je suis sur un tableau, vous voyez qu’automatiquement ma fonction est prête, sur toutes mes lignes bien évidemment. Ici, étant donné que je n’ai rien, j’ai un petit message désagréable qui me dit : « Non Applicable » puisqu’il n’a pas de valeur. Nous verrons un peu plus loin comment se débarrasser de ce petit message. Mais vous voyez que si je viens dorénavant rajouter ici un client, il ne va pas faire d’approximation. Ce qui n’aurait pas été le cas si je n’avais pas marqué « Faux ». Autre chose supplémentaire intéressante, c’est que j’ai créé cette fonction de recherche par l’intermédiaire de quoi ? Par l’intermédiaire d’une plage de cellules nommées. Maintenant je recommence, je vais donc supprimer tout ça. Admettons que je n’avais pas créé au préalable de plage de cellules nommées. Donc je reviens ici dans mes « Formules », dans mon « Gestionnaire de noms » et ce qui s’appelle « Matrice clients », je le supprime. Voilà qui est fait ! Et je remonte ma fonction. Donc je recommence, le principe de base est toujours le même. Voilà ! C’est toujours ici cette valeur que je cherche. Par contre là, je ne peux pas faire « F3 », je ne l’ai pas nommée. Donc qu’est-ce que je peux faire ? Je peux aller chercher dans la plage de cellules qui correspond, les valeurs. Donc en l’occurrence ici, c’est de là à là. Regardez comment c’est identifié par contre. Ce sont des références relatives. Donc je reviens développer ici. Je continue ma fonction exactement de la même façon, ne jamais oublier le « Faux », c’est parfait ! On y va. Alors, si maintenant je viens me placer ici par exemple et que je viens choisir « Continental », tiens à nouveau. « Continental », regardez qu’il me l’a identifié ici avec le bon « Type client ». Par contre ici, qu’est-ce qui se passe ? Il me dit qu’il ne trouve pas. Pourquoi en fin de compte ? Tout simplement pour la bonne et simple raison, c’est que quand on a monté la fonction ici, on lui a dit d’aller chercher dans la plage de cellules qui est « B10:C18 ». Mais en relative. Ce qui fait que si j’ai étiré ma fonction, ce qui se fait automatiquement dans un tableau, regardez que du coup, il cherche maintenant dans quoi ? Dans « B16:C4 », « C24 » Mais dans « B16:C24 », ici en l’occurrence, je n’ai absolument pas « Continental ». Voilà pourquoi il n’arrive pas à me l’identifier. Donc il aurait fallu que je fasse quoi en fin de compte ? Quand j’ai monté ma fonction au départ, donc je la redéveloppe, histoire de bien vous le montrer, il aurait fallu que lorsque je suis venu chercher ici la plage de cellules, je vienne mettre cette plage de cellules, donc ici mais seulement avant de la valider, il aurait fallu que je convertisse cette plage de cellules relative en plage de cellules absolue : donc un « $ » devant la colonne, un « $ » devant la ligne. Seulement je ne vais pas le faire manuellement, je vais utiliser une touche de mon clavier qui est la touche « F4 » qui me permet de faire tourner les différentes valeurs absolues, relatives, mixtes de ma plage de cellules. Et moi, il faut impérativement que je vérifie, que je sois bien en référence absolue, c'est-à-dire avec des « $ » partout. Je valide. Et là, bien évidemment ça a fonctionné. Ce qui veut dire quoi pour conclure ? Ce qui veut dire que lorsque je vous ai montré les plages de cellules nommées, j’ai sciemment fait exprès de ne pas vous monter, vous expliquer qu’une plage de cellules nommées, c’est automatiquement une référence de cellule absolue. Voilà donc comment je peux monter des recherches verticales basées sur des plages de cellules nommées ou basées sur des références de cellules absolues.

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Date de parution :19 mai 2017

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