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Word 2013 : Les options de collaboration

Utiliser la comparaison et la fusion de documents

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Exploitez les options de comparaison et de fusion de documents. Découvrez aussi les limites, les actions et la création d'un nouveau document de synthèse.
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Transcription

Maintenant que nous nous retrouvons avec deux documents ou X documents, imaginez que nous soyons 10 à avoir travaillé de façon « en copie et en lecture seule » chacun de notre coté, comment est-ce qu'on va faire pour visualiser les résultats des uns et des autres et peut être les combiner, bref ce que l'on appelle « la fusion ». Déjà, voyons voir dans un tout premier temps quelles ont été les modifications réalisées par Nathalie Roussel et par Sabine Paris. Voici en fin de compte le document modifié par Sabine Paris, texte en plus et ici une insertion d'images. Je referme le document et je vais vous montrer ce qui s'est passé cette fois ci avec Nathalie Roussel qui est toujours ici dans le dossier de partage initial. Voilà, Nathalie Roussel, elle est venue rajouter ici une forme et a rajouté différents éléments, a modifié la mise en forme de certains éléments. Donc voilà les deux documents, maintenant comment est-ce que je vais faire ? C'est à partir de « word » que je vais pouvoir d'abord comparer les deux documents. Donc ouvrons l'application, j'ouvre un « nouveau document vierge », peu importe et c'est ici à partir de l'onglet « révision » que je vais trouver les fonctionnalités qui vont m'intéresser. Je vais avoir ici ce qui s'appelle « comparer » et « combiner », je vais choisir dans un premier temps l'option « comparer ». Donc je vais aller chercher le « document original », le « document révisé » et je peux utiliser plus ou moins les différentes fonctionnalités en termes d'options pour décider qu'est-ce que je vais comparer. Est-ce que c'est le déplacement, les commentaires, la mise en forme, les espaces, les champs, les zones de texte, les tableaux. Et puis je vais avoir également ici la possibilité de choisir « d'afficher les modifications dans un nouveau document », dans le document révisé ou dans le document original. Donc je vais d'abord choisir ici le « document original » qui était, rappelez-vous dans le dossier qui s'appelle « partage », voilà, c'est donc celui-ci. Et puis je vais aller chercher celui que Sabine a révisé, donc qui est ici dans le dossier qui s'appelle « en préparation ». Rappelez-vous que j'aurais pu les mettre tous les deux dans le même dossier étant donné que dès que je choisis « l'option de fusionner », par la suite il me rajoute « pour fusion » ce qui fait que mon document ne portait pas le même nom. Une fois que j'ai ça, il ne me reste plus qu'à faire « Ok » pour voir le résultat et voilà ce qui s'offre à moi. Alors je vous explique un petit peu la fenêtre parce qu'il y en a un petit peu partout : ici c'est la vision de mon « document original », donc celui qui a été modifié par Nathalie Roussel ; ici c'est le document qui a été révisé par Sabine Paris, donc qui s'appelle « pour fusion »; ici, c'est la combinaison des deux et ici j'ai « révision par révision ». Et le terme révision, vous allez voir qu'on va bien revenir dessus dans le chapitre suivant, bah c'est tous les éléments en fin de compte qui correspondent aux modifications. Alors qu'est-ce qu'on va avoir en plus, bah ici on a supprimé du texte, ici a été inséré des éléments, ici nous avons notre image ; donc nous pouvons visualiser l'original, le document révisé ou les documents révisés et bien évidemment choisir de voir les révisions une par une. Je peux également revenir ici et définir qu'est-ce que je veux afficher. Les deux, le document révisé et voilà ce que cela me donne, le document bien évidemment original, masquer les deux documents sources de manière à ne garder en fin de compte que ce qu'on appelle les éléments comparés. Et voyez que je me retrouve bien ici avec une indication supplémentaire qui indique les révisions donc les modifications qui ont été apportées et je peux à nouveau revenir ici lui demander d'afficher tout. Voilà l'affichage que nous avions au départ. Donc ça c'est une première chose, c'est le fait de « comparer », j'ai comparé les deux éléments, regardez que je suis du coup maintenant sur quelque chose, un document qui n'est pas le document principal, ni le document révisé, c'est un document supplémentaire, un document de fusion et qui s'appelle « comparer les deux résultats ». Donc je pourrais très bien venir en fermant le document, décider d'enregistrer ce document. Donc je vais faire ici enregistrer et je vais le mettre avec ce qui correspond ici au document de partage. Et il me l'a appelé automatiquement « 1 », je peux très bien le renommer en disant « comparaison ». Ok. Deuxième possibilité, je peux venir ici et lui dire, cette fois-ci je ne veux pas comparer mais combiner les deux donc c'est directement la dernière option que nous avons vu avec « comparer ». Donc je reviens à nouveau chercher l'original, le document révisé par Sabine Paris et je valide. Attention à une chose, il me dit que je ne peux stocker dans un seul et même document qu'un seul jeu de mise en forme. Donc il me propose de garder la mise en forme ou du document principal, de l'original ou du document qui a été révisé. Donc c'est à vous de choisir en fin de compte lequel des deux en termes de mise en forme, j'entends, vous voulez conserver. Voilà , j'ai exactement après les mêmes options, à savoir que j'ai toujours le document original, le document révisé et ici, ce qui correspond à chaque révision, avec les mêmes options bien évidemment que j'ai eu tout à l'heure, donc le fait de pouvoir afficher les deux, afficher l'original, afficher le document révisé. Voilà comment est-ce que je peux comparer et combiner. Nous verrons par la suite puisque ça va faire l'objet d'une vidéo complète sur le sujet : quelles sont mes options si je décidais d'activer ou de ne pas activer une modification. Bref, de garder les suggestions de Nathalie Roussel ou de ne pas les conserver dans le document original.

Word 2013 : Les options de collaboration

Tirez parti des avantages liés au travail en mode collaboratif avec votre équipe ! Utilisez pour cela les options de partage, de révision et de protection disponibles dans Word.

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Date de parution :14 juin 2016

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