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Écrire des e-mails professionnels

Utiliser des termes précis

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La concision va de paire avec la précision. Choisissez les mots justes. Évitez toute surcharge d'information et toute redondance.
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Transcription

Pour faire passer le maximum d'idées en un minimum de mots, il faut utiliser des termes d'une part très riches en sens et d'autre part qui reflètent le plus précisément possible votre pensée. C'est particulièrement visible en ce qui concerne les verbes, qui constituent le noyau de la phrase. Si le verbe est approximatif, vous allez ressentir le besoin d'y ajouter un adverbe ou un complément, voire un autre verbe pour vous faire comprendre. Or la langue française est riche. Bien souvent il existe un synonyme plus précis, mieux adapté à une situation particulière. Par exemple, le verbe « dire » est très vague, il y a bien des façons de dire quelque chose. On peut proférer, énoncer, raconter, expliquer, déclarer, affirmer, etc. Tous ces verbes apportent un sème, c'est-à-dire une unité de sens en plus qui est différent d'un verbe à l'autre. Même chose pour le verbe « penser », il peut vouloir dire imaginer, considérer, croire, réfléchir, raisonner, présumer... En sémantique, on dit que « dire » et « penser » sont dans nos cas des hyperonymes et que les autres sont par rapport à eux des hyponymes, c'est-à-dire que le sens des premiers inclut celui des seconds, comme l'hyperonyme « félin » inclut l'hyponyme « chat ». Dans les écrits professionnels, pour que notre discours ne prête à aucune ambiguïté, il faut employer les hyponymes, c'est-à-dire les mots au sens le plus proche de la réalité évoquée. En matière de verbes, l'un des hyperonymes absolus est malheureusement celui qui est sans doute le plus employé, à savoir le verbe « faire ». Comme les auxiliaires « être » et « avoir » et d'autres verbes comme « mettre » ou « envoyer », il a un sens très général. Vous aurez toujours moyen de le remplacer par un équivalent plus explicite : composer, façonner, produire, fabriquer, concevoir... et la plupart des verbes d'action. Il s'agit de ne pas se laisser aller à la facilité. Cherchez vous-même dans votre vocabulaire ou, à défaut, dans un bon dictionnaire des synonymes lequel serait le plus adapté à la circonstance. Ne laissez pas cet effort à votre lecteur. En plus, vous montrerez la richesse de votre vocabulaire et gagnerez en crédibilité. Même chose pour les noms communs, bannissez les mots genre tels que « chose », « truc », « activité », « travail », « individu », « véhicule », « lieu », ... Il y aura toujours des synonymes plus adaptés au contexte. Plutôt qu'écrire « problème », assez vague, je peux parler de déconvenue, de dysfonctionnement, de danger, de panne, de point de désaccord, ... Plus que « correspondance », je peux parler d'e-mail ou de lettre. Plutôt que « document », je peux préciser qu'il s'agit d'un tableau, d'un graphique ou d'un texte. Et si c'est le cas, je peux aller encore plus loin en parlant d'un rapport, d'un compte-rendu, d'une fiche, de formulaire, etc. Votre lecteur doit pouvoir se représenter exactement la chose en question. C'est pareil pour les adjectifs. « Important » peut vouloir dire tout à la fois considérable, conséquent, décisif, avantageux, primordial, crucial. Utilisez le terme le plus approprié. Par ailleurs, si je parle d'une personne, je vais éviter de la qualifier de performante mais plutôt d'efficace, de compétente. L'adjectif « correct », quant à lui, ne veut pas dire grand chose non plus. On lui préférera selon le contexte les adjectifs adapté, décent, adéquat, conforme ou d'autres encore. Et si vous parlez de « difficile », il faudra savoir si vous voulez dire compliqué, complexe, confus, incompréhensible, pénible, fatigant voire embarrassant, gênant. Vous voyez, on vous demandera toujours de préciser votre pensée. Donc épargnez-vous des explications futures en vous exprimant clairement et précisément à la base. Pour finir, la précision s'exprime également à travers les noms propres. On utilise pas le pronom indéfini « on ». Nommez les personnes concernées, celles qui doivent agir. À travers les dates aussi, déterminez dès à présent les échéances, « Ce projet doit être présenté au plus tard le 21/02. » Et les montants, plutôt qu'un certain prix, donnez la valeur précise, par exemple 10, 100 euros. N'attendez pas de votre correspondant qu'il vous pose des questions. Votre e-mail, avec ses éventuelles pièces jointes, doit se suffire à lui-même.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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