Excel 2013 : L'analyse de données

Trouver la bonne information au cœur d'un TCD

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Les TCD permettent d'extraire des informations de vos bases de données, même si elles ne sont pas directement accessibles. Ainsi, vous pourrez produire des rapports détaillés.
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Durant ce module, nous allons apprendre ensemble à trouver l'information pertinente au coeur d'un tableau croisé dynamique, ou TCD pour faire plus court. Déjà, avant de vous lancer dans l'analyse, assurez-vous que vos données soient lisibles. Là j'ai différents montants qui ne sont pas forcément évidents à lire. Souvenez-vous que vous pouvez modifier les formats. Clic gauche enfoncé, je déroule, je lâche et je peux modifier, par exemple en cliquant là. Là mes montants sont par exemple beaucoup plus lisibles. Si je clique sur mon tableau, je peux déduire que j'ai des commerciaux et des montants finaux HT, donc je n'ai ni plus ni moins que des totaux. Mais à l'aide des TCD je peux extraire d'autres informations, par exemple je peux savoir combien de commandes m'a rapporté chaque commercial. Pour le faire, je dois aller dans mes VALEURS et cliquer sur la flèche de cet intitulé. Je vais ensuite dans Paramètres des champs de valeur et là j'aurai juste à changer de fonction, vous avez d'autres possibilités que la somme. Pour connaitre le nombre de commandes, je dois simplement cliquer sur Nombre et faire OK. Attention à modifier le format s'il n'est pas pertinent. Je retourne ici, je clique sur Standard et j'ai bien le détail du nombre de commandes. Je ne suis pas obligé de rester figé sur des quantités, je pourrais très bien avoir des pourcentages, des proportions donc. Je les retourne, je peux cliquer donc sur cette flèche et sur Paramètres des champs de valeur. Je vais dans Afficher les valeurs et par défaut, je n'ai aucun calcul. Ici je vous invite à consulter cet onglet et à voir les très nombreuses propositions qui vous sont offertes. L'une des plus simples consiste à choisir le pourcentage du total général. Je le sélectionne, je fais OK et là je peux connaître les répartitions par commercial. De la même façon, il vous est tout à fait possible d'obtenir un classement, par exemple pour connaître vos meilleurs élément. En un simple coup d'oeil, vous pouvez cliquer ici, puis sur Paramètres des champs de valeur et dans Afficher les valeurs, aller tout en bas et vous pouvez choisir Rang-Du plus grand au plus petit. Champ de base, Commerciaux, c'est bon, je peux faire OK. Et en un coup d'oeil je sais qui est qui, qui est mon meilleur élément et qui est le moins bon pour le moment. Évidemment on parle de commerciaux ici, mais j'aurais très bien pu choisir des modèles, ou encore des zones, ce que je souhaite. Et nous pouvons même aller beaucoup plus loin, nous pouvons avoir des rapports extrêmement détaillés. D'abord je rétablis le type d'information, je retire ceci et je vais remettre des montants bruts, j'ai bien des sommes de montants bruts. Mettons que je souhaite avoir des informations très détaillées. Par exemple, j'aimerais connaître mes montants en fonction de mes zones, de mes modèles et de mes catégories, ça fait beaucoup d'éléments. Je rajoute Zone, Modèle et Catégorie. Votre manager ou vous-même, vous pouvez avoir des besoins extrêmement précis. J'aimerais savoir quelles ont été les commandes dans le Nord concernant les X22 de catégorie 3. Je cherche Nord, X22, Catégorie 3, ça correspond à ce nombre. Pour avoir un rapport détaillé, très simplement il vous suffit de faire un double-clic gauche sur ce nombre. Là Excel a créé une nouvelle feuille avec toutes les commandes qui correspondent à vos besoins. Si vous avez des besoins particuliers, le tableau croisé dynamique vous permet de les extraire très vite. Prenons un autre exemple, on peut rajouter des éléments, je peux rajouter des managers par exemple, et puis des commerciaux. Là j'ai un tableau qui est illisible, mais c'est pour l'exemple. Par exemple j'ai Amélie, avec le manager Leblanc, dans le Sud, avec des X21. Je double-clique et j'ai bien la seule commande qui correspond à cet élément : Amélie, avec Leblanc, dans le Sud, concernant les X21. Je vous recommande tout de même d'utiliser des tableaux simples, mais vous voyez que les possibilités sont très larges. À vous de choisir les bons éléments à mettre en lignes et en colonnes. Notez que tant que c'est bon. Qu'importe qu'ils soient dans les lignes ou dans les colonnes, c'est juste pour votre lecture personnelle. Mais dès que les éléments sont présents et que vous double-cliquez sur le bon nombre, c'est bon, vous pouvez obtenir un rapport détaillé, léger si vos conditions sont trop précises. Cependant si vos conditions sont plus larges, vous pouvez avoir un rapport évidemment plus large. Vous savez désormais comment trouver l'information pertinente au cœur d'un TCD dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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