L'essentiel d'Excel 2016

Trier une liste de données

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Vous allez vous intéresser à la méthode de tri de données dans Excel. Voyez comment faire des tris simples, complexes ou personnalisés.
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Lorsque vous êtes amenés, dans le milieu professionnel, à manipuler des listes de données, vous allez forcément, à un moment ou à un autre, avoir le besoin de trier ces listes de données. Alors, comment fait-on pour trier ? Dans un premier temps, je vais vous demander de vous rapprocher des sources de cette formation, dans le chapitre 10 où vous allez trouver un classeur qui s'appelle : trier_listes.xlsx. Dans ce classeur, j'ai donc des dates, des magasins, des chiffres d'affaires, je souhaite trier en ordre alphabétique de magasins. Je me positionne n'importe où dans la colonne magasins, dans l'onglet Accueil, dans le groupe Edition, je viens sur l'icône Trier et Filtrer je clique dessus, et là, je dis que je veux trier, par exemple, de A à Z. Je clique, j'obtiens, donc, les magasins de Cannes, puis les magasins de Lyon, puis les magasins de Nantes, puis les magasins de Paris. Je suis bien, donc, en ordre alphabétique. Je peux, bien sûr, faire l'inverse, en allant sur Trier de Z à A, je clique, j'ai les magasins, dans l'autre sens. Ça marche aussi sur les dates, je me positionne sur une première date, je viens dans Trier et là on me dit Trier du plus ancien au plus récent, ou du plus récent au plus ancien. On va faire : du plus ancien au plus récent, j'obtiens aussi mon tri. On peut faire beaucoup plus que ça, en venant sur la même icône et en choisissant Tri personnalisé. Là, j'ai ce dialogue qui fait son apparition, Je vais lui dire que ma première clé de tri c'est les magasins que je veux trier dans l'ordre, de A à Z. Là, toutes les lignes, soit une centaine de lignes, vont être triées en ordre alphabétique de magasins. Maintenant, si j'ai plusieurs lignes où il y a des magasins identiques, ce qui est le cas, je souhaite, j'ajoute un niveau, je souhaite faire un tri, un tri en ordre de dates, en ordre de dates du plus ancien vers le plus récent. et si, à l'intérieur d'un même magasin, je trouve des dates identiques, je souhaite rajouter un niveau et faire un tri en ordre de chiffre d'affaires croissant. Ces clés de tri sont interdépendantes les unes des autres. La première clé de tri va s'appliquer sur toutes les lignes de votre liste. La deuxième clé de tri ne s'appliquera que sur les occurrences identiques de la première clé. Et la troisième clé de tri ne s'appliquera que sur les occurrences identiques de la deuxième clé. Je fais OK, j'obtiens bien mes magasins en ordre alphabétique, C pour Cannes, L pour Lyon, N pour Nantes, P pour Paris. À l'intérieur d'un magasin, je suis bien en ordre croissant de dates, le 9 janvier, et je descends, j'arrive ici, par exemple, au 25 mai. Maintenant, est-ce que j'ai deux dates identiques ? Alors, on va chercher, Est-ce qu'il y a, voilà, là peut-être, Est-ce qu'il n'y aurait pas deux dates identiques ? Voilà, par exemple, ici, regardez : j'ai deux dates identiques, j'ai le 1er octobre 2015 à Nantes. Vous voyez que la troisième clé de tri s'est appliquée, il a mis la plus petite valeur avant la plus grande. Donc, rien de bien sorcier pour les tris, là où ça peut se corser, c'est lorsque vous voulez faire un tri autrement que de A à Z ou de Z à A. Je souhaite, par exemple, avoir en premier le magasin de Paris, en deuxième, je voudrais avoir le magasin de Cannes, ensuite j'aimerais bien avoir le magasin de Nantes, puis au final, le magasin de Lyon. Voilà, donc là, je ne suis pas dans un ordre croissant ou décroissant. Je sélectionne les différents éléments de ma liste, je viens dans Fichier, je viens sur Options, et là, dans Fichier Options, je vais, dans ce dialogue, aller sur Options avancées. et je descends presque jusqu'en bas. Là, je vais trouver, dans le groupe Général, je vais trouver Créer des listes à utiliser lors des tris, et dans les séquences de remplissage. Modifier les listes personnalisées, je clique, et j'obtiens ce dialogue. Dans ce dialogue, je veux faire une nouvelle liste. Je reste sur Nouvelle liste, et là je vais cliquer sur Importer. Lorsque je clique sur Importer, du fait que j'avais sélectionné, au préalable, les différentes villes, ces villes font leur apparition. J'aurais tout aussi bien pu venir saisir en faisant Entrée, j'aurais pu venir saisir des noms de villes à la queue leu leu, en faisant Entrée après chaque nom de chaque ville. Une fois que ceci est fait, il ne me reste plus qu'à faire OK. Bien, je fais OK une nouvelle fois, et là, je peux effacer ces valeurs qui ne me servent plus à rien, je me positionne sur les magasins et je dis que je veux faire un tri. mais je veux faire un tri personnalisé. ce tri personnalisé, je vais supprimer les différents niveaux que j'ai fait au préalable, je vais dire que je veux faire un tri sur les magasins, je veux faire un tri, non pas de A à Z ou de Z à A, mais par rapport à une liste personnalisée, je clique sur liste personnalisée, je retrouve ma liste à cet emplacement, je clique dessus, je fais OK, je fais OK, et donc là, j'ai Paris en premier, Cannes en suivant, puis Nantes puis Lyon. Donc on a aussi la possibilité d'effectuer des tris dans l'ordre que l'on souhaite pour sortir des sempiternels A à Z ou Z à A. Ce qu'il faut savoir, c'est que du fait que vous avez créé une liste, vous pouvez maintenant faire quelque chose de ce genre, si j'écris, par exemple, « Paris », je valide, je reviens sur « Paris », je me mets sur le côté en bas à droite de la cellule, je récupère la petite poignée verte j'ai une croix noire, je glisse, regardez : lorsque je glisse, j'obtiens les villes à la queue leu leu, telles que je les ai écrites dans ma nouvelle liste. Donc ça, ça pourrait aussi me servir par exemple, pour remplir un futur tableau sans avoir à réécrire le nom des villes. Donc, lorsque vous créez des listes, ça sert à deux choses, ça sert pour trier, bien évidemment, mais ça sert aussi pour faire du remplissage, lorsque vous avez besoin de remplir à partir de valeurs fixes.

L'essentiel d'Excel 2016

Apprenez à utiliser Excel 2016, le tableur le plus puissant et le plus populaire. Saisissez et formatez des données, utilisez les fonctions principales, créez des graphiques, etc.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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