Excel 2013 : L'analyse de données

Trier et filtrer efficacement

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Grâce au tri et au filtrage, vous serez en mesure de cibler les données les plus importantes.
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Avec cette vidéo nous allons voir ensemble comment trier et filtrer rapidement dans Microsoft Excel. Il existe plusieurs méthodes tout à fait valables pour trier et filtrer mais elles ne vous demanderont pas toutes le même temps : certaines vous permettront d'en gagner, d'autres vous en feront perdre. Commençons directement. Là j'ai un exemple de base de données. Pour trier par exemple mes quantités il me suffit de cliquer sur n'importe quelle cellule et si j'utilise la méthode classique il me suffit d'aller dans Accueil puis choisir Trier et filtrer. Et là je peux soit trier soit filtrer. Également je peux aller dans Données où je retrouve les mêmes options. Mais cela vous ferait perdre du temps. Pourquoi ? Vous devez cliquer sur la cellule, vous assurer d'être sur le bon onglet et ensuite cliquer sur l'icône. Pour aller plus vite vous pouvez tout simplement faire un clic-droit sur la cellule concernée. Vous voulez trier vos quantités, clic droit sur une quantité puis Trier et là vous pouvez choisir trier du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit. Cela vous permet d'économiser des manipulations. Pour le filtre il vous suffit de sélectionner les en-têtes. Clic-gauche enfoncé sur la première, vous pouvez dérouler puis ensuite lâcher. Aller dans Accueil. Et dans Trier et filtrer vous pouvez choisir Filtrer. Cela vous permet de créer des boutons qui lorsque vous cliquez dessus permettent soit de trier, mais cela demande du temps, soit de filtrer. Je vous recommande d'utiliser les boutons de cette manière pour créer des filtres complexes. Par exemple j'ai différents modèles avec un X21, X22 et X23. Si je veux avoir uniquement X21 et X23 je peux créer les boutons et ensuite décocher ceci et faire Ok. Cela me permet d'avoir un filtre relativement complexe. Mais si vous voulez avoir un filtre simple, vous pouvez aller encore plus vite. Comment ? Je vais revenir en arrière. Là vous pouvez voir que je n'ai pas de bouton. Mettons que je souhaite avoir uniquement les modèles X21. Comme pour le tri je peux faire un clic-droit dessus puis choisir Filtrer. Et là filtrer par la valeur de la cellule sélectionnée. Ce faisant il va se passer deux choses. Je clique. Premièrement j'ai bien uniquement des X21. Deuxièmement cela m'a permis de créer automatiquement le bouton sans devoir faire les manipulations précédentes. Donc pour des filtres rapides et précis je vous recommande cette deuxième méthode. Pour pouvoir annuler un filtrage, il vous suffit de retourner sur le bouton de filtre et puis choisir Effacer le filtre. Posez-vous la question : est-ce que vous souhaitez uniquement effacer le filtrage ou en même temps effacer les boutons ? Si vous souhaitez effacer les deux, vous n'avez pas besoin d'effacer le filtrage. Effacez le bouton directement, vous économiserez des manipulations. Pour ce faire vous pouvez aller dans Accueil, Trier et filtrer et là directement cliquer sur Filtrer. Ce faisant donc nous avons bien retrouvé les autres modèles X22 et X23 et nous avons effacé les boutons avec la même manipulation. Pour le moment, nous avons trié et filtré sur des valeurs mais retenez que vous pouvez tout à fait le faire pour des couleurs. Par exemple je remplis ici avec du jaune. Je peux faire un clic-droit sur l'une des cellules colorées puis choisir Trier et placer la couleur de la cellule sélectionnée sur le dessus. Et là qu'importe le nombre de cellules colorées, elles vont toutes se placer en haut. Soyez prudent par rapport à une chose lorsque vous utilisez les filtres pour conclure. Là je vais rajouter mes boutons de filtre je re-sélectionne, je lâche, Trier et filtrer je choisis Filtrer. Ici je vais mettre une somme. =somme, j'ouvre la parenthèse et je vais choisir les quantités, je sélectionne la colonne I, je ferme la parenthèse, je fais Entrée. Là je peux voir que j'ai 216145 éléments. Première manipulation : mettons que je filtre sur les X22. Je clique sur le bouton. Je coche Sélectionner tout pour tout désélectionner. Et je choisis X22. Ok Notez que j'aurais pu faire un simple clic-droit et filtré. J'aurais ici gagné du temps. Là très bien, j'ai mis X22 mais j'ai perdu ma formule. Soyez très vigilant à l'emplacement de vos formules quand vous utilisez des filtres. Effectivement il était positionné en deuxième ligne et là je passe de la ligne une à la ligne 4, les autres sont masquées. Si vous souhaitez éviter de perdre du temps et donc faire des allers-retours placez vos formules dans une autre feuille, cela sera plus rapide. Autre chose à laquelle vous devez faire attention. Je re-clique dessus et je choisis Effacer le filtre. Mettons que je souhaite filtrer cette fois-ci sur les X21, clic-droit, Filtrer, Filtrer par la valeur de cellules sélectionnées, comme ceci. Là j'ai bien le nombre mais notez que malgré le filtre ce nombre n'a pas été changé. Je ne sais pas par exemple combien de X21 ont été vendus, vu que le nombre est identique. C'est normal la fonction Somme prends toujours l'intégralité de la colonne, si vous précisez la colonne bien évidemment. Si vous souhaitez avoir une information plus précise, vous devrez utiliser la fonction Sous-total mais ce sera l'objet d'une autre vidéo. Toutefois si vous souhaitez obtenir l'information très rapidement, il vous suffit de sélectionner la colonne malgré le filtre. Je sélectionne la colonne et en bas à droite j'ai un nombre : 72100. Cela veut simplement dire que j'ai eu 72100 X21 qui ont été vendus. Donc si vous souhaitez obtenir une information très rapidement pas besoin de vous embêter avec les formules. Appliquez votre filtre, sélectionnez la bonne colonne et lisez. Mettons que je souhaite un autre modèle. Je veux connaître le nombre de X21 et de X23 qui ont été vendus. Je les sélectionne, je fais Ok et là je peux voir : 144115. Vous savez désormais comment trier et filtrer rapidement dans Microsoft Excel et comment gagner du temps avec ces manipulations.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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