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Word 2013 : Les macros

Travailler sur le contenu du texte

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Dans cette vidéo, vous allez apprendre à rechercher et à remplacer sur des éléments de texte ou de ponctuation.
07:25

Transcription

Rentrons un petit peu plus dans le détail et voyons ensemble comment est-ce que l’on va pouvoir travailler par l’intermédiaire de macro sur du contenu de texte. Déjà, je vous explique un petit peu le contexte, parce que ce que je voudrais chasser ce sont les erreurs de ponctuation. J’ai des collègues qui me donnent systématiquement des documents avec des espaces devant les points, devant les deux points. C’est vrai que je peux utiliser le « rechercher et remplacer » mais si à chaque fois j’ai plein de choses à vérifier, bah je voudrais automatiser tout ça et mettre ça dans une petite macro. De la même façon, j’ai souvent besoin de venir rajouter en haut du document le « Histoire de » puisque on traite en fin de compte des fiches techniques qui commencent toujours par « Histoire de » quelque chose. Je n’ai pas besoin et je n’ai surtout pas envie de le faire à chaque fois manuellement. Tout ceci pour vous expliquer comment est-ce qu’il faut travailler lorsqu’on enregistre des macros. Et surtout s’il y a une chose à retenir, c’est éviter tant que faire ce peu, d’utiliser la souris. Vous allez voir qu’il y a pleins de choses qui ne fonctionneront pas avec la souris. Donc il faut apprendre et se remémorer et d’ailleurs je vous engage à aller retrouver des ressources qui existent à ce sujet, les différents raccourcis clavier de Word. Déjà, pour sélectionner tout mon document, et donc pouvoir faire du « Rechercher et Remplacer » même si effectivement, je vais commencer à travailler sur un document qui est vierge, parce que je n’ai pas besoin de contenu pour enregistrer une macro, il n’empêche que si je reste tel que, et que je viens chercher le « Rechercher et remplacer », bah ça ne va pas fonctionner. Ça ne va pas fonctionner tout simplement parce que je n’ai rien sélectionné. Donc même s’il n’y a rien dans mon document pensez à faire « Contrôle - A ». et voyez que d’ailleurs, on ne voit pas tout à fait la même chose. D’ailleurs je vais remontrer. Ah, c’est normal puisque là j’avais une entrée de paragraphe en plus, mais même, voilà je vous remontre. Si je fais « Contrôle - A », là c’est la totalité du document qui va être sélectionnée, même si effectivement dans le document qui me sert à construire mon macro, je n’ai rien. De la même façon, si vous voulez par exemple, comme je vais devoir le faire, rajouter un logo ou un titre qui se trouve systématiquement en haut de votre document, ne prenez pas à nouveau votre souris. Utilisez un raccourci clavier que je vais vous montrer avant même d’enregistrer, bien évidemment. Voyez, j’ai fait plusieurs entrées de paragraphes. Donc comment remonter d’ici à là rapidement ? En utilisant une combinaison de touches qui est le « Contrôle » et la touche « Home » qui est la grosse flèche oblique qui remonte vers en haut à gauche. Et voilà, je suis revenu là. Et là, maintenant je sais pertinemment que quand je vais décider d’insérer quelque chose, que ça soit un logo ou que ça soit du texte, ça sera toujours positionné au bon endroit. Maintenant que ceci étant bien précisé, vous aller voir que je vais vous en donner d’autre des raccourcis clavier au fur et à mesure. Je me replace ici sur mon point d’insertion, je reviens chercher ce qui correspond à mes outils de macro, et je décide d’enregistrer une nouvelle macro. Première action, donc je veux la nommer, et en fin de compte celle-ci je vais l’appeler « Texte », puisque je veux travailler sur du texte. Et je vais commencer par sélectionner tout mon document, donc « Contrôle - A ». Et voyez visuellement qu’on n’a pas la même chose. Je reviens ici sur l’onglet « Accueil » pour chercher la fonctionnalité « Rechercher et remplacer » que vous pouvez obtenir via le raccourci clavier « Contrôle - H » et je décide de remplacer le « Espace - point » par « un point ». Et je lui demande de « Remplacer tout », même si effectivement, je n’ai rien dans mon document et ce qui est tout à fait normal. Je continue. Cette fois-ci, ce n’est plus l’espace et le point, mais « l’espace - deux points » que je veux remplacer avec les « deux points ». Et à nouveau je lui demande de « Remplacer tout ». Deuxième remplacement, je vais m’arrêter là. Vous avez compris bien évidemment que je pourrais tout à fait continuer à faire des « Rechercher et remplacer » pour formaliser mon document comme il se doit. Je ferme ici et maintenant je suis toujours, rappelez-vous, en enregistrement. Je veux être sûr de remonter en haut de mon document, je fais « Contrôle - Home » pour venir insérer un titre. Donc je vais faire « Histoire de » et ça j’ai besoin de le sélectionner pour le mettre en forme. De la même façon vous ne pouvez pas utiliser votre souris. Regardez que si j’essaie de sélectionner, ça ne va pas marcher hein Donc comment est-ce que je peux sélectionner ça, bien sûr sans être obligé de faire suspendre la macro, de sélectionner ? En utilisant des raccourcis clavier à nouveau. Ces raccourcis clavier vont me permettre d’abord de faire « Contrôle - Home » pour revenir au point de départ et puis j’ai un autre raccourci clavier qui me permet de sélectionner des parties, donc des mots, c’est le « Contrôle - Majuscule » et la flèche qui est sur votre pavé de flèche qui va vers la droite, là en l’occurrence. Et regardez que je clique une fois, j’ai sélectionné « Histoire ». Je clique une deuxième fois, j’ai sélectionné « Histoire de ». Maintenant je peux lâcher ma sélection et venir appliquer la mise en forme que je souhaite, à savoir que j’ai dit que je voulais changer la police de caractère, je vais le mettre en « Arial Black », le mettre « Centrer », lui donner des effets et puis peut-être un peu plus gros. Voilà qui est fait. Donc ma macro est terminée. Je n’ai plus qu’à venir maintenant appuyer ici sur ce petit bouton. Je n’ai pas besoin d’enregistrer le document. J'expliquerai tout à l'heure où est-ce qu’on enregistre les macros, Vous l'avez peut-être remarqué, en fin de compte cette macro est enregistrée directement dans le modèle de Word. Donc ce document ne m’a servi en fin de compte qu’à la réaliser. Donc je peux fermer ici ce document, ne pas enregistrer le document, Je n’en ai pas besoin et puis je vais venir chercher un des documents que m’envoient souvent mes collègues. Alors je vais supprimer le « Histoire de », bien évidemment. Je me place ici et je vous montre un petit peu l’étendue des dégâts comme je vous disais. Il y a besoin de travailler parce que voyez que le document est assez conséquent Donc ici j’ai plusieurs corrections à faire, honnêtement j’ai peut-être intérêt à utiliser ma fameuse macro. Donc, c’est ce que nous allons tester tout de suite. On revient ici sur « Macro ». On revient chercher les macros existantes et regardez que j’ai bien ma macro qui s’appelle « Texte » ici. Je n’ai plus qu’à venir « Exécuter » cette macro pour voir le résultat. Voilà qui est fait. Alors pourquoi est-ce que je n’ai pas récupéré la mise en forme ? Simplement pour une bonne et simple raison, c’est que j’ai des styles qui sont impactés directement dans le document. Ça fait partie de cette mise en forme que nous verrons un peu plus loin. Mais voyez qu’il a bien rajouté le texte. Il a bien été positionné à son emplacement et puis maintenant si je regarde mon document c’est quand même un petit peu plus propre, bien qu’il m’en reste à priori. Alors voyons voir si c’est bien ça. Eh non, c’est que vous voyez, il aurait fallu que je fasse un remplacement supplémentaire, à savoir que ici je n’ai pas fait le remplacement sur les virgules. Je l’ai fait sur les points et je l’ai fait sur les deux points, mais je ne l’ai pas fait sur les virgules. D’où l’intérêt, encore une fois, bah de bien réfléchir à toutes les actions répétitives que l’on a à faire. Voilà pour le premier type en fin de compte, de modification par l’intermédiaire de macro automatique sur le texte.

Word 2013 : Les macros

Gagnez en productivité lors de votre utilisation de Word. Enregistrez et exécutez des macros afin d’automatiser des tâches répétitives sur différents objets et contenus.

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Date de parution :29 juil. 2016

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