Excel 2013 : Astuces et techniques

Travailler simultanément dans plusieurs feuilles

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Prenez en main la fonctionnalité Groupe de travail d'Excel. Comme le papier carbone, vous reproduirez instantanément des éléments dans plusieurs feuilles de calcul.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons voir comment une fonctionnalité d'Excel va nous permettre de travailler rapidement sur plusieurs feuilles de manière simultanée. Cette fonctionnalité est en quelque sorte une évolution du papier carbone pour la partie informatique. Rappelez-vous que le papier carbone permettait de prendre plusieurs feuilles, de saisir quelque chose sur la première et tout se reproduisait automatiquement sur les autres. Ça va être exactement la même chose dans Excel. Il va falloir commencer par sélectionner les feuilles qui nous intéressent. Voilà pourquoi nous allons obtenir cette fonctionnalité par l'intermédiaire de sélections et de touches du clavier. En aucun cas, vous ne retrouverez cette fonctionnalité qui s'appelle le « Groupe de travail » dans différents onglets ou à un emplacement dans un groupe de commandes. Première étape, il faut donc sélectionner les feuilles. Comment sélectionner toutes les feuilles, en l'occurrence, de mon classeur ? Il suffit de faire un clic avec le bouton droit sur une des feuilles et vous allez trouver l'option qui permet de sélectionner toutes les feuilles. Vous voyez qu'elles apparaissent en blanc avec le nom de chaque feuille en gras. Mais l'important est que vous pouvez constater qu'à côté du nom du fichier apparaît entre parenthèses « Groupe de travail », ce qui veut dire que vous avez mis le papier carbone et qu'à partir du moment où vous allez commencer à saisir, ce sera reproduit partout. Maintenant, comment désélectionner le groupe de travail pour pouvoir à nouveau travailler individuellement sur chaque feuille ? Il suffit, lorsque toutes les feuilles sont sélectionnées, de cliquer sur la dernière et vous voyez que vous récupérez vos feuilles indépendantes. Il n'y a plus « Groupe de travail » marqué à côté du nom du fichier. Continuons, parce qu'on ne voulait peut-être pas sélectionner toutes les feuilles, mais seulement de la feuille 2010 à la feuille 2015. Dans ce cas-là, on va utiliser une méthode de sélection globale ou ponctuelle qu'on connaît dans le client Outlook pour sélectionner plusieurs e-mails, que l'on connaît dans l'Explorateur de fichiers pour sélectionner plusieurs fichiers. Ces sélections globales ou ponctuelles se font par l'intermédiaire de la touche « Ctrl » ou de la touche « Shift », qui est la grosse flèche au-dessus. Première étape, je veux sélectionner de 2010 à 2015 et je vais utiliser la grosse flèche au-dessus de « Ctrl ». Je sélectionne la première feuille, j'appuie sur la touche « Shift » et je viens simplement cliquer sur la dernière. Tout ce qui est compris entre les deux fait partie dorénavant du groupe de travail. Pour désélectionner le groupe de travail, il me suffit de cliquer sur une des feuilles qui n'en faisait pas partie. Deuxième méthode, je veux sélectionner un groupe de travail avec des feuilles qui ne sont pas adjacentes, la 2010, la 2012 et la 2014. Je vais utiliser ma sélection ponctuelle par l'intermédiaire de la touche « Ctrl ». Donc, je viens cliquer sur 2010. J'appuie sur « Ctrl » et je continue à sélectionner les feuilles sur lesquelles je veux mettre en place le groupe de travail. Voilà pour la partie sélection. Maintenant, je voudrais sélectionner toutes mes feuilles. Je viens donc faire un clic droit, « Sélectionner toutes les feuilles » et voyons ce qu'on va pouvoir faire en mode « Groupe de travail ». Je vais pouvoir faire de la saisie. Je vais commencer par mettre des indications pour ce qui correspondra à mes en-têtes de colonnes. Voilà. Ici, pour mes articles. Vous voyez donc qu'au niveau de la saisie, je peux faire tout ce que je veux. Je peux faire également de la mise en forme classique, c'est-à-dire sélectionner les cellules, mettre un remplissage, par exemple, en jaune ou quand je vais sélectionner la totalité par l'intermédiaire d'un « Ctrl + * » et mettre des bordures. Toutes les options classiques de mise en forme, police de caractères, alignement, format de nombres sont disponibles en groupe de travail. On peut aussi, plutôt qu'utiliser manuellement de la mise en forme, appliquer ce qui correspond à un style de cellules, avec différents styles de cellules que nous aurons l'occasion de voir. Donc, par exemple, avec un symbole monétaire qui fait qu'une valeur saisie va apparaître automatiquement avec un format. Je peux également commencer à prévoir toute la partie de résultats calculés. Même en groupe de travail, je peux, par exemple, utiliser une fonction de somme automatique ou utiliser des formules et prévoir, en fin de compte, mon travail. Voilà qui est fait. Une fois que j'ai prévu la structure, en enlevant la valeur pour des raisons de cohérence, je peux désélectionner mon groupe de travail, en cliquant sur la dernière lorsqu'elles sont toutes sélectionnées et vous pouvez constater que j'ai récupéré la saisie, la mise en forme et les fonctions qui avaient été mises sur la première feuille. Une des erreurs qu'on commet souvent au départ avec le groupe de travail, quand on est content parce qu'on voit que ça marche, est de continuer à faire des choses en mode groupe de travail, mais le souci est que, dans la précipitation, on oublie très souvent de resélectionner les feuilles. Bien évidemment, si je continuais comme ceci, je ne ferais des modifications que sur ma feuille 2010. Donc, lorsque vous voulez recommencer à travailler, pensez à vérifier que vous êtes bien en groupe de travail. Je peux faire toutes les options qui correspondent à l'ajout, mais aussi effacer certains éléments en totalité ou seulement en mise en forme. Il y a malgré tout des options qui sont grisées en groupe de travail, et notamment dans l'onglet « ACCUEIL », vous pouvez constater que la mise en forme conditionnelle n'est pas possible tout comme la mise sous forme de tableau. Voilà, dans un premier temps, une fonctionnalité intéressante lorsqu'on a besoin de reproduire la même chose sur plusieurs feuilles.

Excel 2013 : Astuces et techniques

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