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Travailler en colonnes

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Apprenez à utiliser les colonnes pour découper ou aligner votre texte dans votre document. Vous allez aussi vous servir de la justification et de la césure.
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Transcription

Lorsque vous travaillez en environnement professionnel, Vous pouvez à un moment donné ou à un autre, Avoir le besoin de mettre en colonnes un document. La plupart du temps, Les documents sur lesquels on travaille en colonnes, Sont des documents, Soit de formation, Soit des articles généraux de fond, Soit des rapports, Soit des documents commerciaux, À destination de la communication. Lorsque vous avez à faire un document, De type secrétariat, courrier, relance, facture, etc. On travaille en général sur une seule et unique colonne. Je vais vous demander pour pouvoir manipuler un document, De vous rapprocher des sources de cette formation, Dans le chapitre quatre, Vous allez trouver le document qui s’appelle, Colonnes.docx Je vous propose ici, Un petit article que j’ai écrit il y a quelques temps déjà, Sur la confidentialité des mails. Nous allons prendre ce travail, Et nous allons le transformer en deux colonnes. Pourquoi deux colonnes ? Tout simplement parce que nous sommes sur une feuille de papier au format A4, Dans le sens Portrait. Lorsque vous devez mettre un texte en colonnes en A4 au portrait, On peut aller jusqu'à trois colonnes mais c’est un grand maximum, Après ça devient totalement illisible. L’idéal en portrait c’est de travailler sur deux colonnes. Par contre si vous êtes en Paysage, Vous avez la possibilité d’aller au-delà de trois colonnes, Vous pouvez même aller jusqu'à quatre colonnes. Comment fait-on ? Pour mettre en colonnes, Vous devez, dans un premier temps, Sélectionner le texte que vous souhaitez mettre en colonnes. Ça peut être l’intégralité du texte, Dans ce cas-là vous enfoncez au clavier la touche CTRL, Vous la tenez enfoncée, vous appuyez sur la lettre A, Contrôle A va sélectionner tout le texte. A c’est le mot anglais All, tout. Contrôle tout, ça veut dire, Je veux tout sélectionner. Deuxième possibilité, Vous vous contentez de glisser sur le texte, Qui vous intéresse, par exemple, Je vais partir de « exemple du parcours d’un mail », Et je vais aller jusqu’ici, À cet emplacement-là. Juste avant le « voici quelques liens » etc. Je vais maintenant, Venir sur l’onglet Disposition, Dans le groupe Mise en page, Je trouve l’icône Colonnes, Lorsque je l’ouvre, on me propose une colonne, Qui est l’option par défaut, J’ai deux colonnes, de tailles identiques, J’ai trois colonnes, de tailles identiques, J’ai une colonne gauche plus petite, Une colonne droite plus petite, Et j’ai Autres colonnes, comme choix. Avec Autres colonnes, je peux faire, Un autre modèle que ceux qui me sont proposés. Commençons simplement par deux colonnes, Je clique. J’obtiens donc mon texte mis en deux colonnes, Sachant que ce texte, À été mis sous la forme de colonnes, Uniquement par rapport à ma sélection. Tout ce qui est avant ou après, N’a pas été pris en compte, bien évidemment. Lorsque je suis en colonnes, Je viens sur Accueil, Très fréquemment, lorsqu’on travaille en colonnes, On est amené à l’aide du groupe Paragraphe, De choisir l’alignement justifié. Pour avoir un alignement aussi bien à droite, qu’à gauche. Une fois que la justification est faite, On peut être amené dans certains cas, Toujours dans Disposition, À venir travailler avec Coupure de mots, Et à basculer en Coupure de mots automatique, De manière à ce que, Si nécessaire, On pourra faire des coupures de mots, Donc des traits d’union sur certains mots longs, Pour regrouper un peu les mots, De telle sorte que l’on puisse éviter, Des lignes creuses avec des effets de lézardes, Comme par exemple, ici, Vous voyez, là j’ai un grand espace, Ici j’en ai encore un grand, Parce que bien sûr l’ordinateur, Pour aligner aussi bien à droite qu’à gauche, Il fait des espaces blancs, plus ou moins larges, Pour y arriver. Ici, ce n’est pas très joli. J’ai un grand espace et ici j’ai un grand espace. Donc en jouant avec les coupures de mots, Des fois on arrive, un petit peu à améliorer le score. Ce n’est pas de la magie, Ça améliore un petit peu, Mais pas tout le temps. Ça dépend du texte et du nombre d’espaces, la longueur des mots, etc. Ce n’est pas la potion magique, Donc la justification, C’est vraiment réservé quand on travaille en colonnes, Il faut éviter de le faire quand on travaille sur une seule colonne. Parce que c’est une présentation plutôt américaine que française, Et ensuite, Parce que ces espaces blancs, Ça fait des creux, ce n’est pas très joli. Si on regarde cette ligne, ce n’est vraiment pas très beau. Une autre manière d’atténuer ces espaces blancs, C’est de jouer sur l’écartement entre deux colonnes. Pour jouer sur l’écartement entre deux colonnes, J’ai plusieurs solutions, Je peux dans la règle, À condition d’avoir la règle affichée, En ce moment-là je viens sur Affichage et je mets une croix dans Règle. Dans la règle ici, J’ai la possibilité de jouer sur ces petits curseurs, Pour faire une gouttière, on appelle ça comme ça. Une gouttière plus ou moins large, En fonction de ce que je souhaite faire. Je vais faire Contrôle Z, J’ai aussi une autre manière de jouer sur l’effet de lézarde, C’est de travailler par rapport aux marges, Il est bien évident que, Si je viens changer mes marges, Dans Disposition, Mise en page, Je viens sur mes Marges, Marges Personnalisées, Si là je mets, Une marge gauche de 3,5 cm d’un côté et 3,5 cm de l’autre, Ça change complètement la donne, Là mes colonnes sont forcement beaucoup plus étroites, Puisqu’il y a une marge de 3,5 de chaque côté. Donc l’effet de lézarde se résorbe un petit peu. En jouant sur la coupure de mots, En jouant sur l’espacement qu’il y a entre les colonnes, On peut arriver petit à petit à trouver un compromis, Qui fasse qu’on n’ai pas trop cet effet de lézarde. Autre chose aussi qu’il est possible de faire, Lorsqu’on travaille en colonnes, Bien sûr après avoir sélectionné votre texte, C’est de venir sur Autres colonnes, ici, Dans Autres colonnes, Je retrouve les choix précédents, Deux colonnes identiques, Trois colonnes, Une colonne gauche plus petite, Une colonne droite plus petite, Je peux augmenter le nombre de colonnes directement, À l’aide de cette petite toupie, Je peux l’augmenter ou le diminuer. Je peux demander une ligne séparatrice, Un trait vertical qui va se tracer entre les deux colonnes. Je peux aussi travailler l’espacement, Que nous avons vu tout à l’heure, Je peux le travailler ici, Je peux faire un espacement de 1 cm, de 0,9 cm, Bref, je peux régler mon espacement à ce niveau-là, Ou bien travailler sur la largeur de la colonne. Là les colonnes font 6,4 cm. Je peux augmenter la largeur de ces colonnes, Bien évidemment ça se fait au détriment de l’espacement. Plus ma colonne est large, moins l’espacement est grand. En jouant sur ces paramètres, Je peux régler la largeur de mes colonnes, La largeur de la gouttière, sans difficultés. J’applique le tout au texte sélectionné. Et je souhaite ici avoir une largeur de colonne identique, Parce que je suis parti de ce modèle. Si maintenant je décoche, À ce niveau-là J’ai deux lignes, ici qui font leur apparition, Et là je peux travailler indépendamment de la colonne, Je peux aller sur la colonne 2, Et dire ma colonne 2, Elle va être beaucoup plus large, Ou beaucoup plus étroite, suivant le cas. Quand j’agis sur l’une des colonnes, Bien évidemment ça agit sur l’espacement, Et ça agit sur la taille de l’autre colonne, En fonction des réglages que je fais. Donc possibilité de travailler de cette manière-là, Pour régler nos colonnes au mieux. Je fais OK. Donc là j’obtiens ma ligne séparatrice entre les deux. Voilà, vous savez tout sur les colonnes, Sauf une dernière petite chose, Imaginez que vous soyez pris de remord, Vous resélectionnez votre texte, Et vous revenez sous la forme d’une seule et unique colonne. Il suffit d’ouvrir la petite icône dans Disposition, Vous cliquez sur 1, Et vous retrouvez votre texte tel qu’il était, À ceci près, Que là comme j’ai fait des manipulations, Plus ou moins hasardeuses, Sur les retraits, Je vais être obligé de modifier ces retraits, Ou je supprime le saut de section, Tout simplement, en me positionnant juste devant, J’appuie sur SUPPR, Le saut de section disparait, Je fais Entrée pour retrouver mon paragraphe, Et je me retrouve bon pied, bon œil en état de fonctionner. Il ne me reste plus qu’à supprimer ce saut de section, Je me mets un peu devant, je fais SUPPR, une fois, deux fois, J’appuie sur Entrée pour mettre les choses à la ligne, Tel que c’était, Et je retrouve mon document d’origine.

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