Word 2016 : Astuces et techniques

Travailler avec Word et les documents PDF

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Vous allez découvrir l'interaction entre Word et les documents PDF. Apprenez à convertir un fichier PDF en Word et à envoyer en tant que PDF.
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Transcription

Dans la partie optimisation et structuration de document nous allons traiter un sujet qui est l'interaction entre WORD et les documents PDF. Donc, j'ai un document PDF que je vais vous ouvrir, qui correspond à la « Convention de sauvegarde des Droits de l'Homme et de la Liberté », donc il y a plusieurs pages, il y en a 13, je vous montre la constitution de ce document au format PDF hein, j'entends. Donc il y a déjà pas mal de choses et la partie structuration bien évidemment à la fin il y a également la table des matières, le sommaire. Bah ce document après vous l'avoir montré bah moi j'ai besoin de pouvoir l'exploiter avec autre chose qu’Acrobat Reader puisque je veux pouvoir faire des modifications à l'intérieur, donc je vais venir à partir de WORD, lui demander d'ouvrir ce document. Donc j'ouvre ici WORD, je viens lui demander d'ouvrir un nouveau document qui se trouve sur mon bureau, attention c'est tous les fichiers qui m'intéressent, qui est mon document complexe. Bien évidemment il va me dire : « attention, il y a une partie conversion », donc je vais lancer ma conversion et nous allons voir ce qu'il nous obtient comme résultat. Voici notre document converti en PDF, donc voyez qu'il m'a bien ici récupéré le nom du fichier PDF. Pour l'instant, je suis toujours en mode protégé puisque c'est un contenu qui ne provient pas d'un enregistrement local, mais d'une source externe qui était le PDF, donc je vais activer la modification. Oui. Et je vais récupérer maintenant ce document et voyez si je vous ai laissé ici le volet de navigation, c'est pour vous expliquer une chose : c'est qu'il a récupéré effectivement tout le contenu du document et la partie structuration en termes de titre, d'affichage. Alors, il y a une chose qu'il n'a pas récupérée, je vous le montre tout de suite, c'est la dernière partie, vous voyez ? Ces petits hiéroglyphes. Bah ça c'était la partie table des matières. Donc cette partie-là, je ne vais pas la garder effectivement, elle n'a que peu d'intérêt dans cet état de cause pour moi. Par contre, rien ne m'empêche ici de venir faire une insertion, une insertion de saut de page pour venir ici rajouter notre table des matières, puisqu'on a toute la structure ici qui permet de le faire. Donc je vais générer ici une nouvelle table des matières. Et donc voilà comment est-ce que j'ai récupéré ma table des matières qu’il va falloir que je vienne personnaliser. Vous vous souvenez, j'avais créé un modèle de table des matières standard et par défaut qui était le mien. Maintenant je vais venir personnaliser cette table des matières pour lui dire quels sont les différents niveaux à prendre en ligne de compte puisque là, il n'a pas appliqué lui, des Titres 1, Titre 2, Titre 3 donc il faut que je récupère ce qui me permet de faire la structure. Et quand je viens voir ici, bah c'est du titre 1 pour cette partie-là. Ok, celui-ci bah c'est du titre 2 aussi. Donc je vais pouvoir monter ma table des matières comme il faut. Je reviens donc ici et j'actualise toute ma table des matières. J'ai donc récupéré ici une table des matières par rapport à un modèle que j'étais venu récupérer et puis bien évidemment ici, la partie structurelle qui provient pourtant d'un document PDF. Explorons maintenant les options PDF mais dans l'autre sens. À savoir que j'ai un document WORD, qu'est-ce que je vais pouvoir générer au format PDF ? Bien sûr, je vais pouvoir faire ici « Fichier », « Enregistrer sous » et lorsque je vais choisir de l'enregistrer quelque part, l'enregistrer au format PDF, mais très souvent quand est-ce qu'on a besoin en fin de compte de générer des PDF ? Quand on veut envoyer le document par mail. Alors, on va pouvoir faire ça directement sans passer un enregistrement local au préalable. Maintenant, je vais vous rajouter un deuxième petit truc intéressant. On a toujours eu la possibilité de passer par des logiciels tiers comme le fait d'avoir un Acrobat PDF ou de faire une impression PDF à partir d'un Acrobat Distiller. Par contre, on avait toujours un souci avec les liens hypertextes, à savoir que ici j'ai deux liens hypertextes dans mon document. Et si je passais par un Acrobat par exemple, bah je vais me retrouver avec mes liens hypertextes qui seront morts. On ne va plus pouvoir les suivre. Alors que la fonctionnalité que je vais vous montrer maintenant, bien évidemment, les liens hypertextes sont restés actifs. Donc je vais décider moi, d'envoyer ce document au format PDF par mail, sans passer par un enregistrement local. C'est ce que je vais venir chercher ici sur l'onglet qui s'appelle « Fichiers » et dans la notion qui s'appelle « Partager », je vais décider de l'envoyer par courrier électronique en tant que PDF. Voilà qui est automatiquement généré. Il m'a rajouté dans mon mail, outre l'objet qui correspond au nom du fichier, mais ici à proprement parler, mon document que je vais pouvoir visualiser et vous pouvez constater que mes liens restent bien actifs. Donc vous voyez, ça c'est le deuxième objectif de la gestion de WORD et des PDF, la possibilité à partir d'un document WORD de générer du PDF en enregistrement ou directement en envoi via mail. Et puis dernière petite information supplémentaire, j'aurais pu également si j'étais munie, comme on le verra dans un sujet un peu plus loin, de ce qui correspond à de la messagerie instantanée et notamment bah ce qu'on appelle « Skype Entreprise », de pouvoir partager ce document directement par message instantané, bref par chat. Et toujours pareil avec cette notion de lien dynamique. Donc voilà pour clôturer cette partie concernant les PDF et WORD.

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Date de parution :14 avr. 2016
Durée :1h16 (21 vidéos)

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