L'essentiel d'Excel 2016 pour Mac

Travailler avec les options de validation de données

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Vous allez voir comment placer une restriction sur une liste de données, en tenant compte des risques d'erreurs de saisie de format. Passez en revue les bonnes pratiques à utiliser.
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Transcription

Voyons voir ensemble quels sont les autres types de validation de données qui sont à notre disposition. Ici, dans la colonne des dates je voudrais exclure tout risque d'erreur en terme de saisie de format. Je m'explique : saisir, par exemple, la date du vingt slash zéro cinq 2010, n'est pas un bon format de date. Saisir le vingt slash zéro zéro neuf 2015, n'est pas un bon format de date non plus. Donc, exclure les erreurs de saisie de format et puis borner dans le temps, parce qu'ici, ce sont des dates qui correspondent à des ventes qui doivent être bornées entre le premier janvier 2009 quand j'ai commencé mon archivage, et puis la date du jour, parce que je ne peux pas être devin et savoir ce que je vais faire comme vente après-demain. Pour cela, il me faut une date fixe, ce qu'on appelle une Constante : le premier janvier 2009, et une variable qui est ni plus, ni moins qu'une fonction d'Excel, une fonction qui s’appelle Aujourd'hui. Je vais dans un premier temps venir créer ma fonction. Rappelez-vous que je peux venir à partir d'ici, le petit « fx » pour choisir parmi toutes les fonctions. Si Aujourd'hui n'apparaissait pas dans les dernières utilisées, peut-être qu'au lieu d'aller chercher dans toutes les fonctions d'Excel-- (rappelez-vous qu'il y en a une certaine quantité quand-même) --je pourrais venir choisir parmi l'onglet de Formules, parmi les différentes catégories et notamment la catégorie « Date et heure ». Je choisirais la fonction Aujourd'hui qui est la plus simple de toutes les fonctions d'Excel, puisqu'il n'y a aucune information à lui donner. Il récupère automatiquement la date saisie au niveau système de votre ordinateur. Ce qui veut dire que la date fictive d'aujourd'hui, c'est le 06/10/2015. J'ai donc maintenant les deux éléments qui me permettent de borner dans le temps ma validation de données. Je reviens dans l'onglet de données, je viens chercher ma validation, je choisis une validation de type Date, comprise entre le 01/01/2009, ceci étant ma Constante, et la date de fin qui n'est autre qu'une variable située dans cette cellule. Voilà, comment j'ai pu borner ce que va prendre comme valeur ma cellule. Pour exemple, si je viens saisir le vingt slash slash zéro cinq 2014, normalement la date fait partie du périmètre mais le format n'est pas bon donc Entrée non valide. De la même façon, si je viens sélectionner une date dans le futur, le O8/10/2015, exclue cette fois-ci du périmètre, je ne pourrais pas saisir cette date. C'est une bonne chose. Malgré tout, il faudrait peut-être que je précise certaines choses parce que si quelqu'un d'autre arrive pour travailler dans ce classeur, il ne sait pas obligatoirement quelles sont les consignes que j'ai données. Donc regardez qu'ici, quand je suis venue faire une validation de Types liste, j'ai automatiquement un petit menu déroulant qui oriente les utilisateurs sur le choix. Par contre, lorsque je mets en place un autre type de validation, je n'ai pas d'indications. C'est pour ça que dans un tout premier temps je vais venir resélectionner la plage de cellule, redévelopper ma validation donnée, non pas pour changer les paramètres, mais pour venir ici spécifier un message d'avertissement lorsque l'utilisateur ne va pas d'abord taper une valeur mais simplement sélectionner la cellule. Je viens rajouter ici le titre de ce message : Attention, et puis le contenu : Ne saisir qu'une date [bruit de clavier] comprise entre le zéro un zéro un [bruit de clavier] 2009 et la date du jour. Et là, je peux valider. Maintenant, quand un utilisateur va venir se positionner sur quelques cellules que ce soit, à ce niveau, il aura cette indication. Je vais venir également mettre en place une validation de données au niveau de la colonne des prix, parce que j'ai des prix miniums et je ne veux pas qu'on puisse saisir une valeur qui soit inférieure à ce que j'ai défini. Donc, je vais revenir ici, sur ma validation de données. Cette fois-ci je vais repasser sur mon onglet Paramètres en lui disant que je voudrais définir un nombre non pas entier, mais décimal et ce nombre entier, je ne veux pas qu'il soit Compris entre, mais je veux qu'il soit au minimum Supérieur à deux. De la même façon, je voudrais personnaliser le message d'erreur lorsqu'on saisit une donnée qui est non valide car je trouve que ce n'est pas très très parlant. Donc je vais passer sur le dernier onglet et dire : « non, ». le prix n'est pas assez [bruit de clavier] important. [bruit de clavier] Minimum deux [bruit de clavier] et je n'ai plus qu'à valider. Je n'ai pas ce message lors de la saisie, par contre, si je viens ici saisir deux, voilà mon message, cette fois-ci personnalisé. Il est évident que j'aurais pu faire ce message personnalisé sur toutes les colonnes qui prennent en compte de la validation de données. Voilà comment on peut rapidement venir mettre en place de la restriction sur les cellules de nos classeurs.

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Date de parution :22 oct. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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