SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Travailler avec les métadonnées et le panneau d'informations

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Découvrez comment exploiter les métadonnées dans Word à l'aide du panneau d'informations de document.
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Transcription

Petit résumé, si vous le voulez bien, de ce que nous avons fait précédemment. Dans une vidéo, nous avons vu la création des types de contenus. Dans la vidéo suivante, nous avons vu comment on pouvait, à partir de colonnes, renseigner des métadonnées. Nous allons faire une petite synthèse de tout ceci, parce que je vous montre le résultat final, et bien évidement, nous reverrons dans le détail, comment est-ce qu’il a été réalisé sur la bibliothèque Procédures ici. Ce n’est plus en téléchargeant un fichier maintenant que je vais pouvoir créer un nouveau document et renseigner les métadonnées, c’est directement en venant chercher, ici dans le bouton Nouveau, le type de procédures que j’ai associé. Seulement, avant de vous montrer le résultat, voyons voir un petit peu ce qui a été réalisé. Je reviens donc pour ça au niveau des Paramètres du site. J’avais créé précédemment ce qui correspond à des Types de contenu. Rappelez-vous : Cours communication, Cours management. J’en ai créé un autre : Procédures. Donc je vais vous l’ouvrir, avec bien évidement un modèle. Donc c’est ce que je suis venue rattacher ici dans les Paramètres avancées, qui est ni plus ni moins que le document que nous avons étudié précédemment. Mais j’ai également rajouté à ce type de contenu, en une seule étape, des colonnes, à savoir que les fameuses colonnes que j’ai utilisées tout à l’heure directement dans la bibliothèque, cette fois-ci, c’est au type de contenu que je les ai associées. Donc vous voyez, il y a bien le thème qui est une colonne de Choix, qui est Obligatoire. Il y a bien toujours la colonne Relecteur qui est une personne ou un groupe, qui est facultatif, et la Date de fin de lecture qui est une colonne de type Date et heure, et facultative. Ce qui fait qu'après avoir créé ce type de contenu, j’ai pu revenir dans la bibliothèque qui s’appelle Procédures. Dans cette Bibliothèque, de la même façon, je suis venue dans les Paramètres. J’ai demandé, rappelez-vous, dans les Paramètres avancés, à pouvoir gérer les types de contenu. Et je suis venue associer le type de contenu Procédures, et j’ai enlevé de l’affichage le type de contenu Document. Voilà comment j’ai pu obtenir le résultat. Donc maintenant nous allons faire le test, à savoir que je suis un nouvel utilisateur. Je viens créer un nouveau document basé sur le type de contenu Procédures ici. J’ouvre donc ceci dans mon application cliente, et rappelez-vous que précédemment, c’était à moi d’aller chercher ce qu’on appelle le volet d’information. Vous allez voir que ce n’est plus du tout la peine, puisque j’ai demandé à créer un document ici, mais ce document est automatiquement associé à des métadonnées. Donc c’est Word qui m’ouvre automatiquement ce panneau d’information dans lequel je n’ai plus qu’à renseigner les informations qui m’intéressent. Là en l’occurrence, c’est du Management. Mon relecteur, ça va être ma collaboratrice qui s’appelle Sabine. Et ici, je n’ai plus qu’à venir choisir la Date de fin de relecture. N’oubliez pas que ce panneau est tout à fait redimensionnable. Au fur et à mesure des métadonnées que vous allez avoir, bien évidemment, ça sera peut-être intéressant de l’avoir en plus important. Il ne me reste plus qu’à maintenant fermer le document. Rappelez-vous que j’ai créé le document à partir de la bibliothèque. Donc il me propose automatiquement la bibliothèque en question. Je vais lui donner un nom, je vais dire que c’est le numéro 125, en termes de procédure. Et j’enregistre. Voilà comment je peux aider mes utilisateurs à créer des documents par rapport à un modèle, mais également à renseigner directement, à la création du document, les différentes caractéristiques ou métadonnées que vous demandez. Encore une fois, l’interaction entre SharePoint et Word est vraiment très intéressante en termes d’exploitation.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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