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SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Travailler avec les métadonnées

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Dans Word, vous avez la possibilité de visualiser les métadonnées ou les colonnes. Nathalie Roussel vous explique comment travailler avec ces métadonnées.
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Transcription

Nous avons des métadonnées, comme le Nom du fichier, Modifié le, et Modifié par. Mais peut-être avons-nous besoin, dans certains cas de figure d’informations, de propriétés, de caractéristiques supplémentaires. C’est ce que j’ai fait ici dans cette bibliothèque qui s’appelle Procédures, avec ici un affichage que j’ai appelé Métadonnées. Et dans cet affichage qui s’appelle Métadonnées, je vais avoir des informations supplémentaires : le Thème du document, si je dois avoir un Relecteur, définir qui est le relecteur, et puis peut-être définir la Date de fin de relecture. Donc maintenant que j’ai créé ces métadonnées supplémentaires, et un affichage pour les visualiser à l’écran, voyons voir ce qui se passe si dans un tout premier temps je continue à venir peupler cette bibliothèque par l’intermédiaire de documents que j’ai créés précédemment sur mon poste. On ne parle pas de type de contenu pour l’instant. Donc je vais faire ici Télécharger. Je vais pouvoir aller chercher un document sur mon ordinateur. Je vais prendre le document qui s’appelle Procédure d’ailleurs. Et je n’ai plus qu’à faire OK pour visualiser ce document dans ma bibliothèque. Si ce n’est qu'avant d’enregistrer ce document dans ma bibliothèque, il me propose un petit formulaire. Parce que parmi les différentes colonnes que j’ai créées, il y en a une que vous pouvez visualiser ici par l’intermédiaire de la petite étoile, qui est une colonne obligatoire. Donc je ne peux pas enregistrer ce document tant que je n’ai pas renseigné au moins cette colonne. Donc c’est ici que je vais devoir choisir entre Communication, Management et Informatique. Je choisis Communication. J’aurais pu également ici aller chercher une personne ou ici définir ce qui correspond à la date de fin de relecture. Mais pour l’instant, je ne renseigne que la colonne obligatoire, et je fais Archiver. Archiver voulant dire : je mets ce document à disposition maintenant pour les autres utilisateurs. Donc étant donné que j’ai créé un affichage pour voir ces fameuses colonnes, je vois bien ici le Nom du document, par qui il a été modifié, et quand, et le thème que j’ai renseigné lors de la création. Je ne pouvais pas y déroger, étant donné que c’était une colonne obligatoire. Maintenant voyons voir ce qui se passe si je me dis : mais maintenant j’aimerais bien renseigner les deux autres colonnes supplémentaires, mais en plus, j’ai besoin de visualiser le document. Donc ce document, je vais choisir de l’ouvrir, de l’ouvrir dans l’application cliente cette fois-ci. Et lorsque je vais faire ceci, c’est Word qui va se lancer, et je vais donc visualiser d’abord le corps du document. Mais ce n’est pas tout ce que je veux vous montrer. Voilà le corps du document. Seulement, moi j’aimerais bien visualiser ce qui correspond à ses propriétés. On a toujours connu dans Word quelque chose que l’on trouve ici sur l’onglet Fichier, dans la partie qui s’appelle Informations, et qui concerne les propriétés du document, c'est-à-dire dans lequel vous visualisez le Thème que j’ai choisi, puisqu’il avait été rendu obligatoire, Thème qui est une liste déroulante que j’aurais pu modifier également ici. Mais si vous regardez bien, vous aurez également la possibilité de lui demander d’afficher toutes les propriétés. Et vous allez retrouver ce qui correspond à ce que je lui avais demandé précédemment. Maintenant, revenons dans le document, cette fois-ci, mais en lui demandant d’afficher ici ce qui s’appelle le panneau d’information. Ce panneau d’information, je vous montre tout de suite à quoi il correspond dans Word. Il vient se positionner au-dessus du document, bien évidement c'est un emplacement et une zone, un volet qui peut être réduit, dans lequel je vais retrouver quoi ? Les propriétés du document mais côté Serveur. C’est là que je vais retrouver mes thèmes, c’est là que je vais pouvoir dire : tiens en fin de compte, il faut que ça soit Laurent qui relise ce document. Donc je vais pouvoir sélectionner mon utilisateur. Et je vais pouvoir également lui donner ici la date de fin de relecture, que je vais positionner, par exemple au 8 Décembre. C’est par cet intermédiaire que je pourrais également changer le titre du document. Allez, on va dire : c’est la procédure 124. Et voyez que j’ai bien, côté Word, des informations qui proviennent pour autant du côté SharePoint. Je les ai renseignées dans le panneau d’information ici. Maintenant je ferme mon document, je lui demande d’enregistrer, et on va aller voir tout de suite côté SharePoint ce qui se passe. Voilà, automatiquement les informations ont apparu ici. Donc ça veut dire quoi ? Ça veut dire que je peux très bien travailler avec les métadonnées de SharePoint, en ouvrant mon document dans son application. Ça, ça risque d’être intéressant pour ce que nous allons faire plus tard, parce que rappelez-vous, en fin de compte, dans ce document, je vous le remontre un petit peu en détail, en le rouvrant cette fois-ci directement, en lecture seule, ça suffit. J’ai dans ce document, des informations qui correspondent en fin de compte à ce que l’on a mis en termes de paramètres et de caractéristiques. Regardez qu’ici, j’ai bien une colonne Relecteur, Thème, Date de fin de relecture. Donc moi j’aimerais bien, par la suite, automatiser tout ça avec la création de ce qui s’appelle des documents Word intelligents.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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