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Excel 2013 : Astuces et techniques

Travailler avec les lignes et les colonnes

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Manipulez les lignes et les colonnes de classeurs Excel et apprenez également à les afficher et à les ajuster.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons faire un petit point sur des choses que nous sommes amenés à faire régulièrement. Comment ajuster, masquer, afficher, figer des lignes et des colonnes le plus simplement possible. Vous pouvez constater déjà que dans mon fichier, il y a certaines colonnes sur lesquelles je ne vois pas le résultat qui est remplacé par des dièses. Pourquoi ? Tout simplement, parce qu'il n'y a pas assez de place. C'est vrai qu'on a tendance à se placer ici au niveau de la colonne et à écarter manuellement jusqu'à obtenir de la place. Il y a une façon beaucoup plus simple de procéder. Si vous venez sélectionner la totalité de votre feuille de calcul, c'est-à-dire en haut à gauche, vous sélectionnez toutes les lignes et toutes les colonnes de votre classeur et quel que soit l'emplacement de la séparation qui permet d'agir sur les colonnes ou de la séparation pour agir sur les lignes, il ne vous reste plus qu'à faire un double-clic pour vous positionner à un endroit où les colonnes sont correctement ajustées, mais le fait de faire un double-clic ici, a automatiquement ajusté la totalité des colonnes et des lignes s'il y a le même principe avec les lignes. C'est la première étape. Je vous le remontre. Lorsqu'on a des colonnes qui sont réduites comme ça, je vais même remettre des lignes, tant qu'à faire... je n'ai pas dit masquer, nous sommes bien d'accord… je vais remettre des lignes comme ceci. Comment est-ce que je peux faire pour agir rapidement sur la totalité de mes lignes et de mes colonnes ? Je me place à l'angle supérieur gauche et je fais un double-clic sur n'importe quelle séparation de colonnes pour les colonnes et de lignes pour les lignes. Voilà qui est fait. Deuxièmement, on sait très bien qu'on peut masquer différentes colonnes ou différentes lignes. Pour le faire, c'est simple. Si je voulais masquer « Adresse 1 » et « Adresse 2 », il suffirait de sélectionner ce qui m'intéresse, de faire un clic droit, puis « Masquer ». Là où ça devient plus compliqué, c'est pour les afficher à nouveau, surtout quand ce n'est pas au niveau des colonnes, où on voit malgré tout la petite séparation, mais sur des lignes, car si on regarde bien, on va pouvoir aussi masquer tout ceci, par exemple. Voilà qui est fait. Comment est-ce que je peux être sûre d'afficher rapidement les lignes et les colonnes masquées ? Idem. Si je sélectionne une partie des lignes, dont les lignes masquées, il n'est pas obligatoire de se positionner au bon endroit. Il suffit de faire un clic droit et de faire « Afficher » et ce qui a été inclus dans la sélection va automatiquement s'afficher. De la même façon, si je viens me positionner ici, je sélectionne toutes ces colonnes, les colonnes masquées sont automatiquement au milieu de celles-ci, je fais un clic droit, puis « Afficher ». Ce sont deux possibilités pour travailler rapidement sans être obligé de le faire manuellement ou de rechercher l'intervalle, comme on le fait très souvent, entre plusieurs colonnes qui sont masquées. Je vais revenir également sur un autre point qui est de toujours garder à l'affichage ou ma première ligne ou bien ma première ligne et ma première colonne, si je dois me déplacer dans ma feuille de calcul. En l'occurrence, je descends vers le bas et je perds automatiquement ma ligne d'en-tête. De la même façon, si je me déplace vers le côté droit, je perds également ma première colonne. C'est ce qu'on appelle figer les volets. C'est un affichage. Donc, on va retrouver cette fonctionnalité dans l'onglet « AFFICHAGE », sous le groupe de commandes, puisqu'il y en a plusieurs, qui s'appelle « Figer les volets ». On a, sur la version 2013, des options qui nous permettent de figer la ligne supérieure, de figer la première colonne, sans être obligé de le faire manuellement. Si je viens choisir ici « Figer la ligne supérieure », vous voyez que je peux descendre maintenant dans ma feuille de calcul, et je ne perds plus mes en-têtes. Je vais libérer à nouveau mes volets. Voilà qui est fait. De la même façon, j'aurais pu lui demander de figer la première colonne et si je me déplace sur le côté droit, je garde bien toujours la première colonne à l'affichage. Ça devient plus compliqué, si je veux garder à l'affichage ma première ligne et mes deux premières colonnes. Ce qu'il faut systématiquement retenir, c'est qu'il va falloir se positionner sur le premier élément qui ne doit pas être figé. Pour bien le matérialiser, je vais mettre des codes de couleur. Je veux garder à l'affichage ma première ligne. Très bien, elle est en jaune. Je veux garder à l'affichage les deux premières colonnes. Je vais venir les sélectionner et je vais mettre ici, pour que vous repériez mieux, du jaune. Voilà qui est fait. Maintenant, vous pouvez constater que j'ai bien cette ligne en jaune, ces deux colonnes en jaune. Quel est donc le premier élément qui ne sera pas figé ? Intersection, ligne, colonne, = cellule, ce sera donc cette cellule. Et c'est sur cette cellule qu'il faut que je vienne me positionner pour aller chercher dans l'onglet « AFFICHAGE » l'option qui s'appelle simplement « Figer les volets ». Et maintenant, si je descends, j'ai gardé effectivement ma première ligne. Si je repars à droite, j'ai gardé mes deux premières colonnes. Il faut donc toujours garder à l'esprit qu'il faut se positionner sur le premier élément qui va être libre. Je reviens enlever les volets ici, et je reviens enlever la couleur qui était là. Encore une fois, utilisez les couleurs au départ, car ça permet réellement de formaliser la partie sur laquelle vous voulez agir. Voilà. Cette fois-ci, je voudrais garder les deux premières lignes figées. On a vu qu'on a une option qui nous permet de figer la première ligne ou la première colonne, mais si je veux les deux lignes, c'est sur la ligne numéro 3, c'est-à-dire le premier élément libre, qu'il faudra que je vienne me positionner pour lui demander de figer les volets. Vérifions. Voilà, j'ai toujours à l'affichage mes deux premières lignes. Retenez juste une chose qu'il faut toujours se positionner sur le premier élément qui est libre. Voilà pour tout ce qui est ajuster automatiquement, masquer, afficher, figer les lignes, figer les colonnes, ces petits rappels qui nous font gagner du temps au quotidien.

Excel 2013 : Astuces et techniques

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