​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Travailler avec les imports et exports

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Vous avez la possibilité de gagner en efficacité et en productivité dans l'import et l'export d'éléments Outlook dans Excel.
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Transcription

Passons maintenant sur le module de personnes ou de contacts, mais pour vous parler de quelque chose d'un petit peu différent, à savoir les relations qu'il peut y avoir entre Outlook et Excel et notamment la liste de contacts que j'ai là moi, j'ai besoin de pouvoir l'exporter vers Excel, pour pouvoir la travailler. Vous allez voir qu'il y a une petite modification par rapport aux versions précédentes qui risque d'être bien gênante. Je vais aller chercher l'option qui s'appelle ici « exporter » ou « importer », et nous ferons les deux, dans les deux sens, options que vous pouvez trouver directement ici au niveau « ouvrir et exporter », ou que vous retrouverez ici au niveau des options et notamment des « Options avancées », sur la partie import et export. Donc lorsque je suis ici, je décide dans un tout premier temps d'exporter mes données vers un fichier, donc les contacts qui sont là, nous sommes bien d'accord. Je fais « suivant », je lui dis que je veux l'envoyer mais, par contre, je n'ai plus de fichier Excel dorénavant. Je n'ai que ce qui correspond aux séparateurs par une virgule. Si je fais « suivant », que je dise « oui, c'est tout mes contacts », que je lui dise « ok », je vais mettre ça sur un fichier , sur le bureau, ce qu’il ne faut jamais faire... mais là, c'est pour les besoins de la cause qui va s'appeler « Test », on va l'appeler d'ailleurs « Testexportcontacts », je viens faire « suivant » et je n'ai plus qu'à faire maintenant « Terminer » pour que Outlook m'exporte. Alors attention, quand je parle d'export, il ne vient pas me les enlever de mon Outlook, non ! Il a créé un fichier de type CSV et ce fichier de type CSV maintenant je vais devoir l'exploiter avec Excel. Alors, je vous montre ce qui se passe, par contre, lorsque je viens chercher ici ce fichier que je vous ai mis ici sur le bureau, qui est là, je vous l'ouvre mais pas en faisant un double-clic parce qu'autrement ça va être interprété automatiquement par Excel. Je vais venir moi ici ouvrir Excel, vous amenez la fenêtre sur le côté. Ok, je vous amène ici la fenêtre d’Excel et, normalement, on a toujours dit par le passé qu'il fallait faire « Fichier », « Ouvrir », un fichier qui se trouve quelque part sur mon bureau, que je vais aller chercher. Attention, ce n’est pas un fichier Excel, c'est un fichier qui est un fichier CSV donc demandez à afficher tous les fichiers, et ici je viens chercher celui qui s'appelle « testexportcontacts ». Seulement, regardez ce qui se passe. Étant donné que le séparateur par défaut qui a été proposé par Outlook, c'est la virgule, même a posteriori, si je devais venir utiliser ici ce qui correspond à « convertir », j'aurais toujours des soucis d'alignement, en fin de compte, de mes champs par rapport à mes colonnes. Donc il y a une petite astuce qu'il faut bien prendre en ligne de compte avant de l'interpréter avec Excel. D'ailleurs, je referme ceci, et je me replace, en fin de compte sur ce fichier-là, et ce fichier-là, je vais lui demander de l'ouvrir mais de l'ouvrir avant d'être interprété par Excel, par Wordpad ou par le Bloc-Notes. Et quand j'ai ouvert ce fichier, je vais maintenant chercher ici « édition », je vais lui demander de « Remplacer » les virgules par des points-virgules. Je lui demande de lancer le « Remplacer tout », voilà qui est fait. Je n'ai plus qu'à fermer maintenant. Voilà, « Enregistrer » et je ferme mon fichier. Voilà qui est fait. Maintenant à nouveau, j'ouvre Excel, donc je reprends ma fenêtre d'Excel ici et je viens faire la même manipulation, à savoir « Fichier », « Ouvrir », toujours le même fichier. La seule chose qui ait été changée c'est le contenu et regardez que là, du coup, j'ai bien quelque chose qui est correctement structuré. Donc il faut bien comprendre une chose, c'est qu'on n’est plus du tout sur le même type de séparateur entre Excel et Outlook. Deuxième exemple, celui-ci dans l'autre sens en fin de compte. J'ai récupéré des fichiers clients sous format Excel, et j'aimerais les récupérer pour les intégrer directement dans mes contacts. Alors comme je ne vais pas tous les mélanger, j'ai créé ici un dossier de contacts que j'ai appelé « Contacts Importés », et c’est là-dedans que je voudrais importer mes contacts. Mais encore une fois, il faut que je prépare ces valeurs avant de les importer. Donc, je vous montre le fichier source Excel, le voilà. Maintenant ce fichier source, je vais faire « Fichier », « Enregistrer sous », je vais le mettre sur un emplacement ici, tant qu’à faire je vais le mettre au même endroit, je vais le mettre sur le bureau et je vais l'appeler « source_contacts ». Par contre, je vais le mettre, cette fois-ci c'est pareil, en fichier en séparateurs point-virgule. Je fais « Enregistrer ». Il me prévient bien évidemment : à partir du moment où je fais ce type d'enregistrement, je vais perdre certaines des mises en forme. Je suis au courant, je lui dis « oui ». La source Excel, je n'en ai plus besoin. Voilà, je peux très bien faire « ne pas enregistrer », voilà, ok. Et maintenant je vais venir me placer sur le bureau ici pour travailler ce fichier « CSV » avant de l'importer dans Outlook. Donc à nouveau je vais l'ouvrir avec mon Bloc-Notes ou mon « Workpad ». Voyez que j'ai bien ici des points virgules mais il va falloir que je fasse la manipulation inverse, à savoir que je vais lui demander de remplacer ici mes points-virgules par des virgules. Une fois qu'il a effectué tous les remplacements, je peux fermer ce fichier. Voilà. « Enregistrer ». Et maintenant je peux revenir dans Outlook, venir ici sur la partie onglet « Fichier », choisir d'importer ou d'exporter et là, en l'occurrence, ça va être l’import à partir d'un autre programme ou d'un fichier, d'un fichier de type « Séparé par une virgule ». Ca y est, il est propre maintenant mon fichier. Je fais « Suivant ». Je ne veux pas importer les doublons. je vais choisir mon fichier qui se trouve ici sur bureau et qui s'appelle « source_contacts ». Je n'ai plus qu'à faire « Suivant » maintenant. Etant donné que j'étais positionnée sur le bon dossier, il me le met là sinon c'était à moi de changer l'emplacement où je voulais récupérer ces contacts. Je fais « Suivant » à nouveau, et là il faut que je pense à faire quelque chose. Il faut que je pense à faire ce qui s'appelle le « Mappage des champs ». Pourquoi ? Parce que mes en-têtes de colonne côté Excel ne correspondent pas obligatoirement aux champs côté Outlook. Donc si je lui demande de faire un « Mappage par défaut », ce qu'il a fait, voyez qu'il n’a pas récupéré grand-chose, il a récupéré le « nom », c'est tout. Donc moi, je voudrais pouvoir récupérer le nom, le prénom mais peut-être également autre chose, à savoir que j'ai besoin ici par exemple de la ville. Je vais venir faire ici dans l'adresse du bureau, voilà, le Mappage de ce qui concerne la « ville ». Voilà. Et donc je glisse d'un côté à l'autre. De la même façon ici, j'ai le « code postal », je vais prendre le code postal et le glisser là. De la même façon, on continue un peu plus loin. J'ai ce qui correspond ici aux adresses de messagerie, ce qui est quand même intéressant quand on travaille avec Outlook. Voilà, mes « adresses de messagerie », donc il faut bien que j'aile récupérer ici quelque chose de ce qui s'appelle « adresse électronique », donc c'est là que je vais faire le mappage des différents champs, jusqu'à obtenir ce que je voulais récupérer. Une fois que j'ai fini ce mappage, il ne me reste plus qu'à faire « OK », et puis « Terminer » pour récupérer encore une fois du contenu qui était du contenu initialement Excel mais que j'ai retravaillé bien évidemment en amont. Je vous montre ça avec un affichage où vous verrez plus la totalité des informations, à savoir les listes, et voyez que j'ai ici des informations .... certaines informations supplémentaires. Voyez notamment, je n’ai pas fait le mappage des sociétés, donc je n’ai pas le classement ici par société. Donc voilà comment je peux et exporter et importer des éléments entre Outlook et Excel. Une chose à retenir, on n’est plus sur les mêmes types de séparateurs. Maintenant l'exemple que je vous ai donné sur la partie qui correspond à la partie contact, honnêtement elle pourrait être faite sur la totalité des autres. Vous voulez faire des statistiques en fin d'année pour savoir quel est le nombre de réunions que vous avez effectuées, on aurait très bien pu l'effectuer à partir du module calendrier ou faire une analyse de vos tâches, on aurait très bien pu le faire de la même façon à partir du module des tâches. Voilà ce qu'il fallait retenir pour la partie « import – export » entre Outlook et Excel.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2016. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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