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L'essentiel de SharePoint 2016

Travailler avec les dossiers

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SharePoint vous permet de travailler ou pas avec des dossiers. Évaluez l'impact des deux méthodes sur la bibliothèque et apprenez à y faire des modifications rapides.
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Transcription

Très souvent quand vous allez commencer à travailler sur des contenus de gestion documentaire SharePoint, vous allez certainement retrouver une vision qu'on a l'habitude de connaître sur tout ce qui est serveur de fichiers, à savoir l'affichage de dossiers, sous-dossiers, sous-sous-dossiers. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous l'avez constaté, pour peupler des bibliothèques j'aurais pu prendre un dossier complet avec des sous-dossiers, des sous-sous-dossiers et juste faire un cliquer-glisser pour venir le rapatrier dans une bibliothèque SharePoint. Et puis deuxième raison, c'est parce qu'historiquement les dossiers nous servent à quoi ? Eh bien, ils nous servent à ordonner, classer, catégoriser nos documents. Pour ou contre travailler avec les dossiers dans SharePoint, je ne compte pas entamer un débat houleux mais simplement pour vous montrer certaines possibilités ou restrictions d'utilisation ou non de ces fameux dossiers, fameux dossiers dont je vous répète que vous avez ici la possibilité de les rendre accessibles pour vos utilisateurs à la création d'un nouveau dossier ou pas, c'est qu'il y a bien une raison. Alors pour ceci, je suis revenue me positionner sur la bibliothèque « Procédures de service », et rappelez-vous, j'ai peuplé ces bibliothèques en venant faire du cliquer-glisser, donc j'ai un dossier dans lequel j'ai plusieurs documents et j'aimerais pouvoir continuer à alimenter ces différentes bibliothèques en exploitant un petit peu autre chose que cette vision de dossiers et sous-dossiers puisqu'en fin de compte ce ne sont que des procédures et que j'ai mis ça dans une bibliothèque qui s'appelle « Procédures », il n'était pas utile que je garde le dossier. Alors, sachez que déjà dans SharePoint l'affichage des dossiers, j'ai bien précisé l'affichage des dossiers, est une option d'affichage. Ce que je vais faire, dans un tout premier temps, je vous ai dit qu'on ne modifiait jamais les éléments par défaut, je ne vais pas modifier l'affichage *Tous les documents* par défaut mais je vais en créer un autre. Jusqu'à présent, je vous ai montré qu'à chaque fois vous pouviez faire *BIBLIOTHÈQUE*, *Paramètres de bibliothèque*, c'était pour vous apprendre le chemin. Maintenant, nous allons commencer à optimiser un petit peu notre travail et vous avez pu constater que j'ai la possibilité de visualiser les différents ou le simple affichage à partir d'ici. Donc si j'ai un affichage ici, j'ai systématiquement des petits points qui vont me permettre ou de modifier cet affichage ou de créer un autre affichage. Comme j'ai dit que je ne voulais pas modifier celui-là mais en créer un autre je vais faire *Créer un affichage* directement à partir de là que je vais baser à nouveau en prenant comme copie l'affichage standard *Tous les documents* et celui-là je vais l'appeler « sans_dossier ». Alors, vous verrez que j'ai l'habitude systématiquement de venir ajouter des underscores, n'oubliez pas non plus que chaque fois que l'on crée un affichage, il génère une URL, donc les caractères accentués, les espaces, toujours le même principe. C'est un affichage de type public. Je garde les mêmes colonnes. Je n'ai pas créé d'autres colonnes, et je suis obligée de garder ça. Par contre, ce qui m'intéresse c'est de vous le montrer en dessous des filtres. En dessous même de ce que je vous ai montré précédemment, c'est-à-dire le *Grouper par*, vous avez ce qui s'appelle *Dossiers* et ça va me permettre de choisir quoi ? Eh bien, d'avoir un affichage où classer dans les dossiers, ce qu'on a eu par défaut ou un affichage à plat, c'est-à-dire sans la vision des dossiers. Alors, je remontre cela une fois après avoir validé. Voilà ce que cela donne. Quel est l'avantage d'avoir un affichage comme ça ? C'est simple, maintenant, je veux créer une nouvelle colonne donc je vais venir toujours à partir de cet affichage, choisir *Modifier...* ou même pas car là il faut d'abord que je crée la colonne. Donc repartons dans les paramètres de la colonne. Je vais décider de créer une nouvelle colonne. J'ai toujours besoin d'une colonne de service. Or la colonne de service que j'ai créée tout à l'heure, je l'ai créée dans une autre bibliothèque. Nous verrons un peu plus loin comment optimiser le fait de ne pas être obligé de créer chaque colonne dans chaque bibliothèque. Donc je vais l'appeler à nouveau ici « Service ». Je choisis toujours un choix. Allez, je vais faire vite, là aussi, je vais mettre « Management », d'où l'intérêt de gérer toute la partie globalité que nous verrons un peu plus loin et on va faire « Qualité ». OK. Je ne veux pas de valeur par défaut et je n'ajoute pas ça à l'affichage par défaut. C'est bon. Tant que je suis ici et tant qu'à faire, autant que j'ouvre mon affichage qui s'appelle « sans_dossiers » pour ajouter la colonne de service. Maintenant que j'ai ma colonne de service, et c'est ça qui est intéressant lorsqu'on travaille à plat, a contrario c'est ici. Il aurait fallu que j'ouvre à chaque fois chaque dossier et chaque sous-dossier pour pouvoir qualifier la colonne code. D'ailleurs je n'ai même pas ajouté à l'affichage. Je n'ai pas dit que c'était impossible à faire mais que c'était plus long. Alors que maintenant, si je viens dans cet affichage-là, regardez, il ne me reste plus qu'à venir ici ouvrir l'affichage dit de *Modification rapide* pour venir rapidement, c'est le moment de le dire, choisir d'affecter les valeurs directement à partir de là. Si maintenant je venais modifier l'affichage des documents, à savoir ici je vais arrêter la modification, voilà, c'est fait. Maintenant, imaginons que j'aurais voulu faire ça sur cet affichage-là avec mes fameux dossiers, j'entends. Je viens ajouter ma colonne. Je viens faire *Modifier cet affichage*... logiquement, je n'aurais pas dû le faire mais c'est pour vous montrer. Donc j'enlèverai la colonne après, qui n'a aucun intérêt, c'est bien pour vous montrer la différence entre les deux… donc j'ai bien ma colonne. Maintenant si je passe ici en affichage *Modification rapide*, je vais pouvoir qualifier, ici, je suis d'accord, donc celui-là, celui-là, OK, mais ça je ne peux pas qualifier, ce n'est pas le dossier. Donc il va falloir que je fasse quoi ? Que j'ouvre d'abord le dossier… mais pour ouvrir le dossier, il faut que je fasse comment ? Eh bien, il va falloir que je rouvre le dossier donc que je repasse en affichage classique, que je vienne ouvrir le dossier ici pour repasser en affichage *Modification rapide*, je n'ai pas dit que ce n'était pas faisable mais j'ai dit que c'était beaucoup plus compliqué. Voilà pourquoi nous avons peut-être intérêt à travailler directement avec un affichage qui est sans dossier qui me permet de voir tout ceci à plat et non pas avec un affichage de dossiers tel qu'on pouvait le concevoir avant. Donc voilà pourquoi on a peut-être intérêt à passer directement avec quelque chose qui est vraiment une gestion SharePoint, c'est-à-dire une gestion à plat, à chaque ligne correspond un enregistrement, un fichier, un item et à chaque colonne correspond à proprement parler sa caractéristique ou sa métadonnée.

L'essentiel de SharePoint 2016

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Date de parution :29 mars 2017

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