Word 2013 : Les modèles

Travailler avec les composants QuickPart

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Explorez les autres options des composants Quick Part. Il s'agit notamment des éléments récupérés qui ne peuvent pas être associés à une galerie existante, d'une partie complète de documents portant sur une ou plusieurs pages, etc.
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Transcription

Afin de finaliser avec les Quick Parts, nous allons voir d'autres fonctionnalités qui sont à notre disposition, outre les blocs de construction que nous avons vus précédemment, pour ça je me place ici toujours sur l'onglet Insertion dans la catégorie qui concerne les Quick Parts, et j'ai à ma disposition quelque chose dont le nom va certainement vous rappeler quelques petits souvenirs, ce sont les insertions automatiques, les fameuses insertions automatiques que nous avions sur la version antérieure du type "Veuillez agréer Monsieur, Madame...etc," vous allez voir que nous allons pouvoir créer un bloc de construction, sans être obligé au préalable d'aller chercher la catégorie nous allons donc utiliser les insertions automatiques. Nous verrons également plus tard sur un autre document qu' on aurait pu travailler avec ce qui s'appelle les propriétés du document et les différents champs que l'on peut y insérer. Petite précision, malgré tout, voyez que "Propriété du Document" est grisé. Pourquoi ? Tout simplement parce que le document que j'ai ouvert est toujours à l'ancien format de fichier. À savoir que je suis ce qu'on appelle en mode compatibilité donc en .doc. Si je veux bénéficier de toutes les solutions dans les Quick Parts, il faudra au préalable, que je vienne ici dans l'onglet "Fichiers" et que je demande à Word de convertir ce document au nouveau format de fichier. Voilà qui est fait et il me donne quelques indications comme comment mon document va être plus léger, qu'il va bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Je n'ai plus qu'à confirmer pour récupérer immédiatement ici les propriétés dorénavant du documents. Mais ce qui m'intéresse dans un tout premier temps ce sont les insertions automatiques. Alors même si on n'a pas l'impression de créer un bloc de construction vous allez voir c'est exactement la même chose. Je viens sélectionnés ici la phrase "Nous vous remercions de nous avoir choisi", je reviens ici sur les Quick Parts, sur les insertions automatiques et regardez qu'il me propose déjà d'enregistrer la sélection dans une galerie. Cette galerie que bien évidemment je vais pouvoir à nouveau personnaliser, avec le nom, la galerie, ma catégorie, de la même façon qu'on a vu précédemment. Donc ça c'est une sorte de faire le petit parallèle avec ce que l'on avait sur les anciennes versions. Toujours pareil, je peux choisir d'enregistrer dans le fichier "Normal.dotm". ou d'enregistrer, dans ce qui concerne les "Building blocks.dotx". Alors moi je vais le laisser dans le "Normal.dotm". Je sais que je l'aurai systématiquement pour tous les nouveaux modèles. Et j'insère uniquement le contenu. Voilà comment j'ai récupéré à nouveau ici une insertion automatique que je vais bien évidemment avoir à ma disposition dorénavant dans tous les nouveaux documents avec son aperçu. Donc ça c'était pour les insertions automatiques. De la même façon, je ferme le document: je vais l'enregistrer et je reviens sur celui-ci pour parler d'autre chose. Rappelez-vous on a dit qu'on pouvait utiliser si on avait des termes qui étaient généraux, dans l'onglet "Accueil", la fonctionnalité qui s'appelle "rechercher-remplacer". J'aurais pu également pour certaines, par sa propriété et certaines fonctionnalités, ne pas venir saisir "titre" ici et là, comme à différents endroits de mon documents, mais venir plutôt y insérer ce qui s'appelle une propriété de documents, que je vais retrouver de la même façon ici dans les Quicks Parts au niveau des "Propriétés du document". Regardez, je peux demander à avoir le titre du document. De la même façon, dans mon entête, donc je reviens là, je reviens faire insertion de Quick Parts, de propriété et je viens chercher le titre. De la même façon j'aurais très bien pu rajouter ici dans mon pied de page, un non pas l'auteur mais plutôt, alors je vais le mettre là, venir ajouter ici par exemple ce qui correspond aux informations de la société. Que je vais pouvoir personnaliser immédiatement en disant que c'est la société, c'est pas "mon test", c'est "TESTCOM". Voilà qui est fait. Maintenant que je suis venu insérer à différents endroits ces propriétés de documents, il est évident que mes utilisateurs, quand ils vont venir renseigner le titre, à savoir ici, "Plan de Cours". Cette modification va être apportée à tous les endroits dans lequel je serais venu insérer cette propriété, mais également et c'est ça qui change, par rapport à ce qu'on avait utilisé, à savoir le "rechercher/remplacer", dans les propriétés du document et si je développe ici toutes les propriétés, regardez que j'ai bien récupéré le titre qui s'appelle "plan de cours", j'ai bien récupéré la société. Donc j'aurai pu venir utiliser à loisir dans mes différents documents et bien évidemment, pas là dans le document final, mais dans le modèle, tout ce qui peut être récupéré, en termes de propriété de documents. J'aurais pu même aller beaucoup plus loin et exploiter ceci par l'intermédiaire de ce que l'on appelle - je vais le mettre là, voilà - non plus des propriétés documents, mais tous les champs qui sont à ma disposition. Alors, champs qui peuvent être classées par automatisation, date et heure, liaison et renvoie, numérotation, publipostage, résumé, table et index et utilisateur. Et si je demandais par exemple ici d' insérer le nom d'utilisateur, je pourrais même définir l'apparence - c'est-à-dire la mise en forme, la casse: minuscule, majuscules - en disant: je voudrais par exemple les initiales en majuscules. Et donc je vais avoir à chaque fois ici des informations qui apparaîtront en fonction de l'utilisateur, non pas l'utilisateur qui est connecté ici, mais l'utilisateur qui est déclaré sur le poste. Donc voilà en fin de comptes, ces différents éléments que je vais avoir à ma disposition dans les Quicks Parts au sens large, des insertions automatiques, les propriétés de document, les champs et bien évidemment mes fameux blocs de construction.

Word 2013 : Les modèles

Familiarisez-vous avec l’utilisation des modèles dans Word. Évitez une saisie répétitive et bénéficiez d’un gain de temps considérable lors de la rédaction de vos futurs documents.

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Date de parution :9 juin 2016

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