​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Travailler avec les calendriers partagés

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Ouvrir, visualiser et travailler avec un ou plusieurs calendriers partagés, c'est possible ! Voyez comment procéder.
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Transcription

Voyons voir maintenant ce qui se passe une fois que mes collègues ont accepté ce partage et ont renvoyé par là même leurs calendriers comme étant maintenant partagés. Donc toujours ici à partir du module de Calendrier, je vais venir sur ce qui s’appelle ”Gérer les calendriers“ et je vais venir chercher à ouvrir le calendrier d’une personne. Donc je vais ouvrir le calendrier d’Augusto Simoes et de celui de Laurent Valente À partir de ce moment-là, je vais avoir sur la partie gauche de mon écran ce qui correspond à un groupe de calendriers par défaut qui s’appelle les « Calendriers partagés » Je décide de voir le calendrier de Laurent Valente. Je n’ai plus qu’à cocher cette case. Le temps qu’il synchronise, un petit moment. Voilà qui est fait. J’ai récupéré donc le calendrier de Laurent Valente, celui d’Augosto Simoes, et voyez que cette fois-ci je vois bien plus que leur disponibilité hein. Je vois réellement ce qu’ils font. Par contre, je ne peux pas modifier. Et pour cause, je ne peux pas modifier parce qu’ils ne m’ont donné que des droits en lecture sur mon calendrier. Mais si je voulais aller un peu plus loin. Je vais avoir la possibilité de venir changer les autorisations par défaut qui sont données lorsqu’on fait ce qu’on appelle du partage ici. Pour exemple, moi je vais vous montrer ce que j’ai fait sur mon agenda. Je vais donc me placer ici sur mon calendrier, afficher ses « Propriétés », et venir ici sur l’onglet qui s’appelle « Autorisations d’accès ». Et je vois en fin de compte que dans les « Autorisations d’accès », par exemple j’ai donné à Augusto Simoes des droits de « Relecteur ». La même chose au niveau de Laurent Valente. Et ça correspond à quoi ces droits de « Relecteur » parce qu’on ne connait pas obligatoirement les différents niveaux ? Bah, vous avez les détails systématiquement en bas, à savoir que on voit que le niveau « Relecteur » ça permet de lire tous les éléments, de n’en supprimer aucun, et d’écrire absolument rien. Moi j’aimerai aller un peu plus loin en termes de travail d’équipe avec notamment Augusto Simoes, bah regardez que même à posteriori, après avoir fait un partage simple, je peux revenir ici et changer ce qui s’appelle le « Niveau d’autorisation ». Alors, je vais pouvoir prendre des niveaux d’autorisation qui sont standards. Donc vous avez ici deux disponibilités qui comme je vous le rappelle est là par défaut hein, jusqu’à « Editeur » ou « Editeur principal ». Si je choisis « Editeur », par exemple. C’est pareil. Vous allez me dire oui mais ça correspond à quoi « Editeur » ? On a le détail. En termes de visibilité c’est « Tout ». Il peut créer des éléments, il peut voir bien évidemment les « Dossiers ». Par contre, ce qui m’embête un petit peu voyez vous c’est que il peut tous « Supprimer » les éléments. Moi je veux bien qu’il puisse supprimer ce qu’il aura créé, puisqu’il a le droit de créer. Mais par contre, pas supprimer les miens. Donc regardez que même si j’ai choisi un niveau d’autorisation prédéfini, je peux venir le personnaliser en changeant directement les différents points qui constituent ce niveau. Et du coup regardez, j’ai dit ici que je ne voulais qu’il ne supprime que les éléments personnels. Je suis passé sur un niveau d’autorisation qui est dorénavant « Personnalisé ». Et là je n’ai plus qu’à faire « Appliquer » et « OK ». Et nous allons bien évidemment voir tout de suite après dans l’agenda d’Augusto Simoes ce qu’il peut faire avec le mien. Nous voilà donc sur le calendrier d’Augusto Simoes. Je vous montre bien ici que c’est le bon utilisateur. Bien évidemment de manière à vous montrer ça de façon concomitante, là je suis dans la partie web d’Outlook, ce qui s’appelle Outlook Online ou Outlook.com. Donc qu’est ce qu’il va pouvoir faire ? J’ai dit que je lui donnais l’autorisation de créer des éléments. Donc regardez qu’il va pouvoir ici venir bah créer un nouveau rendez-vous, nouvel événement. Alors on va appeler ça un « événement un ». Voilà. Qu’on va positionner de 9 heures à 10 heures. Il enregistre, il aurait pu rajouter tout le type de contenu hein. Donc il a bien pu créer ici quelque chose. Par contre, moi j’ai dans mon agenda quelque chose que j’ai créée moi qui est un rendez-vous client. Bah regardez qu’il va pouvoir modifier cet élément là mais absolument pas le supprimer. Donc il peut revenir dessus, il peut rajouter des éléments, par exemple le rajouter un emplacement. On va dire que ça c’est à Balma. Voilà. Il va pouvoir « Enregistrer », mais contrairement à celui-ci où il aurait pu supprimer l’élément, vous voyez que sur mon élément personnel il n’a pas les droits. Me voici revenu sur le client Outlook de Sabine Paris et je vois bien quel est l’élément qui a été créé par Augusto Simoes. Donc voilà comment est-ce que je peux travailler avec des calendriers partagés. Définir en faisant un clic avec le bouton droit en affichant les « Propriétés » et en venant ici sur les niveaux d’autorisation, choisir quel est le niveau vraiment d’interaction que va avoir la personne avec notre agenda Bien évidemment, je pourrais également venir ici organiser tous ces calendriers. Comment ? En venant ici simplement sur la partie « Accueil », lui dire que je voudrais, moi ici, créer ce qui s’appelle un groupe de calendriers. Et si je crée un groupe de calendrier, d’abord je vais lui demander le nom. Ça va être « Mes collègues ». Et puis je vais pouvoir également peupler ce groupe. Alors, que ça soit avec des personnes, mais si votre entreprise par exemple a mis en ligne ce qui correspond à des salles, bah j’aurais pu créer un calendrier de groupe qui corresponde à toutes les salles disponibles. Et voilà en fin de compte comment maintenant je vais pouvoir dire: « tiens, je voudrais voir le calendrier d’Augusto ». C’est ce … bon il est déjà là, le calendrier de Jean Philipe, le calendrier de Laurent etc, etc. Et donc décocher cette partie-là, que je vais regrouper maintenant ici. Donc voilà en fin de compte la notion de « je partage mon calendrier, je définis les options, et comment j’ouvre et je traite des calendriers partagés ».

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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