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L'essentiel d'Excel 2016

Travailler avec la fonction SOMME

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Vous allez voir qu'il est possible de faire une somme sur l'axe des Z. Autrement dit, vous allez faire des calculs et utiliser des fonctions sur plusieurs feuilles.
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Transcription

Nous allons maintenant découvrir qu'il est possible d'utiliser des valeurs situées dans d'autres feuilles que celles dans lesquelles nous sommes présents pour faire des calculs, et qu'il est même possible d'utiliser des fonctions sur plusieurs feuilles. Alors, je vais vous demander d'ouvrir le classeur baptisé Gerer_Groupe_De_Travail_Et_Formules.xlsx que vous trouverez dans les sources de cette formation, Chapitre 4. Dans ce classeur, nous avons le mois de janvier, le mois de février, le mois de mars. Nous avons pour chacun de ces mois des magasins, un chiffre d'affaires et un cumul. Nous avons saisi des valeurs pour chacune de ces feuilles. Nous voulons maintenant dans le Trimestre, ici, obtenir le chiffre d'affaires trimestriel du magasin de Paris, du magasin de Lyon, du magasin de Bastia, du magasin de Nantes et du magasin de Marseille. Comment faire ça ? Eh bien, il faut savoir que lorsque, par exemple, ici dans Mars, pour le premier cumul, vous écrivez une formule du type =B2, Vous dites à Excel « je te parle de la cellule B2 de la feuille dans laquelle je me trouve. » En l'occurrence ici, le chiffre d'affaires de Paris. Maintenant il faut savoir qu'il est possible, au lieu de faire =cellule, eh bien nous pouvons faire =feuille!cellule, Qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire que dans ce cas-là, je lui dis « je te parle de la cellule B2 dans la feuille située à tel endroit » Et donc l'intérêt de ça, c'est que je peux aller chercher des valeurs qui ne sont pas forcément dans la feuille dans laquelle j'écris la formule. Exemple : je suis dans Trimestre 1, si ici j'écris =, je clique sur Janvier, puis je clique sur B2 ici, Ctrl+Entrée, voyez que là nous avons 100 000, Crtl+Entrée : j'ai bien 100 000. Si je viens dans Janvier et qu'à la place de 100 000, je mets 50, un, deux, trois, 50 000, quand je reviens dans Trimestre, j'ai bien 50 000. Là, je lui ai dit =Janvier!B2, ça veut dire « je ne te parle pas de la cellule B2 de la feuille Trimestre, je te parle de la cellule B2 de la feuille Janvier ». Et donc j'ai créé un lien. Sachant cela, je peux faire différents calculs, on pourrait faire =Janvier!B2, +, pourquoi pas, Février!B2. +, pourquoi pas, Mars!B2, Ctrl+Entrée, et là, j'obtiens bien le chiffre d'affaires trimestriel pour Paris. Le problème étant que si j'ai un grand nombre de feuilles, 48 mois au lieu de 3 mois, la formule va devenir un petit peu laborieuse à taper. C'est pour ça que tout ceci, eh bien je peux le faire grâce à la fonction SOMME. Nous savons que la fonction SOMME permet d'additionner verticalement. La fonction SOMME permet d'additionner horizontalement. La fonction SOMME travaille en cellules contiguës et en cellules non contiguës. Ce qui faut savoir en plus, c'est que la fonction SOMME est aussi capable d'additionner à travers plusieurs feuilles. Là, j'ai Janvier, Février, Mars, les onglets sont côte à côte. Essayez de percevoir ces onglets, eh bien, comme si les feuilles étaient superposées l'une à l'autre. J'ai Janvier, j'ai Février, j'ai Mars. Je vous parle de la cellule B2 de toutes ces feuilles. Si je peux faire SOMME de Janvier!B2 jusqu'à SOMME de Mars!B2, j'inclus toutes les feuilles comprises entre Janvier et Mars pour la cellule B2, et donc le calcul se fait. Eh bien, voilà comment on présente les choses. On dit, =somme, ouvrez la parenthèse, la feuille à partir de laquelle on veut commencer, :, la feuille jusqu'où on veut aller, !, la cellule que nous souhaitons prendre en compte. Et donc l'ordinateur sera capable de faire une SOMME sur l'axe des Z, c'est-à-dire sur l'épaisseur. Nous avons fait une SOMME verticale, donc sur l'axe des Y, nous savons faire des SOMMES horizontales, sur l'axe des X, Eh bien nous pouvons aussi faire une SOMME sur l'axe des Z, sur l'épaisseur. Je vais écrire ma formule avec des mots, le chiffre d'affaires (CA) du trimestre, est égal à quoi ? Est égal à la somme des CA mensuels. On va écrire mois, ce sera plus court, par magasin. Comment je traduis ça ? Ma première formule va se faire ici, dans B2. J'écris donc B2=somme, ouvrez la parenthèse, de la feuille janvier, jusqu'à la feuille mars. Et dans tous les cas, je prends quoi quand je suis dans la cellule B2 ? Eh bien je prends le chiffre d'affaires de Paris, c'est-à-dire, je prends !B2. Je ferme la parenthèse. Où est-ce que j'écris cette formule pour la dernière fois ? Je dois l'écrire pour Marseille, c'est-à-dire en B6. B6 est égal à quoi ? =somme, ouvrez la parenthèse, je veux additionner du mois de janvier jusqu'à où ? Je mets : pour dire « jusqu'à », jusqu'à mars. Et de janvier à mars, je veux prendre quelle cellule ? La cellule de Marseille, c'est-à-dire !B6. Je ferme la parenthèse. Je compare verticalement: B et B, c'est la même colonne, $ devant, 2 et 6, ce n'est pas la même ligne, donc ma formule, la voilà ! Je sélectionne maintenant absolument toutes les cellules dans la feuille Trimestre, je vérifie bien que je suis sur Trimestre. Je sélectionne toutes mes cellules. Là je fais =so, je double-clique sur SOMME, je dois aller chercher en premier Janvier, je clique sur Janvier. Maintenant je vois qu'en haut il y a écrit =SOMME(Janvier!, il s'attend à ce que je prenne un numéro de cellule, mais moi ce n'est pas ça du tout que je veux faire. Je veux lui dire que je veux aller jusqu'à Mars. Pour dire cela, j'enfonce la touche Shift, la grosse flèche pointe vers le haut, la touche Maj, ça dépend de l'appellation que vous lui donnez, Je la tiens enfoncée et maintenant je clique sur l'onglet Mars. Regardez, en haut, il y a écrit =SOMME('Janvier:Mars!' Maintenant, il faut que je lui spécifie quelle est la cellule qui m'intéresse. C'est celle-là : la cellule B2. Je pose mes $ avec F4, une fois, deux fois, trois fois. Je ferme ma parenthèse, Ctrl+Entrée. Et là donc, j'obtiens, eh bien, le chiffre d'affaires réalisé à Paris, en prenant toutes les cellules B2 de la feuille Janvier jusqu'à la feuille Mars. Alors, ça fonctionne très bien, sauf qu'il y a quand même un petit souci. Le petit souci, il est le suivant : la recopie s'est bien faite, j'ai bien des valeurs, j'ai même la possibilité, là, j'ai 273 000, si je viens dans Février, et que je mette par exemple ici 5 000, mon 273 000, il s'est transformé en 203 000. Donc tout fonctionne. Le problème que j'ai, c'est que, voilà ce qu'il se passe. Si je viens mettre par exemple la Feuille 5, là au milieu, et que, dans la cellule B3, j'écris 99 999, Je valide, je clique sur Trimestre, j'ai 302 999. C'est-à-dire que le contenu de la cellule B3 de la Feuille 5 a été pris en compte. Pourquoi ? Parce que dans ma formule je lui dis « tu additionnes de janvier à mars », sous-entendu, d'ici jusque là. Et donc, janvier à mars, ça veut dire tous les onglets déposés entre Janvier et Mars. Et donc, ma Feuille 5, elle est au milieu, et donc je prends la valeur qu'il y a ici, et là, j'ai une erreur. Alors, comment faire pour éviter cette erreur ? Eh bien, écoutez, il n'y a pas de solution miracle, parce qu'on ne peut pas empêcher le déplacement des feuilles, du moins à ma connaissance. Par contre ce qu'on peut faire, c'est faire ceci. Je clique sur Trimestre, Shift, je clique sur Janvier. Toutes les feuilles appartenant au même problème, je vais leur donner une couleur d'onglet différente. J'ai donc sélectionné tous mes onglets, je fais clic-droit, et là je vais venir sur Couleur d'onglet. Et je vais prendre par exemple l'onglet jaune comme ça. Je clique en dehors. Tous ces onglets ont maintenant la même couleur, je sais qu'ils ont un rapport les uns avec les autres. Si je viens mettre Feuille 5 au milieu, là, ça me saute aux yeux tout de suite, je me dis: « mais attends, qu'est-ce que fait cette feuille là au milieu, elle n'a rien à faire ici. » Donc je la supprime, je la déplace, de manière à ne plus être embêté. Voilà ! Vous savez maintenant tout, ou presque, sur la manière de travailler avec le groupe de travail.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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