Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Traiter les problèmes budgétaires

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Les problèmes budgétaires sont nombreux. Vous devez absolument y faire attention. Intéressez-vous à quelques-uns de ces petits problèmes courants que vous devez vérifier.
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Quand on y pense, le fait qu'un projet soit livré avec succès tient du petit miracle. Les modes de communication peuvent varier en fonction des personnes. Les risques sont nombreux. La prise de décision est parfois imprévisible, et les exigences du projet peuvent être absentes ou mal comprises. Et c'est sans parler des problèmes budgétaires. Je vous ai indiqué plusieurs gros problèmes budgétaires potentiels. Vous devez absolument y faire attention. Cependant, la plupart des projets sont confrontés à d'autres problèmes plus petits, qui peuvent néanmoins semer le chaos dans votre budget. Intéressons-nous à quelques-uns de ces petits problèmes courants que vous devez vérifier. D'abord, vérifiez les intervalles de temps de vos données de coût. Si vous n'obtenez pas vos informations au bon moment, vous ne donnez peut-être pas une image exacte de la situation. Et, si votre statut de budget est déséquilibré, vous ne pouvez pas prendre de décisions bien informées ou mettre en place les mesures correctives nécessaires. De plus, vérifiez que toutes les données de coût reçues correspondent bien au même intervalle de temps. Dans beaucoup d'entreprises, les mois civils et comptables sont en décalage de quelques jours. Éliminer les écarts entre les données collectées par mois civil et celles collectées par mois comptable peut être un vrai casse-tête, car ça ne marche pas. Assurez-vous que tous travaillent sur les mêmes intervalles. La deuxième petite chose importante à vérifier, ce sont les codes de coût attribués à votre projet dans le système comptable de l'entreprise. Des charges étrangères à votre projet ne doivent pas y figurer, sinon on pourrait croire, à tort, que vous avez dépassé le budget. Pire encore, il se peut que vos coûts de projet soient attribués en dehors du projet. Dans ce cas, vous pouvez penser que vous êtes en deçà ou dans le budget. Cependant, quand le propriétaire de ces codes de coût mal attribués va les découvrir et faire en sorte de les éliminer, vous risquez de voir une foule de charges atteindre vos comptes d'un seul coup. Si vous ne l'aviez pas prévu, vous pourriez avoir un gros problème. Donc, voici quelques vérifications rapides à réaliser pour veiller à ce que vos charges atteignent bien vos comptes. Vérifiez que tous vos frais liés aux prestataires sont bien comptabilisés. Vérifiez que tous les coûts des équipes techniques sont également bien enregistrés. Normalement, vous n'avez pas à vérifier au niveau de chaque membre. Si vous restez au niveau de l'équipe, en vérifiant un membre par équipe, cela devrait suffire. Si certains frais généraux vous sont facturés (téléphone ou temps de gestion), vérifiez qu'ils apparaissent bien dans vos rapports. Vous devez également noter à quelle fréquence ces charges sont affectées : de manière hebdomadaire ou mensuelle. Dans certains cas, cela peut être par trimestre. Vérifiez que vous savez quand ces charges arriveront. Troisième élément pour confirmer l'intégrité d'un budget : vérifier que tous les achats y figurent. Comme dans le cas de l'électricité pour cuire le gâteau, parfois certains éléments sont oubliés dans les estimations reçues mais apparaissent dans la facture portée à votre compte. C'est notamment le cas dans les entreprises matricielles, où tous les achats ne sont pas approuvés en détail. Ce sont de petites choses, mais qui peuvent faire la différence. Ces vérifications administratives du budget et des dépenses peuvent vous éviter de nombreuses soirées à essayer de décrypter les données de dépenses. Mieux vaut prendre le temps en amont et vérifier les éléments que de regretter de ne pas l'avoir fait quand vous devrez parcourir des pages de rapports pour repérer ces éléments silencieux et nuisibles.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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