Word 2013 : Les options de collaboration

Traiter les modifications

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Apprenez à gérer les acceptations ou les refus de modification. Vous allez aussi valider la version finale du document.
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Transcription

Maintenant que nous avons vu l’importance capitale que revêt le fait d’accepter ou de refuser ces modifications, voyons voir comment réaliser tout ça. Alors déjà, premièrement, histoire d’avoir une vision un peu plus claire que celle qui correspond à toutes les marques ici, de passer directement dans chaque élément sur le côté, vous allez avoir la possibilité d’afficher, ce qui s’appelle : « un volet de vérification verticale », il apparaîtra donc ici. Et vous retrouvez d’ailleurs ce que je vous avais montré précédemment quand on a fait combiner ou comparer des documents. Mais vous pourriez également décider de l’afficher de façon horizontale. Il viendra se placer en dessous de votre document et vous pouvez bien évidemment retravailler les différentes zones. Donc voilà comment est-ce que déjà vous pouvez visualiser et quand je dis visualiser, ça veut dire également intervenir, parce que je vais pouvoir venir me placer à chaque fois sur un élément ici, en l’occurrence ici par exemple, sur la partie qui a été insérée. Et si je fais un clic avec le bouton droit, regardez que j’ai la possibilité d’accepter l’insertion, de refuser l’insertion, d’arrêter le suivi des modifications, donc première possibilité d’action par l’intermédiaire de ce « volet de révisions ». Deuxième possibilité. Venir travailler directement ici, dans cette partie-là. Et si vous regardez à quoi correspond les différents éléments, bah moi par exemple, je peux me mettre ici. Ça correspond à ça. Et faire un clic avec le « bouton droit », là dans le document, « Accepter », « Refuser », « Arrêter le suivi des modifications ». Et puis je peux continuer à le faire directement ici en venant à nouveau faire un clic-droit en disant « Accepter », « Refuser » et « Arrêter le suivi des modifications ». Donc voyez qu’on a plusieurs emplacements pour pouvoir le faire. On peut également, et si on n’a pas l’affichage, voyez des révisions qui sont ici, parce qu’on est sur un affichage avec les marques simples par exemple, lui demander de passer à la révision suivante. Donc dès que je vais faire ça, voyez qu’il continue sa déclinaison sur le côté qui est le « volet de révision ». Si ce n’est que là, on a une indication supplémentaire par l’intermédiaire du « Ruban » et de ses fonctionnalités. J’ai la possibilité de lui dire : « je veux accepter la modification sur laquelle je me trouve » et passer à la suivante, d’accepter cette modification, d’accepter de façon générale toutes les modifications du document, d’accepter toutes les modifications du document et partir du principe que notre document est terminé. Donc on arrête le suivi. De la même façon, je vais avoir ça avec l’action Refuser. Si je viens ici, je vais avoir la possibilité de refuser cette modification et de passer à la suivante, de refuser la modification et de rester à l’emplacement où je suis, de refuser d’un bloc toutes les modifications, de refuser d’un bloc toutes les modifications et d’arrêter le suivi. Donc voyez que vous allez avoir à chaque fois plusieurs possibilités d’actions. Alors moi, j’ai l’habitude de travailler mais chacun verra en fin de compte midi à sa porte avec l’affichage de toutes les marques. Pourquoi ? Parce qu’on va avoir en plus la possibilité de filtrer par type de marque. A savoir que, est-ce que ce sont les commentaires, les annotations manuscrites ? Si je suis sur un périphérique qu’il accepte, est-ce que ce sont les insertions, et les suppressions ? La mise en forme ? Je peux visualiser et traiter l’affichage des bulles qui se trouvent ici sur le côté, de façons différentes, en disant : « je vais afficher les révisions dans les bulles, afficher toutes les révisions dans le texte, afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles ». Donc vous voyez que j’aurais pu dire : « toutes les révisions dans les bulles. » Et je vais avoir des indications supplémentaires que je n’avais pas tout à l’heure. Je vais pouvoir à nouveau lui dire : « remets-moi toutes les indications de révision dans le texte ». Et donc je me libère de ce volet ici sur le côté. Je vais revenir à ce que l’on avait initialement, donc afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles. Mais je pourrais également, si, et ce n’est pas le cas sur mon document parce que je n’avais pas assez de possibilité de travailler avec plusieurs utilisateurs, sans que ce document soit sur le « Cloud », ce qui sera notre cas tout à l’heure. Mais j’aurais pu également dire : « mais moi, je voudrais voir par relecteur, c'est-à-dire, par personne. » Donc si je voulais voir en fin de compte que les modifications qui ont été apportées par Nathalie Roussell, il suffirait que je décoche ici et je n’aurais plus les modifications apportées par mes autres utilisateurs. Donc voyez qu’à nouveau ce sont des filtres qui me permettent encore une fois de gérer de façons différentes la relecture et surtout les actions que je vais faire en termes d’acceptation ou de refus. C’est ce que je vais faire ici. En l’occurrence, voilà, je n’ai pas le choix, de toute façon sur celle-ci, c’est ma responsable qui me dit qu’il faut absolument que j’enlève ceci. Donc je vais faire « Accepter ». Et je passe à la suivante. Par contre, étant donné que je suis arrivé à la fin de mon document, ce sera à moi de me remettre sur celle-ci et je reviens sur celle-là pour dire non à celle-là, je n’en veux pas. Je ne veux pas que ça soit ici. Je vais expliquer à ma responsable que je vais le mettre, mais dans une pièce jointe. Donc je fais « Refuser la modification ». Et voyez qu’au fur et à mesure, j’ai de moins en moins d’éléments qui apparaissent. Donc ici, par exemple, je vais dire : « Ok, moi, celle-ci, de mise en forme, je l’accepte ». Voilà. Et j’ai bien au fur et à mesure, le nombre de la révision qui apparaît ici. Donc là, il a eu une modification en termes de champ, puisque c’est un champ qui était inséré. Donc celle-ci je vais dire : « Accepter » également. Là, étant donné que j’avais un lien hypertexte en terme de mise en forme, je vais la refuser celle-là. Et il ne me reste plus en fin de compte que celle qui correspondait à ici, que je vais accepter. Et cette fois-ci, je vais lui dire : « mon document est terminé. J’accepte toutes les modifications et j’arrête le suivi ». A partir du moment où je n’ai plus du tout de révision ici, et vous pourrez réactualiser l’affichage au cas où, ça veut dire que cette fois-ci, le document, il est prêt pour être diffusé vers l’extérieur. Donc voilà en fin de compte comment est-ce que vous pouvez visualiser et puis trier, filtrer. Vous voyez que vous avez exactement la même chose ici, toutes les marques de révision sur un document qui soit un long document.

Word 2013 : Les options de collaboration

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Date de parution :14 juin 2016

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