L'essentiel de OneNote 2016

Tirer parti d'une réunion Outlook

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Exploitez les éléments d'une réunion Outlook comme les participants, l'objet, le contenu ou les pièces jointes. Récupérez-les automatiquement dans une page OneNote.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons voir ensemble l'interconnection qu'il existe entre Outlook et OneNote. Alors pourquoi ces deux logiciels ? C'est dans Outlook généralement, que je planifie mes réunions, que j'invite des participants, que je mets du contenu. Et puis, c'est dans OneNote que généralement, je vais prendre des notes. Donc vous allez voir qu'est ce qui se passe lorsqu'on associe les deux. Pour ceci, je suis ici, dans ma section qui s'appelle « Réunions ». Et rappelez-vous que j'ai créé une page par défaut dans cette section qui est donc ici, la représentation de ce qui est important pour moi, pour la réunion. J'aurais très bien pu également venir commencer le contenu à partir d'une page vierge. Je ne suis pas obligé d'utiliser des modèles, qu'on soit bien clairs. D'ailleurs, pour la toute première fois, je vais créer cette réunion sur une page vierge sans modèle, ici dans la section « Communication ». Qu'est ce qu'il faut que je fasse ? Je suis dans OneNote, il faut que j'aille chercher des informations concernant mes réunions dans Outlook. Je vais pouvoir le faire par l'intermédiaire de l'onglet « Accueil ». Et dans la partie qui se trouve tout à fait à droite de cet onglet, vous avez la première chose qui m'intéresse qui s'appelle « Réunions », Récupérer les détails d'une réunion. Je vais bien évidemment avoir dans un tout premier temps les propositions de ce qui a eu lieu aujourd'hui. Je pourrais ouvrir une autre réunion d'un autre jour, et passer d'un jour à l'autre jusqu'à trouver la réunion qui m'intéresse. J'aurais pu également ouvrir le navigateur de dates pour aller chercher directement une réunion en particulier, donc je peux naviguer en fin de compte dans mon agenda. Je reviens ici, et celle qui m'intéresse, moi, c'est la réunion de service. Je n'ai plus que maintenant à insérer les détails de cette réunion. Alors voyons voir quels sont ces détails. On va lui laisser faire son travail. Ça ne saurait tarder. Voilà qui est fait. En fin de compte, il y a plusieurs choses. Premièrement, c'est ce qu'il récupère en terme de titre, ça correspond en tous points à ce que j'ai marqué en terme d'objet dans Outlook. Bien évidemment la date, ce qu'il me convertit auomatiquement en titre. Il m'a également ici rajouté des éléments qui sont la date et l'heure du début de la réunion. L'emplacement, si je l'avais renseigné bien évidemment dans Outlook, en l’occurrence c'était mon cas, c'est dans la salle Rabelais. J'ai ici ve qui correspond à un élément vers Outlook. C'est-à-dire que si je clique ici, je vais me déplacer où ça ? Eh ben directement dans la réunion coté Outlook, et ce qui me permet de vous montrer qu'est ce qui a été renseigné dans Outlook. A savoir l'emplacement, l'objet, mais également du contenu, et des pièces jointes. Voyons voir maintenant qu'est ce que je récupère dans le détail. J'ai ici le contenu, c'est à dire le corps de mon invitation, et si je le développe, j'ai bien le message : Vous trouverez ici les informations, etc. Je peux réduire. J'ai également le contenu, à savoir que lors de la création de ma réunion, j'ai également rajouté une pièce jointe. Donc ce qui fait que bien évidemment, peut être que pour moi, c'est intéressant d'aller voir la pièce jointe à partir des informations qui sont récupérées dans OneNote. Et puis je vais de la même façon avoir ici la liste des participants, je vais pouvoir lui demander de le réduire ou de le développer suivant bien évidemment le nombre de participants avec un lien direct vers les différents participants pour pouvoir ne serait-ce qu'envoyer directement un mail. Et puis bien évidemment, il a récupéré toutes les informations qui concernent la réunion, mais si je le récupère dans OneNote, c'est pour prendre des notes. Donc regardez qu'il m'a automatiquement généré ici une zone prête à venir rajouter mes notes, ça va être par exemple : Pensez au traiteur. Puisque c'est un événementiel de type séminaire, c'est vrai qu'il serait judicieux d'y penser. Je vais donc revenir maintenant ici dans la section qui s'appelle « Réunions » pour vous montrer que je vais avoir exactement la même chose, mais cette fois-ci à partir du modèle. Donc je reviens récupérer toujours les détails de ma réunion ici. Et automatiquement à nouveau, il a récupéré le nom de ma réunion, la date et l'heure. Ici il est venu rajouter les informations qui sont exactement les mêmes, nous avons bien vu, que celles qu'il m'avait proposées précédemment. Et puis j'ai toujours mon modèle avec les éléments supplémentaires que j'avais prévu à la création du modèle de page directement dans OneNote. Donc voilà comment on a tout intérêt à exploiter cette relation dans un tout premier temps entre Outlook, la gestion de la messagerie et notamment des calendriers, et OneNote, pour une prise de notes optimisée. Parce qu'il ne me reste plus qu'à rajouter maintenant les informations dont on parlait. Donc là ici : Traiteur. Mais j'aurais très bien pu le rajouter également ici dans mes tâches. A savoir : Pensez au traiteur. Mais également à toute la partie Éclairage. Etc, etc. Et rappelez-vous que tout ceci, ce sont bien des indicateurs. Ici la partie éclairage c'est fait. Voilà ce qui me reste à faire. Donc voilà comment on peut vraiment tirer partie de ces deux logiciels conjointement.

L'essentiel de OneNote 2016

Passez à la prise de notes numérique avec OneNote. Abordez les types de saisie et d'insertion, et classifiez les informations recueillies pour une utilisation simplifiée.

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Date de parution :11 janv. 2017

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