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Excel 2016 : Astuces et techniques

Tirer parti des segments

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Vous allez apprendre à utiliser des filtres visuels et proactifs avec les outils Segments d'Excel 2016.
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Transcription

Bien analyser les données, c'est une bonne chose, maintenant j'aimerais les visualiser de façon plus claire, plus visuelle, plus graphique. On sait très bien que rajouter des champs dans un tableau croisé dynamique, ça devient rapidement indigeste au bout d'un certain temps, donc je vais nettoyer tout ça, en fin de compte. Je vais enlever tout ce qui correspond au types de produits, aux commerciaux, aux agences. Et je vais me garder, en tout et pour tout, mes pays, et ce que ça a généré en termes de chiffre d'affaire. Et puis je vais venir utiliser quelque chose, que je trouve ici dans les outils de tableaux croisés dynamiques, sur la partie analyse qui concerne les segments. Bon alors, c'est quoi un segment ? Qu'on soit très clair et démystifions tout ça, ce ne sont ni plus ni moins que des filtres graphiques visuels, qui représentent les différents champs que vous avez à votre disposition. Donc je vais prendre ici le champ qui s'appelle année. Là je vais prendre ce qui correspond à mes agences, à mes produits ou même à mes types de produits et à mes types de clients. Et voilà ce que ça va me donner. Des éléments qui sont des éléments graphiques, que bien évidemment je vais pouvoir travailler en termes d'éléments objets, c'est-à-dire qu'ils arrivent automatiquement avec un onglet spécifique, sur lequel vous pouvez changer les modèles en termes de couleur, vous pouvez même en créer pour les cellules, pour les tableaux, pour les tableaux croisés dynamiques. Je vais pouvoir travailler avec toutes les options qui permettent d'aligner, de répartir, de gérer le premier ordre, le deuxième ordre, travailler sur la largeur, sur la hauteur, bref, travailler vraiment sur des objets à part entière. Et puis, bien évidemment, je vais pouvoir travailler de façon un peu plus simple, j'allais dire, avec mes différents filtres, puisqu'en fin de compte, ces segments ne sont ni plus ni moins que des filtres. Donc je vous montre le résultat. Ici, j'ai mon résultat pour toutes mes années, tous mes types de clients, toutes mes agences. Je vais peut-être également rajouter mes commerciaux, vous voyez que je peux venir, à tout moment, rajouter un segment de plus. Voilà, donc je vais prendre mes commerciaux également. J'organise tout ça, histoire que ça soit un peu plus joli, un peu plus clair. Et là ça va me permettre de faire du filtre avec un élément ou plusieurs éléments, puisque c'est une nouveauté de la version 2016. À savoir que là, par exemple, je voudrais voir monsieur Gay, ici. Vous voyez que je n'ai le résultat que de monsieur Gay. Par contre, si je viens enlever le filtre, et que je dis, moi ici, ce qui m'intéresserait, c'est de faire du filtre multicritères sur les grands comptes et sur les PME. Voilà ce que ça va me donner. Alors, ceux-ci ce sont des éléments de filtre, qui me permettent de voir les résultats que j'ai obtenu, par rapport aux éléments filtrés. Mais ça, vous allez me dire qu'on avait déjà ça dans les tableaux croisés dynamiques. Là où ça devient plus intéressant, c'est qu'on a vraiment une notion de voir à travers les données. Non pas simplement visualiser les résultats que nous avons, mais si je prends, par exemple, ici les PME, je vais m'appercevoir que les PME, tout le monde a travaillé sur les PME. Par contre, je n'ai eu aucune vente concernant les PME, ni à Albi, ni dans le Tarn, ni à Barcelone, ni à Madrid. De la même façon, si je viens regarder à quoi correspondent les ventes de monsieur Labetoule, je m'aperçois que monsieur Labetoule a travaillé sur tous les types de clients, c'est bien, mais il y a des villes dans lesquelles il n'a pas travaillé du tout. Donc ça me permet d'avoir une vision un peu plus proactive, ce qui me permet de voir, en l'occurrence, les matières à amélioration. Monsieur Vernhes, vous voyez, il n'a pas réalisé de contrat de maintenance, ni de développement et la seule activité, la seule cible marché, sur laquelle il travaille, c'est la partie institutionnelle. Vous voyez que ça me permet d'avoir une vision différente et surtout très rapide. On va voir également quel est l'objectif de ces filtres hyper rapides, c'est d'obtenir un résultat, et ce résultat, on va pouvoir venir le développer. Moi ce qui m'intéresserait, c'est d'avoir pour mon année 2015 et 2016, donc voilà, et voilà, les résultats tous pays confondus, et tous commerciaux confondus. Ici, après avoir appliqué de façon très rapide mes différents filtres, je me place sur la cellule de résultat. Vous savez qu'Excel, pour obtenir un résultat, il lui faut une fonctionnalité très dure à réaliser, c'est-à-dire un double clic, J'ai fait un double clic et Excel m'a fait un export. Alors attention, là on ne parle plus de dynamique, c'est un export à l'instant T. Si je devais le reproduire après qu'il y ait eu des mises à jour, il faudrait que je réalise à nouveau ce double clic. Mais si on vous a demandé, par exemple, la liste des ventes, toutes valeurs confondues des années 2015 et 2016, voilà ce que j'obtiens très rapidement, donc je peux l'envoyer par mail, je peux l'imprimer. Si je n'ai plus besoin de cette feuille, il suffira que je fasse un clic droit pour la supprimer. Et peut-être que je vais pouvoir recommencer mon analyse, parce que finalement c'était l'année qui correspondait non pas à l'année 2015/2016 qu'on me demandait, mais à l'année 2010. Et vous voyez que je permets rapidement la génération non pas simplement de visualisation de tableaux croisés dynamiques, mais d'extrapolation, en fin de compte, de ces domaines. Petit exercice de synthèse de ce qu'on a vu précédemment. Les tableaux, la validation de données, les segments, bref, comment analyser ces données. J'ai ici le journal de la formation, avec la liste des cours, bref, tout ce que j'ai déjà mis en place comme étant des paramètres. Et je viens donc rajouter un cours supplémentaire, ici dans cette cellule, donc j'utilise mon "CTRL+;" pour la date. Je vais mettre cette formation en date du 25 février. C'est mon utilisateur qui est mon utilisateur test. Je viens choisir parmi les formations proposées, le formateur qui n'est pas obligatoirement lié, la preuve en est, sinon j'aurais réalisé ce qui s'appelle une fonction de recherche. Avec quelque chose qui me dit si le cours est suivi ou pas. Si je suis en échec ou en réussite, ou si c'est prochainement, et puis pour l'instant je n'ai pas rajouté de notes. Donc voilà comment rapidement j'ai pu rajouter des données, les mettre à jour. Et puis, j'ai ici mes différents segments. Et ces segments vont me permettre de voir, par exemple, quels sont les cours qui n'ont pas encore été suivis. Vous voyez que là, je vais utiliser ces segments, pour voir ce qui correspond à la ligne que je viens de mettre en place. Si je voulais maintenant visualiser tout ce qui correspond à trucs et astuces, je vois, en fin de compte, le détail de cette partie là. Petite différence par rapport à ce qu'on avait vu précédemment, je suis venue mettre en place tout ceci non pas sur un tableau croisé dynamique, mais sur un tableau.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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