Écrire des e-mails professionnels

Tenir un discours positif

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Pour convaincre les destinataires, il y a quelques règles à appliquer. Rédigez vos e-mails en utilisant des propos et des termes positifs autant que possible.
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Transcription

Quand vous commencez à rédiger un email, il faut avoir un état d'esprit constructif. Vous cherchez à obtenir qu'une action se fasse correctement et rapidement. C'est rarement le cas quand on blâme, quand on inquiète, quand on réprimande, ou quand on menace son interlocuteur. Tout cela doit se refléter à travers le vocabulaire employé qui doit être connoté positivement autant que possible. Autrement dit, chaque terme choisi doit être encourageant, chaque terme doit être sti-mu-lant. Voilà quelques exemples de verbes positifs: Aider, Accueillir, Accéder, Bénéficier, Confier, Disposer, Encourager, Faciliter, etc... Des adjectifs positifs: Abondant, Accessible, Agréable, Beau, Bénéfique, Bienvenu, Bon, Capable, Confiant, Efficace, Exaltant, etc... Et des noms positifs aussi: Assurance, Bonheur, Consécration, Couronnement, Enthousiasme, Exaltation, Harmonie, et j'en passe. On pourrait enfin ajouter quelques adverbes. Abondamment, Bien, Chaleureusement, Grandement, Ensemble, Pleinement, pour ne citer que quelques exemples. Avez-vous perçu à leur écoute ce sentiment agréable qu'ils suscitent, lié à une réussite personnelle, une grande satisfaction ? Cette positivité du vocabulaire va vous aider à convaincre. Grâce à ces termes, vous allez suggérer du plaisir. Au contraire, si vous employez des mots connotés négativement, vous allez provoquer un certain malaise chez votre lecteur. Il baignera dans un climat hostile à l'action. Par exemple, que vous insipire cette phrase: J'espère que vous ne désapprouvez pas ce que j'ai fait. Inconsciemment, son auteur incite son correspondant à trouver des raisons de ne pas approuver. Il aurait été beaucoup plus productif et convainquant de demander directement après votre argumentation: Approuvez-vous ce que j'ai fait? De même, si vous envoyez un email de candidature commençant par: «Je manque d’expérience» ou, «Je suis conscient de ne pas avoir fait les études nécessaires», vous ruinez toutes vos chances en vous dévalorisant vous-même aux yeux de votre correspondant. Voici une liste de mots négatifs qu'il vaut éviter dans un email : Alerter, Angoisser, Baisser, Colère, Craindre, Danger, Déplorer, Déranger, etc. Quand on entend ce genre d'énumérations, notre bonne humeur est aussitôt mise à mal. Cela nous incite à avoir une vision négative des choses. Bien sûr certains vous paraîtront indispensables, à un moment, ou à un autre dans votre correspondance. Le réflexe est de voir si vous pouvez transformer la phrase toute entière en quelque chose de positif. Par exemple, au lieu d'écrire: Ne perdez pas le moral. Vous écrirez : Gardez le moral. Au lieu d'écrire: À cause de la conjoncture défavorable, nos affaires ont périclité. Vous pourriez tourner la phrase de la façon suivante : En dépit d'une conjecture peu favorable, nous espérons des signes de redressement. Surtout, éviter de mettre une double négation dans vos phrases. Plutôt que d'écrire : Ce n'est pas sans raison. Écrivez : C'est justifié. Je ne la crois pas incapable. par exemple, deviendrait tout simplement : Je la crois capable. Vous voyez ? Pour finir, même quand vous devez porter un jugement négatif sur quelque chose, en particulier si vous vous adressez à une personne extérieure à l'entreprise, atténuez-le en disant que c'est votre point de vue : « à mon avis », « il me semble que », « pour ma part ». Voilà, je pense que vous avez saisi maintenant ce dont je parle, il ne vous reste plus qu'à l'appliquer.

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