Excel 2013 : L'analyse de données

Synthétiser avec l'outil Consolider

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Dans cette vidéo, vous verrez comment consolider de grandes bases de données en un tableau précis et synthétique.
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Transcription

Durant cette session, nous allons voir ensemble comment utiliser l'outil Consolider dans Microsoft Excel. Il s'agit si vous voulez de l'ancêtre du tableau croisé dynamique si vous ne voulez pas utiliser le tableau croisé dynamique pour une raison ou pour une autre alors l'outil Consolider est une très bonne alternative. Commençons directement par un exemple. Là j'ai trois feuilles qui correspondent aux trois premiers mois. J'ai des Pour février j'ai des modèles dont un qui est différent avec des montants et pour mars j'ai d'autres modèles avec une ligne supplémentaire. Le but de la consolidation consiste à réunir toutes les données en un tableau unique. Je peux le faire dans cette feuille ou je peux tout à fait créer une nouvelle feuille pour y arriver. Pour le faire j'ai juste à aller dans Données et choisir Consolider. Et là je dois sélectionner à chaque fois mes bases de données. Je retourne dans janvier. Et là je peux utiliser la souris vu que la base de données est plutôt petite. Clic-gauche enfoncé, je déroule, je lâche. Partons du principe que vous ayez une très grande base de données. Pour pouvoir tout sélectionner rapidement vous pouvez faire un clic-gauche en haut à gauche de votre base de données puis si vous êtes sur PC maintenir la touche Ctrl enfoncée ou sur Mac maintenir la touche Cmd enfoncée. Ctrl/Cmd+majuscule flèche de droite et pour décembre Ctrl/Cmd+majuscule flèche du bas. Et là vous sélectionnez toute votre base. Une fois que c'est fait vous pouvez cliquer sur Ajouter et aller à la feuille suivante. Ici nous avons de la chance, la base de données a la même taille. J'ai juste à cliquer sur Ajouter. Pour mars elle est un peu plus grande, ce n'est pas grave je peux répéter la commande. Je clique dans l'angle Ctrl/Cmd+majuscule droite. Ctrl/Cmd+majuscule flèche du bas et je peux faire Ajouter. Maintenant que j'ai toutes mes bases de données, je vérifie s'il y a des étiquettes et c'est bien le cas. J'ai des en-têtes de colonne et des en-têtes de ligne. Je coche donc les deux cases. Pour conclure, je dois vérifier que j'ai bien la bonne fonction. Là je souhaite faire la somme de tous les montants donc j'utiliserai bien la fonction somme mais j'aurais pu tout à fait choisir autre chose. Là je peux faire Ok. Ici j'ai cet affichage parce que la colonne n'est pas assez grande. Je double-clique ici, c'est bon. Et là qu'importe les différents modèles et les différents montants : il réunit tout dans un tableau synthétique. Ça c'est pour un exemple assez facile. Partons sur un exemple un petit peu plus complexe. Sur cette feuille, j'ai les données qui correspondent à un premier site et sur cette feuille des données qui correspondent à un deuxième site. Si je souhaite consolider, je dois d'abord me poser la question : qu'est-ce que je souhaite afficher ? Mettons que je souhaite afficher des montants en fonction de clients. Tout d'abord, assurez-vous de copier le fichier sur lequel vous êtes. Vous allez travailler sur la copie pour éviter toute erreur. Une fois que vous êtes sur la copie vous pouvez sélectionner la colonne avec des résultats qui sont dus à des formules. Là comme il s'agit d'un montant final, on peut supposer qu'il y a une formule qui me permet d'obtenir ces résultats. Nous allons convertir ces nombres. Clic-droit. Copier. Clic-droit. Coller les valeurs. Cela me permet d'avoir dans toutes les cellules les nombres et de pouvoir les manipuler plus facilement. Ensuite j'ai juste à supprimer toutes les colonnes que je juge inutiles. Moi je souhaite conserver les clients donc je peux supprimer toutes les autres. Je clique sur celle-ci, qu'importe que je sois sur PC ou sur Mac je peux faire Ctrl moins. Je sélectionne toutes ces colonnes, Ctrl moins. Pareil pour celle-ci. Je reproduis strictement la même manipulation pour l'autre feuille. Je clique ici. Je m'assure de fiabiliser cette colonne donc je clique dessus, clic-droit, Copier, clic-droit Coller les valeurs. Ici pareil je supprime la colonne, Ctrl moins. Même manipulation ici. Et encore une fois Ctrl moins. Vous devez vous assurer d'avoir à peu près les mêmes en-têtes, la même logique. Là j'ai bien des clients, des montants. Des clients, des montants : c'est bon, je peux consolider. Encore une fois je peux le créer soit dans la même feuille, soit dans une autre feuille. Pour l'exemple je vais le recréer ici. Je retourne dans Données, je vais dans Consolider. Et là je vais re-sélectionner mes bases de données. Je vais prendre celle-ci. Clic-gauche ici, Ctrl/Cmd+majuscule droite, Ctrl/Cmd+majuscule flèche du bas. Je peux faire Ajouter. Je fais la même chose avec le premier site. Je clique Ctrl/Cmd+majuscule droite, Ctrl/Cmd+majuscule flèche du bas. Ajouter. Je souhaite bien faire une somme donc je laisse cette option et je coche bien ligne du haut et colonne de gauche. Je fais Ok. Je pense à agrandir la colonne, double-clic et là à partir de bases de données qui étaient immenses, j'arrive à obtenir un tableau précis et synthétique. Vous savez désormais comment utiliser l'outil Consolider dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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