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SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Synchroniser des listes de type tâche

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Découvrez comment visualiser et exploiter des listes de tâches d'équipe dans votre logiciel de messagerie Outlook. Il s'agit de tâches créées dans SharePoint.
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Transcription

Lorsque l'on travaille dans un site collaboratif, et c'est l'objectif de ces sites d'équipe, certes il peut être intéressant de partager des informations de type document, mais peut-être également d'autres types d'information, comme peut-être des choses à réaliser au niveau de l'équipe. C'est donc ce que j'ai créé ici dans mon site par l'intermédiaire d'une liste des tâches que j'ai appelée « Actions » qui correspond aux tâches qui incombent à l'équipe dans sa globalité. Attention, je ne parle pas des tâches dans Outlook, qui sont mes tâches. Ici j'ai bien la possibilité de créer différentes informations comme ça a été réalisé ici, des actions à faire, bref des tâches, que je pourrai continuer à alimenter avec différentes informations comme le nom de la tâche, la date de début, la date d'échéance, à qui cette tâche est assignée, le pourcentage d'achèvement, s'il y a des prédécesseurs, et l'état de la tâche. Ça, ça a été créé côté SharePoint. Je pourrais bien-sûr travailler directement dans SharePoint en venant ouvrir ici une tâche, comme celle-ci, par exemple, en lui demandant de modifier la tâche et en disant : j'ai commencé à travailler, je suis à 25% d'achèvement de la tâche. Vous voyez que j'ai pu ouvrir une tâche que j'avais assignée à Sabine, pour la simple et bonne raison qu'on est là vraiment sur du travail collaboratif. Ce n'est pas exclusivement Sabine qui a réalisé cet élément-là, même si c'est possible dans la réalité des faits. C'est vraiment un emplacement global pour mettre des choses à faire. Peut-être qu'également moi j'aimerais avoir cette vision de choses à faire dans un autre contexte qui n'est pas celui de SharePoint. Où est-ce que l'on gère également des tâches ? Côté Outlook. Je vous montre, dans un premier temps, que côté Outlook, je n'ai pas, pour l'instant, de tâche dans ma liste des tâches. Vous voyez que pour l'instant je n'ai absolument rien. Mais j'aimerais bien avoir cette visualisation, donc cette synchronisation, un peu comme on l'a vu sur les documents tout à l'heure avec ces tâches. Je vais à nouveau venir développer l'onglet qui ne s'appelle plus « Bibliothèque » mais « Liste ». Dans cet onglet « Liste », j'ai à nouveau dans la catégorie qui s'appelle « Se connecter et exporter » quelque chose qui s'appelle « Se connecter à Outlook ». Première étape : de SharePoint vers Outlook. Deuxième étape : j'ouvre Outlook. Dans ce cas-là, c'est d’Outlook vers SharePoint que j'ai à donner la confirmation comme quoi je veux bien récupérer ces tâches dans mon logiciel de messagerie. Du coup vous allez constater que je vais récupérer ici, côté Outlook, les tâches que l'on a vues précédemment côté SharePoint. De la même façon, vous pouvez voir les modifications que j'ai réalisées il y a quelques secondes. Étant donné qu'on est vraiment en synchronisation, qu'est-ce que je vais pouvoir faire ? Je vais pouvoir venir ouvrir celle-ci, par exemple. Je fais un double-clic dessus. C'est du travail Outlook, nous sommes bien d'accord. Les informations que j'avais marquées côté SharePoint, je les retrouve ici. Je vais rajouter une indication : « Avec captures d'écran ». De la même façon, je vais pouvoir venir changer ici le pourcentage. Vous voyez qu'automatiquement j'ai les fonctionnalités qui correspondent. La seule chose que je n'ai pas pour l'instant, c'est le rappel, puisque le rappel n'était pas mis en place côté SharePoint, mais maintenant je peux mettre ici mon rappel à la date que je désire, là on va le mettre en date du 20, à 8h du matin. Vous voyez qu'on peut cumuler les fonctionnalités côté serveur et côté application. Je n'ai plus qu'à venir enregistrer maintenant. Je vois bien la modification ici. C'est passé très vite, mais il a également synchronisé. C'est ce que l'on va voir maintenant côté SharePoint. Je réactualise ma page. Je peux constater maintenant que, sur celle-ci, je n'ai plus qu'à venir l'ouvrir pour visualiser que j'ai bien récupéré ce que j'ai mis en place comme information supplémentaire, et ici le pourcentage d'achèvement. Je n'ai plus qu'à fermer celle-ci. Qu'est-ce que j'aurais pu faire aussi ? J'aurais pu travailler directement ici dans Outlook et dire : je voudrais créer une nouvelle tâche. Donc je viens lui donner un nom. Je vais agrandir la fenêtre. Ça va être pour Sabine, par exemple, puisque je peux l'affecter à quelqu’un. Je fais « Vérifier les noms ». Ça va être « Envoi du courrier ». Je peux y rajouter des informations à l'intérieur. « Important client ». Je peux renseigner toutes les informations qui concernent les différentes options que l'on a dans les tâches classiques. Lorsque je vais faire « Enregistrer & Fermer », vous voyez que c'est ici qu'est rajouté « Envoi du courrier ». Maintenant qu'est-ce qui se passe si je reviens côté SharePoint et que je réactualise la page ? Vous constatez que j'ai récupéré cette tâche ici. J'aurais pu également déplacer directement des tâches si j'en avais eu de créées de ma liste des tâches, en les faisant simplement glisser à cet emplacement-là. Donc voilà une autre interaction que l'on a entre la partie serveur et la partie client.

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