SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Synchroniser des listes de type calendrier

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Découvrez comment visualiser et exploiter des listes de type calendrier d'équipe créées dans SharePoint. Ainsi, exploitez-les dans votre logiciel de messagerie Outlook.
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Transcription

Il peut être intéressant de disposer, sur notre site d'équipe, d'un calendrier, d'un agenda, bref d'un planning mais d'équipe, encore une fois. C'est également une fonctionnalité que m'offre SharePoint et c'est ce que j'ai réalisé ici. Je suis sur une liste de type calendrier et elle comporte déjà certains éléments. Ce sont des formations que j'ai pu planifier sur cet agenda de groupe. À tout moment je pourrais créer un élément supplémentaire comme ici, en faisant « Ajouter ». J'ai un formulaire qui me permet de venir rajouter un élément, par exemple une formation SharePoint. Je vais pouvoir définir l'emplacement. On va faire « Salle Informatique ». Je vais pouvoir définir la date et les heures, de 9h à 12h, rajouter une description et peut être rajouter des catégories, savoir si c'est journée entière ou s'il y a un élément de type périodicité. J'aurais pu même rajouter un plan de cours à l'intérieur. J'enregistre ici mon nouvel élément côté agenda de SharePoint. Mais vous vous doutez de ce que je vais vous expliquer. J'ai des informations qui sont côté SharePoint, mais peut-être que l'agenda, j'aimerais l'avoir aussi côté Outlook. C'est ce que je vais pouvoir venir décider par l'intermédiaire, cette fois-ci, de l'onglet « Calendrier », où vous allez retrouver ce groupe de commande : « Se connecter et exporter avec l'option « Se connecter à Outlook ». Je vous montre, dans un premier temps, mon client de messagerie Outlook et vous voyez que, pour l'instant, je n'ai rien sur mon agenda. Nous allons voir ce qui se passe quand je vais commencer à mettre en place cette synchronisation. Première étape. C'est fait. Je reviens dans Outlook. Deuxième étape. Vous pouvez constater que je récupère ici, comme si c'était un calendrier partagé d'un autre utilisateur, mais cette fois-ci cet autre utilisateur, c'est mon site d'équipe. Sur ce site d'équipe, je vais avoir la possibilité, de la même façon, de venir ouvrir les éléments. Je viens de créer avec vous quelque chose en date du 16. L'élément est là. Je pourrais très bien faire un double-clic dessus et l'ouvrir. Je récupère les informations que l'on a mises ensemble en termes de descriptif. Je pourrais rajouter des informations supplémentaires. « Penser aux cas pratiques ». Je pourrais venir rajouter à nouveau des informations correspondant à différents éléments, rajouter une catégorie, bref je travaille ici côté Outlook comme si c'était un rendez-vous ou une réunion classique. Regardez qu'ici j'ai bien l'information comme quoi cet élément provient de la bibliothèque ou de la liste « Planning formation » de mon site d'équipe « TESTCOM ». J'enregistre les modifications. J'ai bien ici les informations qui ont été rajoutées. Voyons voir côté SharePoint ce qui se passe. Si je viens ouvrir cet élément, je vais avoir mon formulaire qui va s'ouvrir et j'ai bien : « Penser aux cas pratiques ». Vous voyez que c'est bien dans le sens Outlook-SharePoint. Si je rajoute un nouvel élément ici, en date du 22, côté SharePoint, je vais avoir la même chose côté Outlook. Là ça va être une formation Outlook. J'enregistre, ça me suffit cette information-là. J'ai bien un élément supplémentaire qui est apparu ici. Vous pouvez à tout moment revenir ici dans votre client de messagerie. Vous voyez que je ne l'ai pas immédiatement. Pourquoi ? Parce qu'il va falloir que ça s'actualise mais si je fais juste ceci, je ne devrais pas tarder à le voir arriver. Voilà qui est fait. Vous voyez que vous avez bien l'information que je viens de saisir juste devant vous, côté SharePoint cette fois-ci. Qu'est-ce que j'aurais pu faire aussi ? Étant donné que c'est un calendrier partagé, je peux le mettre en superposition. Je peux également le remettre à sa place mais j'aurais pu aussi commencer à travailler dans mon propre calendrier. En l'occurrence, je vais créer un élément ici. Je vais lui dire par exemple : « Rendez-vous client CA ». Je me contente de venir renseigner des informations assez basiques, on n'est pas sur de la création d'éléments Outlook. J'enregistre. Imaginez que ça, c'était quelque chose que j'avais initialement dans mon calendrier personnel. Mais je vais pouvoir faire ça et le positionner exactement à l'endroit où je le souhaite, côté SharePoint. Il m'a fait une copie. Prenons maintenant la même chose de l'autre côté. Vous voyez qu'il m'a fait exactement la même chose. Donc lorsqu'on a des calendriers de type équipe et de type personnel, je peux créer une copie pour garder ces éléments dans mon calendrier aussi. Je reviens voir ici côté SharePoint ce qui se passe. J'actualise. J'ai bien récupéré ce qui correspond ici à mon rendez-vous client.

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