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L'essentiel de SharePoint 2016

Synchroniser des documents

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La synchronisation permet de mettre à jour les copies d'un document. Apprenez à actualiser les documents à partir de votre ordinateur local.
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Transcription

Une des fonctionnalités également existantes dans les différentes bibliothèques est la fonctionnalité qui apparaît ici dans « Synchroniser », que vous pourrez retrouver de la même façon, dans l'onglet BIBLIOTHÈQUE, sous l'icône « Synchronisation ». Alors, à quoi cela va-t-il correspondre ? Vous êtes d'accord avec moi que nous sommes sur une application Web donc il nous faut une connexion Internet pour pouvoir, ne serait-ce que visualiser mes documents. Si, pour une raison ou pour une autre, j'avais besoin de me déplacer en sachant que je n'aurais pas obligatoirement de connexion Internet pour accéder à mes documents, je pourrais utiliser ce qui s'appelle le mode hors connexion de SharePoint, qui sur la version 2016, s'appelle OneDrive. Ces parties OneDrive qui peuvent être appliquées à des espaces communs, comme dans notre cas, comme à des espaces personnels comme nous l'avons vu précédemment dans la partie OneDrive de l'utilisateur. Donc il faut faire attention à la partie nomination OneDrive. Vous verrez qu'on a plusieurs types de sources. Je suis ici à partir d'un espace commun, une bibliothèque. Je peux donc venir ici choisir l'option Synchroniser. À partir de ce moment-là, il va me poser certaines questions. Il me demande si cela va concerner d'abord tous les documents qui sont dans la bibliothèque et il va positionner, en fin de compte, ce répertoire de synchronisation à un emplacement qui correspond aux utilisateurs connectés à la machine dans un dossier qui s'appelle « paris » que je pourrais bien évidemment remplacer si je décidais de le positionner ailleurs. Je vais lui demander de lancer la synchronisation. Voilà qui va être fait et je peux lui demander directement d'afficher mes fichiers. Si je viens ici, j'ouvre automatiquement l'équivalent côté explorateur du contenu de ma bibliothèque, à savoir je vois bien que ça correspond à Sabine Paris, au contenu de SharePoint et qu'il n'y a pas marqué OneDrive, du site intranet et de la bibliothèque qui s'appelle Documents. Donc j'ai demandé à ouvrir cette bibliothèque pour son mode hors connexion directement à partir de la plate-forme mais regardez que si je fermais ici à nouveau, je pourrais très bien maintenant ouvrir directement cette bibliothèque en venant me positionner à l'emplacement qui a été défini dans les favoris, sinon venir développer le C : de mon poste utilisateur, l'utilisateur connecté et le répertoire. Donc j'ai bien ici accès par l'intermédiaire de ce petit raccourci qui indique que c'est le site et la bibliothèque et vous voyez ce petit « V » vert disant que la synchronisation est bien à jour. Maintenant, je peux ouvrir l'équivalent de ce qu'on va appeler un dossier et visualiser le contenu. Mais quand je dis visualiser le contenu, voyez que je pourrais très bien dire que je veux ouvrir mon document. Si je viens ouvrir le fichier ici, je vais systématiquement utiliser ce qui correspond à mon application cliente. Je vais en profiter pour remettre ça tel que ça aurait dû être et je peux très bien travailler dessus. Là, puisque je suis en connexion, automatiquement, les modifications que je vais apporter ici vont être à nouveau visibles immédiatement. Mais que se passerait-il en fin de compte si j'étais hors connexion, ce que je vais éviter, c'est-à-dire enlever le câble réseau de mon ordinateur. Mais je fais mes modifications sur mon fichier localement et dès que j'enregistre ces modifications, la bibliothèque ne va pas être mise à jour immédiatement mais par contre, elle va être mise à jour dès que j'aurai la connexion à nouveau avec mon serveur et ma bibliothèque. C'est ce qui correspond aux notions que vous avez dans la zone de notifications avec la petite icône qui s'appelle OneDrive Entreprise et si vous faites un clic avec le bouton droit, vous avez la possibilité d'ouvrir le dossier OneDrive Entreprise, de synchroniser une autre bibliothèque à partir de votre explorateur de documents, de synchroniser maintenant, de suspendre la synchronisation, je vous ai dit qu'elle se fait automatiquement dès que vous récupérez le réseau, ou d'arrêter la synchronisation d'un dossier puisque vous ne voulez plus qu'il soit synchronisé avec votre ordinateur local. Je reviens maintenant sur la partie interface Web, j'entends. Je reviens ici en tant que Sabine. J'ai créé une autre bibliothèque qui s'appelle « Cours » et voyez que je vais aussi pouvoir lui demander de synchroniser cette bibliothèque. Nous sommes partis. Je vais fermer directement ici pour vous montrer ce qui se passe quand j'arrive ici sur l'affichage de la partie qui correspond à la vue explorateur. J'ai donc bien cette fois-ci mes deux bibliothèques, la partie documents et la partie cours avec mes deux documents. Donc ça, c'est la partie synchronisation des espaces publics. Nous pourrons voir la synchronisation des espaces personnels un peu plus loin. Sachez malgré tout que ce n'est pas la seule possibilité que nous avons d'avoir un mode hors connexion du contenu des bibliothèques. Nous aurons l'occasion de voir qu'on peut synchroniser aussi les bibliothèques dans le client Outlook. Mais nous le verrons plus tard avec les connexions avec Office. Donc voilà dans un premier temps l'utilisation de ce Synchroniser, que l'on peut retrouver ici mais bien évidemment, également à partir du ruban sur la partie BIBLIOTHÈQUE, puisque je vous rappelle que ça concerne tous les documents mis à jour en fin de compte dans cette partie-là. Petite notion intéressante également, étant donné que maintenant j'ai une vue côté explorateur, imaginons ce qui se passerait si je décidais d'alimenter rapidement une des bibliothèques. Étant donné que j'ai une vue qu'on appelle WebDav, regardez, je peux très bien prendre cette fenêtre et la décaler sur le côté de manière à la visualiser, ouvrir une autre fenêtre de mon explorateur, ici, par exemple. J'ai un répertoire avec pas mal de documents mais je vais pouvoir venir rapidement, simplement en faisant un cliquer-glisser, alimenter directement la bibliothèque en prenant un ou plusieurs documents et en les faisant passer d'un côté à l'autre. Donc vous voyez que j'ai bien maintenant un nouveau document Word normalement, dans la bibliothèque qui s'appelle Cours. Allons vérifier ce qui se passe côté SharePoint. J'ai mon document qui est arrivé, ce qui fait que je pourrais facilement, venir peupler des bibliothèques, juste en faisant un cliquer-glisser par rapport à ce que je vois dans ce qui concerne maintenant la partie OneDrive Entreprise, avec cette petite icône spécifique qui est l'icône de SharePoint représentant les espaces communs.

L'essentiel de SharePoint 2016

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Date de parution :29 mars 2017

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