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SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Synchroniser des bibliothèques dans Outlook

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Synchronisez des bibliothèques de documents dans Outlook. Exploitez également les options de travail hors connexion. Gérer ces synchronisations et tenez compte des restrictions.
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Transcription

Nous allons voir comment utiliser un des logiciels de la gamme Office, en l'occurrence Outlook, pour pouvoir emporter avec nous une copie des documents lorsque nous devons être en situation de mobilité. Je m'explique. Je sais que je vais partir pendant une semaine et que je n'aurai pas accès à une connexion internet pour visualiser, peut-être modifier, voire créer d'autres documents. Qu'est-ce que je vais pouvoir faire ? Je vais pouvoir, avant de partir du bureau, me placer sur la bibliothèque de documents qui m'intéresse venir développer le deuxième onglet qui s'appelle « Bibliothèque ». Dans cet onglet, je vais trouver ce qui correspond ici à un groupe de fonctionnalités « Se connecter et exporter ». Parmi ces fonctionnalités, je vais choisir « Se connecter à Outlook ». Dans l'indication info-bulle que vous avez il y a marqué « Synchroniser les éléments et les rendre disponibles hors connexion à l'aide de Microsoft Outlook. » C'est ce que je vais faire. Je lance donc la connexion. Première autorisation à donner entre SharePoint et Outlook. Maintenant je vais me placer sur Outlook. Sur Outlook je vais avoir une deuxième confirmation, dans l'autre sens. Nous allons voir ce qui se passe automatiquement dans notre boîte aux lettres. Vous avez quelque chose qui est arrivé ici sur le côté gauche. Un peu comme vous avez l'habitude de traiter vos dossiers. Vous avez quelque chose qui s'appelle « Listes SharePoint ». Parmi cette catégorie vous avez en gras quelque chose qui s'appelle « TESTCOM », qui est le nom de mon site, et la bibliothèque de documents, qui contient sept documents, qui étaient les documents initiaux. Ces sept documents, étant donné que je ne les ai jamais ouverts dans Outlook, ils sont en gras, exactement comme vos mails, tant que je ne suis pas venue dessus pour les ouvrir. Vous pouvez constater qu'au fur et à mesure, dès que je les ai visualisés en passant dessus, vous voyez, sur la partie qui correspond au contenu du dossier, que les éléments n'arrivent plus en gras et en bleu, tout simplement parce que je les ai déjà lus. Ce qui veut dire que si, entre temps, un de mes collègues vient créer un autre document et que je suis toujours en connexion, le nouveau document va apparaître en gras. Vous pouvez constater aussi sur le côté ce qui correspond au contenu du document sur lequel vous êtes. Que ce soit un document Word, comme c'est le cas ici, un fichier Excel, où il va me démarrer ce qui correspond à l'aperçu, ou une présentation Powerpoint. Exactement de la même façon si ça avait été un document PDF. Voilà comment, dans un premier temps, je peux visualiser du contenu qui se trouve sur une bibliothèque SharePoint. Et je suis toujours connectée, bien évidemment. Nous allons voir ce qui se passe si, pendant que je suis connectée, un de mes collègues vient à faire une modification. Pendant que nous étions en train de regarder ce qui était déjà présent dans notre boîte aux lettres, mon collègue a travaillé et vous pouvez constater ici qu'un nouveau document, qui s'appelle « Interface », a été créé par Laurent Valente. Il apparaît donc en gras, exactement comme vous avez l'habitude de le voir avec vos mails. Ça nous permet d'avoir cette connexion directement dans Outlook. Une chose importante à retenir : le poids des documents va impacter votre boîte aux lettres, votre quota parce que si on doit pouvoir s'en servir hors connexion, ce qui est le cas, ça veut bien dire qu'il charge une copie dans votre boîte aux lettres et ça risque d'alourdir le quota que vous avez sur votre boîte aux lettres. Continuons donc nos investigations, si vous le voulez bien. J'ai plusieurs documents ici. Si j'ouvre un document, comme le document Word, vous pouvez constater une information par l'intermédiaire d'un ruban jaune qui vous dit que ce document de serveur peut être travaillé hors connexion et pour modifier ce document hors connexion, il faut l'enregistrer sur le serveur ultérieurement. Soyons clair. Que va-t-il se passer ? Si je me déconnectais, (ce que je ne vais pas faire pour continuer à enregistrer la vidéo), je n'aurais plus d'accès au réseau, je pourrais lui demander de le modifier hors connexion. Après l'avoir modifié hors connexion, je n'ai pas besoin de refaire une action. Dès que je viendrais me reconnecter au réseau de l'entreprise, il se synchroniserait automatiquement. Mais je vous ai dit qu'il faisait une copie locale, dans tout premier temps. Voyons voir ensemble où est-ce qu'il va mettre ces informations. À partir du moment où je lui demande de modifier hors connexion, c'est à ce moment-là qu'il va faire la copie du document. Cette copie du document, il va vous la mettre dans un dossier spécifique qui correspond à votre répertoire « Documents », donc de l'utilisateur, qui s'appelle « Fichiers préliminaires SharePoint ». C'est ce que je vais faire. J'ai donc rouvert ce document en modification. Avant de faire quelque modification que ce soit, c'est ici, quand j'ouvre mon explorateur, sur la partie qui correspond au répertoire « Documents » de l'utilisateur, que vous allez trouver ce sous-dossier « Fichiers préliminaires SharePoint » où vous voyez ce qui correspond au fameux fichier sur lequel je suis à l'heure actuelle. Donc ça, c'est bien sa copie locale. Je ferme ceci. Je vais effectuer une modification en termes de visualisation. Ça suffira. On va mettre en vert. Vous pouvez constater qu'ici je n'ai plus les deux petites flèches qui m'indiquent que je suis connectée. Il ne me reste plus qu'à fermer mon document, l'enregistrer. Étant donné que là je suis connectée, parce que j'ai fait comme si j'étais hors connexion, mais ce n'est pas vrai, il me demande si je veux mettre à jour mon document sur le serveur. Si j'étais hors connexion, je n'aurais pas cette fenêtre. Étant que je simule le fait que je suis revenue au bureau, je vais lui demander de le mettre à jour. Qu'est-ce qui se passe automatiquement ? Vous pouvez constater qu'il télécharge la copie locale sur la bibliothèque côté SharePoint. Si je regarde ce qui se passe en aperçu dans Outlook, vous voyez que ma police de caractère est passée en vert. Maintenant, vérifions ce qui se passe côté SharePoint. Je n'ai plus qu'à réactualiser ma page. N'oubliez pas qu'on est sur du web. Voyez comme mon fichier a été modifié il y a quelques secondes. Si maintenant je passe juste en aperçu dynamique, vous pouvez constater que ceci est bien arrivé en vert. Voilà comment est-ce que l'on peut travailler avec des bibliothèques de documents SharePoint et Outlook en mode hors connexion. Encore une fois, faites attention au poids. Ne pensez pas que c'est juste le poids de ce qui est sur le serveur. Non. Tous les documents sont rapatriés directement dans votre messagerie, ce qui risque d'alourdir la chose. Deuxième option d'interconnexion entre Outlook et SharePoint : le fait de synchroniser les éléments dans le dossier préliminaire SharePoint sur l'ordinateur. Petite précision, malgré tout. Imaginez que je revienne et que je me dise : cette fois-ci je n'ai plus besoin de garder ceci en mémoire, j'en ai eu besoin de façon temporaire. Je vous ai dit que ça prenait de l'espace de stockage. Qu'est-ce que je vais pouvoir faire ? Je vais pouvoir dire : je ne voudrais plus synchroniser ces éléments-là. Pour ceci, il faut que je revienne au niveau de l'onglet « Fichier ». Dans les paramètres de votre compte, Vous avez un onglet qui s'appelle « Listes SharePoint ». Si je sélectionne les différentes listes, parce que je pourrais en avoir plusieurs, je peux lui demander de le supprimer. Attention : je ne vais pas supprimer la bibliothèque qui est dans SharePoint. Ce n'est que la suppression des éléments synchronisés ici. Si vous ne vouliez plus voir du tout la catégorie « Listes SharePoint», il suffit de se placer dessus et de lui demander de le fermer. Voilà comment je peux travailler entre nos différentes bibliothèques SharePoint sur notre serveur et notre client de messagerie Outlook.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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