Word 2013 : Les options de collaboration

Suivre les modifications

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Affichez et filtrez les différentes modifications apportées au document. Vous allez vous servir du suivi des modifications de Word.
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Transcription

L'étape suivante va concerner le suivi des modifications, là on est plus co-commentaire mais vraiment quand des modifications ont été apportées par d'autres sur un document, donc rappelez-vous, c'est le scénario que l'on a eu également au début avec le comparer et le fusionner et pour ça, on va prendre un cas de figure particulier, à savoir que j'ai ici dans mon entreprise des modèles qui sont créés. Notamment, j'ai un modèle qui permet d'envoyer une convocation de formation ou un formulaire directement auprès de nos clients. Donc, je crée un nouveau document par rapport à ce modèle, donc voye que c'est un document standard : « Nous vous remercions de nous avoir choisi pour répondre à vos besoins en matière de formation ». Donc en tant que Sabine Paris, je me dois d'envoyer certaines communications auprès de nos clients et puis, sur le client à qui je désire envoyer ce document, je me dis bah ce client-là est très quand même souvent avec nous, donc peut être que je vais rajouter une petite information supplémentaire en disant bah : « Nous vous remercions de votre confiance, et nous vous confirmons une ristourne de 10% sur votre prochaine commande. » Ca me semble à moi, Sabine Paris, quelque chose d'important et puis d'intéressant. Le seul souci c'est que je suis pas sure que les personnes en charge du service commercial soit d'accord. Donc, qu'est-ce que je vais faire? Bah je vais venir rajouter avant même de commencer à faire quelques modifications que ce soit sur ce document, ce qui s'appelle dans l'onglet « révision », « le suivi des modifications ». Donc, je mets en place « ce suivi des modifications », voilà il est activé et je n'ai plus maintenant qu'à enregistrer mon document avec les modifications, donc je viens de rajouter cette partie-là et voyez qu'automatiquement, c'est identifié exactement comme on l'a fait tout à l'heure par l'intermédiaire d'un petit trait rouge Je peux même peut être rajouté ici un commentaire comme on l'a vu précédemment en disant : « Qu'en pensez-vous? » Voilà qui est fait. Donc, je peux d'ores et déjà enregistrer ce document, c'est vrai qu'il n'a pas été enregistré comme je l'ai suivi d'un modèle, donc je vais l'enregistrer ici dans les partages pour que bien évidemment mes collègues puissent y avoir accès et je vais lui donner un nom, je vais dire que ça c'est la société Dupont, voilà! C'est fait, je ferme le document et maintenant, bah je vais demander à mes collègues de le vérifier. Bien maintenant notre document est revenu de révision auprès de notre responsable Nathalie Roussel. Donc je vais moi, en tant que Sabine Paris, rouvrir ce document et voir en fin de compte qu'est-ce que déjà visuellement, je peux voir dans ce document. Alors je vais revenir sur certains détails qu'on a déjà vus mais que je n'avais pas expliqués à ce moment là. Chaque fois que je vais avoir ici un trait rouge sur le coté, ça veut dire qu'à cet emplacement, il y a des modifications. Attention, ça ne m'indique absolument pas là pour l'instant quel est le type de modifications, est-que c'est une modification simplement, est-ce que c'est un ajout, une suppression, non. Ca m'indique ce qu'on appelle des marques simples. Alors ça tombe bien parce que cet affichage de marques simples est un des quatre affichages qui existent maintenant dorénavant dans tous les documents pour lesquels j'ai appliqué le suivi des révisions. Et vous allez voir que c'est très très important surtout pour la confidentialité des documents que je dois envoyer à l'extérieur de mon entreprise. Donc pour ça, je vais revenir sur l'onglet « révision » ici et je voudrais aller voir un peu plus précisément quelles sont en fin de compte les modifications que Nathalie Roussel a apportées dans ce document. Pour cela, je vais avoir comme je vous le disais la possibilité de passer d'un affichage à l'autre, ces quatre vues qui sont la première « les marques simples » qui sont les tirets rouges qui m'indiquent une modification. Je peux lui demander d'afficher toutes les marques et regarder que dans ce cas, il va m'ouvrir le volet que l'on a vu tout à l'heure sur le coté. Ne serait-ce qu'avec les commentaires, mais là cette fois-ci, outre les commentaires, bah j'ai également tout ce qui est modification ici. Je vais en avoir à différents endroits du document. Donc ça c'est l'affichage qui me montre bien évidemment tout ce qui a été modifié et voyez bien qu'au départ, j'avais la phrase qui comportait les 10% de remise, après je vais avoir la possibilité de voir « aucune marque ». Donc « aucune marque » c'est comme si mon document était, et j'insiste sur le comme si hein, était validé. Voyez que je n'ai plus l'affichage ici effectivement de la ristourne, j'ai bien l'indication supplémentaire qu'a marqué Nathalie Roussel ici. Par contre, ce n'est pas parce que je ne le vois pas, nous sommes bien d'accord qu'il n'existe pas. J'ai juste changé de vue. Et puis bien évidemment, j'ai la vision de l'original. Maintenant je reviens sur juste un détail très très important. Je suis venu ici sur « aucune marque », et pour moi visuellement je me dis, bah tout va bien. Là les modifications ont été apportées, on voit plus les ristournes de 10%. Et puis je vois plus non plus, et peut être je vais vous le remontrer de façon plus précise ici avec toutes les marques, le commentaire qui est quand même pas très, très soft à envoyé à notre client. Puisque Nathalie a barré carrément, a supprimé la ristourne mais en rajoutant un commentaire en disant : « Certainement pas, la dernière fois ce client nous a posé des problèmes ». Donc, je ne voudrais pas que mon client soit au courant des commentaires qui sont faits sur son dos quand il n'est pas là. Donc, je reviens ici et bah je dis, bah voilà, j'affiche ce document avec « aucune marque » et pour moi, tout va bien. Ce qui fait qu'en tant que Sabine Paris, maintenant le document est fini, il ne me reste plus qu'à finaliser bah qui, l’adresse, etc Bref les champs qui sont préparés dans le modèle et puis à envoyer ce document par mail à mon client. Oui, c'est tout à fait possible, seulement qu'est-ce qui va se passer? Mon client quand il va recevoir ce document, s'il connait l'utilisation ici du « suivi des modifications », il n'aura qu'à l'activer et à venir surtout visualiser toutes les marques et voilà comment mon client, même à distance, même après avoir changé la vue pourra tout à fait revenir voir quelle était l'initial et puis le commentaire de Nathalie Roussel. Donc, ça veut dire quoi ? Ça veut dire que ceci en fin de compte là, es différents affichages ne sont que des affichages justement. C'est-à-dire que tant que je n'aurais pas accepté ou refusé les modifications, elles seront à leurs différents états toujours présents dans le document et ça c'est vraiment une notion importante à savoir. Nous verrons sur le dernier chapitre de la formation que l'on va avoir des aides pour vérifier avant de diffuser les documents à l'extérieur, vérifier s'il n'y a pas des informations qui ne sont pas susceptibles de sortir de mon entreprise. Mais c'est très important de comprendre ici dans le «suivi des modifications» ces quatre affichages.

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Date de parution :14 juin 2016

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