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Apprenez à signer correctement vos e-mails. Voyez également ce que votre signature doit contenir et comment elle doit être présentée.
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Transcription

Dans un e-mail, la signature est rarement manuscrite. Il m'arrive, quoi que rarement, de voir de vraies signatures, scannées, numérisées mais elles ne permettent pas d'identifier son auteur et donc d'authentifier le document, autant que dans une lettre papier. En effet, n'importe qui pourrait disposer du fichier image et le joindre à un e-mail qu'il aurait écrit en se faisant passer vous. En fait, ce qui me garantit que c'est bien telle personne qui m'a adressé cet e-mail, c'est son adresse électronique, l'adresse de l'expéditeur. C'est vrai que mon correspondant peut s'être fait pirater son compte de messagerie ou que quelqu'un d'autre ait envoyé cet e-mail depuis son poste, en son absence mais il y a rarement matière à être aussi soupçonneux. À quoi ça sert, alors, de signer en fin d'e-mail si notre correspondant sait déjà que c'est nous qui avons écrit, au moment même où il reçoit notre e-mail, dans sa boite ? D'abord, c'est une dernière marque de politesse. Ensuite, cette signature rappelle, en fin de lecture, que c'est bien nous qui avons écrit et puis elle offre la possibilité au destinataire de nous recontacter par un autre moyen. Enfin, grâce à l'hypertextualité, elle permet de faire la promotion du site internet de l'entreprise, d'un blog professionnel voire de votre profil sur les réseaux sociaux professionnels. Elle doit faire combien de lignes cette signature ? Dans l'idéal, quatre ou cinq. Le corps de la police peut être légèrement inférieur à celui du reste de votre e-mail. Qu'est-ce qu'on met dans cette signature ? D'abord votre prénom et votre nom, en dessous votre titre ou votre fonction dans la société, puis le nom et les coordonnées de votre entreprise, votre numéro de téléphone, si possible direct et éventuellement celui de votre portable professionnel, sur la même ligne. Pensez à les mettre au même format international si on doit vous appeler depuis l'étranger. Ce n'est pas vraiment nécessaire d'ajouter votre e-mail puisque votre correspondant l'aura automatiquement. Voilà pour la base. Surtout, pas de formule de politesse incrustée. Souvenez-vous qu'elle dépend de votre lien avec votre destinataire. Par contre, vous pouvez ajouter le logo de l'entreprise avec lien vers le site internet. Il serait bon que tous les collaborateurs de cette entreprise utilisent exactement la même image. Vérifiez que le poids de l'image ne retarde pas l'ouverture de vos e-mails chez vos correspondants. Essayez donc de les limiter à moins de 100 Ko. Si vous êtes actif sur un réseau social professionel, pourquoi ne pas mettre un lien vers votre profil. En revanche, ne mettez surtout pas de lien vers un profil beaucoup plus privé. Vos relations de travail n'ont pas à accéder à ce genre de choses, ce serait très mal vu. Pour conclure, veillez à ce que chacune des informations que vous intégrez à cette signature soit pertinente et cohérente avec votre objectif.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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