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Access 2016 : Astuces et techniques

Séparer des données de la base

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Dans cette vidéo, vous allez comprendre pourquoi scinder une base de données en deux. Vous allez aussi voir comment procéder.
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Transcription

Je vous propose maintenant de découvrir comment scinder votre base de données en deux bases de données. Une base contenant les tables et le modèle relationnel et une autre contenant les formulaires, états, macros et autres joyeusetés qu'il y a dans les bases de données. Alors comment est-ce que l'on fait ça, et surtout à quoi ça sert ? Ça va servir à améliorer la sécurité et ça va servir à vous faciliter l'existence pour personnaliser la manière dont on manipule les données en fonction des utilisateurs. Au niveau sécurité, si je scinde ma base en deux bases de données je vais pourvoir mettre cette base-là dans un dossier partagé. Dans ce dossier partagé, je vais pouvoir, si je le souhaite, crypter la base contenant les tables et la protéger par un mot de passe. Si quelqu'un accède à ce dossier, récupère les tables sur son disque dur et essaye d'ouvrir directement la base avec les données ici, On va lui demander un mot de passe, il n'a pas le mot de passe. Il ne peut pas ouvrir. Premier avantage. Deuxième avantage, toujours en termes de sécurité, les utilisateurs vont accéder à cette base contenant les tables par l'intermédiaire de la base contenant les formulaires, états, macros. S'ils accèdent à la base de cette manière-là, ils ne peuvent en aucun cas modifier la structure des tables. Ça aussi c'est assez intéressant, ils ne peuvent pas rajouter des champs ni supprimer des champs. Ils ne peuvent pas modifier le comportement de tel ou tel champ. Donc en termes de sécurité, c'est aussi quelque chose d'intéressant. Enfin, autre avantage, c'est qu'en cas de partage réseau, je vais pouvoir personnaliser la base de données qui est ici en fonction de mes utilisateurs. Je vais dupliquer cette base en autant d'exemplaires que j'ai d'utilisateurs et dans chacun des exemplaires, je vais modifier pour l'un les formulaires, pour l'autre les états, pour le suivant je vais rajouter un état que les autres n'auront pas et pour le dernier, je vais rajouter des formulaires que les autres n'auront pas. L'intérêt de ça, c'est que chaque utilisateur va avoir sa vue, sa manière de travailler vis-à-vis des données communes à tous les utilisateurs. Alors, comment réalise-t-on cela ? Je vais vous demander de vous rapprocher des fichiers d'exercices de cette formation, chapitre 3. Vous allez trouver une base baptisée Galerie photo complète. Vous trouverez aussi une autre base qui s'appelle Galerie photo originale. C'est votre roue de secours au cas où les choses tournent mal, vous pouvez toujours repartir dans le chapitre 3 de Galerie photo originale. Dans Galerie photo complète, on va ouvrir gestion des photos et venir remettre les photos au bon endroit dans les bons enregistrements, Je vous ai déjà expliqué pourquoi : parce que je ne connais pas à l'avance la structure de votre disque dur, je ne sais pas où sont les images sur votre disque dur et donc je vous livre les bases vides de telle sorte que vous puissiez adapter les choses en fonction de votre environnement de travail. Une fois que vous avez remis les photos en place, vous fermez surtout Gestion des photos. Il faut qu'il n'y ait rien d'ouvert ici. Ni formulaires, ni requêtes, ni états, rien. Pourquoi ? Parce que si quelque chose est ouvert, on ne peut pas pratiquer à la scission de la base. Maintenant, je veux scinder en deux. Donc j'ai ici mes tables. J'ai ici mes formulaires, je pourrais avoir des états, des requêtes... Je viens sur « Outils de base de données », dans « Déplacer les données » je viens sur « Base de données Access ». Vous remarquez l'icône qui est très parlante. J'ai la grosse base ici, celle dans laquelle je suis et je vais obtenir deux petites bases qui sont dessinées là. Je clique. Est-ce que je veux fractionner la base de données ? Oui, je clique dessus. Et là, je dois indiquer sur mon disque dur dans quel dossier est-ce que je dois aller pour pouvoir enregistrer la base de données qui va s'appeler « be » pour Bac End. Vous voyez le be qui a été rajouté au nom, c'est pour « bac end ». Je vais remplacer ça par « Table ». En réalité, ce que nous allons obtenir ici c'est que dans Galerie photo complète, nous allons conserver nos formulaires, nos états, nos macros et les tables vont aller dans la base que j'indique ici qui est la base dite principale. « Créer une base de données principale ». Donc je la baptise « Galerie photo complète table » et je vais cliquer sur « Fractionner ». Je patiente. Ça dure plus ou moins longtemps, ça dépend du volume qu'il y a à traiter. Là il y a très peu d'enregistrements donc c'est instantané. Je fais OK. Qu'est-ce que j'ai comme changement ? A priori rien, sauf que regardez, devant les tables ici, il y a une petite flèche bleue. Petite flèche bleue, lorsque je survole la table, dans la bulle, je vois qu'il y a un chemin qui pointe vers l'endroit où j'ai mis la base de données contenant les tables. Donc ceci, cette petite flèche bleue et le contenu de la bulle, me montre que les tables ne sont plus présentes à l'intérieur de cette base. Si je mets en route un formulaire et que je me promène sur mes enregistrements, pas de changement, tout fonctionne. Alors c'est bien, mais si je veux modifier par exemple Photographes ou Photos, je me mets sur la table que je veux modifier, je fais clic droit, puis je viens en mode Création, clic gauche. Et là on me dit : « La table Photographes est une table liée qui ne peut pas être modifiée ». Si je fais « Oui », la table s'ouvre. Je vais persister, je vais faire ici adresse par exemple. Je vais dire qu'il s'agit de texte court, je vais dire que c'est 50 caractères et là je vais enregistrer. Clic droit, je fais « Enregistrer », et on me dit « Microsoft Access n'arrive pas à enregistrer les modifications apportées aux propriétés de la table attachée ». Voulez-vous toujours continuer ? Je fais « Oui ». Mais voilà, rien n'a été enregistré. Je ferme ma table. Si je rouvre ma table en mode Création, je vois qu'Adresse n'y est pas. Donc j'ai protégé la structure de mes tables, l'utilisateur ne peut pas modifier cette structure. Donc c'est quand même un bénéfice même si vous ne travaillez pas en réseau, c'est quand même intéressant parce que vous livrez à l'utilisateur quelque chose qu'il ne peut pas modifier facilement. Le problème c'est que dans l'état actuel des choses, votre utilisateur peut aller directement dans la base qui s'appelle Galerie photo complète table pour faire ce qu'il veut dedans. Justement, je vais vous montrer dans le prochain tutoriel comment l'empêcher de faire cela.

Access 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :27 févr. 2017

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