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Excel 2013 : Astuces et techniques

Sélectionner et nommer les cellules

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Appréhendez les méthodes de sélection et de nommage des cellules. Profitez des avantages des noms dans les fonctions, par rapport aux références de valeurs absolues.
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Transcription

Nous allons aborder maintenant la notion de plage de cellules nommées. Dans cet exemple, j'aimerais réaliser la somme de toutes ces valeurs. Je peux me mettre dans la cellule où je veux voir arriver le résultat, commencer à saisir le nom de la fonction qui m'intéresse, en l'occurrence, une somme, valider mon choix de fonction et dire à Excel quelle somme je veux, de la cellule B4 à la cellule E7. Et vous voyez que c'est bien comme ça que c'est identifié là-haut dans la barre de formule. Je valide mon résultat. Mais pour que ce soit plus explicite et plus convivial, j'aurais bien aimé comme je l'ai formulé oralement faire la somme de mes valeurs. Donc, il aurait peut-être fallu d'abord que cette plage de cellules, je la nomme, c'est-à-dire que je lui donne un nom convivial. Cette option, je vais la trouver, puisqu'on va s'en servir en priorité dans les formules, dans l'onglet qui s'appelle « FORMULES ». Dans cet onglet, j'ai un groupe de commandes qui s'appelle « Noms définis », et parmi ces noms, je vais pouvoir créer une plage de cellules à partir du moment où j'ai un nom qui correspond, définir un nom parce que je n'en ai pas répertorié qui s'appelle valeur, et je pourrais aller voir directement ce qu'il existe déjà dans mon classeur comme plages de cellules nommées, et c'est ce que je vais faire dans un premier temps, parce que vous verrez que dans ce classeur, j'ai un tableau, et que les tableaux mis sous forme de tableaux sont automatiquement des plages de cellules nommées. Donc, dans un tout premier temps, je vais demander à Excel de me laisser choisir un nom. Je vais le faire ici, et je vais lui donner un nom qui doit respecter des contraintes, jamais d'espace au niveau du nom. Je vais l'appeler « Valeurs », et on verra tout à l'heure ce qui se passe si je mets un espace. Donc, c'est le nom que je vais donner à la plage de cellules B4-E7, et je valide. Maintenant, qu'est-ce que je vais utiliser ? Je vais utiliser ce que je viens de créer. Mais je ne le vois pas. Je ne le vois qu'ici, puisque tout à l'heure c'était grisé et que maintenant ça ne l'est plus, et j'ai la possibilité d'utiliser le nom que je viens de créer dans ma formule, ce que je vais faire ici. Je recommence. Je dis que c'est quoi ? La somme. Au lieu de définir la plage de cellules, il faut que je lui précise ici de quelle somme il s'agit. Et c'est là que je vais pouvoir utiliser le nom que je viens de créer et qui se retrouve ici dans ma fonction. Je dis que c'est la somme de valeurs. Il ne me reste plus qu'à valider ma fonction. Vous voyez bien que j'ai le même résultat. Les deux seraient totalement dynamiques. Je change la valeur. J'ai bien toutes les modifications. Vous voyez donc qu'on peut travailler avec des plages de cellules comme c'est identifié ici ou avec des plages de cellules nommées. Voyons dans quel cas de figure, ça va être intéressant pour moi. Je me replace ici sur un tableau que je vais restreindre par la suite par les différentes valeurs qu'on peut saisir à l'intérieur. Je vais mettre qu'il s'agit de la validation de données en précisant dans cette colonne que je ne veux pas laisser n'importe quoi en termes de saisies. Je ne vais autoriser que des choses que j'ai créées en amont, qui sont ici, comme une liste de commerciaux, une liste de clients, une liste d'agences, des pays, des types de clients. J'ai besoin, pour pouvoir exploiter tout ceci rapidement, de les nommer. On a vu précédemment comment on pouvait rapidement créer un nom. Je vais vous montrer d'autres raccourcis plus rapides. Premièrement, j'ai déjà quelque part quelque chose qui peut me servir de nom. Là, vous voyez qu'il y a « Commerciaux », et là j'ai mes valeurs. Toujours au niveau de l'onglet « FORMULES », je pourrais demander à Excel de créer un nom par rapport à la sélection. Il me demande si c'est quelque chose que j'ai sur la ligne du haut. Oui, effectivement, « Commerciaux » peut bien me servir à créer cette liste sur cette plage de cellules nommées. Je lui dis « OK ». Comment vérifier puisqu'on ne le voit pas ? Vous pourriez bien sûr venir ici, mais il y a une méthode beaucoup plus rapide. Dans cette partie-là, vous voyez à chaque fois la référence de la cellule où vous vous trouvez. Elle s'appelle justement la « Zone Nom », et ce n'est pas pour rien, parce que lorsque je vais venir développer ici, vous voyez que je récupère bien ce que j'ai créé précédemment, c'est-à-dire « Valeurs », mais je récupère aussi le nom « Commerciaux ». Lorsque je vais sélectionner ce nom, il m'indique en surbrillance les valeurs qui font partie de cette liste nommée. Je pourrais continuer en venant cette fois-ci créer mes clients, mais je vais modifier une petite chose. Ici, je vais marquer « liste de clients ». Voilà, et je vais enlever la majuscule. Voilà qui sera mieux. Pourquoi est-ce que je fais ça ? Je vous ai dit tout à l'heure de faire attention car Excel n'aime pas le vide. Donc, voyez que lorsque j'ai saisi, j'ai mis des espaces entre « liste », « de » et « clients ». Si je reprends ceci pour m'en servir comme base de création de liste et que je demande à Excel de créer une liste, une plage de cellules nommées à partir du nom. Il va me le proposer. Par contre, on va vite voir à quoi cela correspond maintenant et ce qu'Excel a modifié par défaut. Si je viens ici, voyez que j'ai bien « liste_de_clients », mais à la place des espaces, il y a des underscores, ce qui fait que si j'avais créé cette liste... je vais d'abord la supprimer ici, donc je la sélectionne, c'est « liste_de_clients », et je la supprime, voilà qui est fait… je lui aurais donné un nom à proprement parler à cette liste sans passer par le travail qu'Excel fait tout seul. Donc, je vais lui dire que je voudrais définir un nom qui va contenir « liste » mais sans underscores, mais avec des espaces, « liste de clients », et je valide. J'ai un beau message d'erreur qui me dit que ce n'est pas possible puisqu'il y a des caractères espace. Donc, pensez toujours à laisser Excel faire le travail ou à nommer correctement vos listes. C'est pour ça que je vais à nouveau enlever « liste de », je n'en ai pas besoin, et je marque ici « Clients ». Je peux continuer à créer ces listes dorénavant à partir de la sélection sans aucun problème. Pensez toujours à vérifier parce que ça va être la base de notre travail par la suite. Je pourrais également créer une liste qui va me permettre de faire un tableau de correspondances, à savoir que Toulouse correspond au pays France, Albi, etc., de la même façon. Donc, je vais également lui donner un nom, mais pas depuis la sélection, car je n'ai rien. Donc, je vais définir un nom. Il me propose toujours la valeur de la cellule qui est en haut à gauche, la première, mais je voudrais appeler celle-ci « Matrice... ... _Agences... ... _Pays », et je valide. Voilà comment j'ai tout intérêt à nommer mes cellules de manière à pouvoir facilement les appeler par la suite dans la validation de données.

Excel 2013 : Astuces et techniques

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Date de parution :19 mai 2017

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