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Excel 2010 : Astuces et techniques

Sélectionner et nommer les cellules

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Initiez-vous aux méthodes de sélection et de nommage des cellules. Tirez parti de l'utilisation des noms dans les fonctions par rapport aux références de valeurs absolues.
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Transcription

Dans Excel, nous avons toujours eu deux possibilités pour exploiter des cellules. Première possibilité, je vous montre un exemple simple, j'ai voulu faire la somme des cellules de valeur que j'ai là. j'ai donc utilisé une fonction en sélectionnant de la cellule B3 à D6. J'aurais pu également, au préalable, nommer cette plage de cellule, de B3 à D6, et utiliser, dans la formule ou dans la fonction, non pas des références de cellules, mais le nom que je leur ai donné. C'est très important lorsque l'on veut travailler avec des éléments qui se trouvent dans différentes feuilles, voire dans différents classeurs. Nous allons voir en détail comment nommer des cellules et des plages de cellules. Pour ceci, je vais réduire ce classeur et revenir sur le classeur qui va servir de base à notre travail. Je vous explique le contexte, je décide de mettre en place un système qui permet à mes commerciaux de renseigner par date, par client, automatiquement, je voudrais avoir le type de client qui arrive, par commercial, par agence, par pays, le montant de la commande. Seulement, je voudrais, par la suite, que les commerciaux ne puissent pas renseigner n'importe quoi comme client, comme commerciaux, comme agence. Donc, je voudrais limiter la saisie proposée dans ces différentes cellules. Pour cela, j'ai déjà préparé une liste de valeur que j'autoriserai. Les commerciaux, des clients, mes villes, mes agences associées à mes pays, pour pouvoir, par la suite, créer la partie Validation de données et la partie qui correspond aux fonctions de recherche. Mais j'aimerais pouvoir appeler ces plages de cellules, non pas en disant que mes commerciaux vont être de la cellule B5 à B8, mais avec un nom un peu plus convivial qui va s'appeler : « commercial ». De la même façon, pour mes clients, c'est plus simple d'appeler « client », à partir d'un autre emplacement, que de la cellule B10 à B18. Je vais utiliser une fonctionnalité qui va être exploitée dans les formules. C'est pourquoi nous la retrouvons dans l'onglet Formule, et c'est le pavé, le groupe de commande, qui s'appelle Nom Défini. Nous avons une zone qui s'appelle la zone de nom. Nous n'avons, jusqu'à présent, exploité que la référence de la cellule sur laquelle nous nous sommes positionnés. Puisque j'ai vu les avantages de tableau, c'est par l'intermédiaire d'un tableau que je vais venir monter tout cela. Or, un tableau est déjà une plage de cellules nommées, par défaut. Si je viens ouvrir le petit menu déroulant que j'ai dans la zone de nom, regardez, j'ai quelque chose que je n'ai pas créé manuellement. À la création du tableau, il est identifié comme plage de cellules nommées. C'est l'équivalent que je voudrais créer, avec mes différentes. Comment faire ceci ? Première solution, quelque part, j'ai donné un titre à la liste de mes commerciaux. Je sélectionne la totalité, le titre et les valeurs, et je vais dans l'onglet Formule, sur le Gestionnaire de nom, lui demander de créer un nom depuis la sélection. Automatiquement, il me propose de créer un nom à partir de l'élément qu'il trouve dans la ligne du haut. Ceci étant le titre de ma liste, je n'ai plus qu'à faire OK. Vous allez me dire qu'il ne se passe rien visuellement. Non, il ne s'est rien passé visuellement. Par contre, si je reviens ici, j'ai une plage de cellule nommée supplémentaire, et lorsque je la sélectionne, il identifie bien les valeurs importantes pour moi. Quelque chose d'important : Commerciaux, je n'avais pas d'espace. La relation entre Excel et les espaces, ce n'est pas tout à fait ça. Excel déteste le vide. Qu'est-ce qu'il se passe si je décide de créer une liste Type de client ? Je sélectionne mon Titre, et je viens chercher cette liste-là. Même s'il y a des valeurs en double, peu importe, c'est pour l'exemple. Je choisit à nouveau depuis la sélection, à partir de la ligne du haut et je valide. Toujours vérifier, regardez que, jusqu'à présent, c'était identifié : « Type[espace]de[espace]client ». Par contre, Excel, sachant pertinemment que les espaces ne sont pas bien gérés au niveau des plages de cellules nommées, à remplacé les espaces par des « underscores ». Lorsque vous allez créer manuellement, on a un raccourci pour les créer sans être obligé de passer par ces éléments-là, pensez à ne jamais mettre d'espaces dans les noms de vos plages. J'ai créé une plage de cellule nommée qui s'appelle Type de client, qui ne m'intéresse pas. Comment la supprimer ? J'ai, à ma disposition, le Gestionnaire de noms. Ce Gestionnaire va concaténer toutes les plages de cellules nommées de mon classeur, que ce soit des plages de cellules nommées Type de client, comme nous avons créé, ou que ce soit des plages de cellules nommées, notamment des tableaux. Je prends celle qui ne m'intéresse plus, voyez qu'il m'indique à quelle plage de cellule je fais référence, il ne me reste plus qu'à supprimer celle-ci. Voilà qui est fait. Première méthode, je peux sélectionner le titre et demander à Excel de créer un nom depuis la sélection. S'il y a des espaces, il va les remplacer par des Underscores. Deuxième possibilité, je n'ai rien saisi, ici, et je voudrais rapidement créer une liste, une plage de cellules nommées, sans pour autant avoir de titre. Je vais pouvoir sélectionner la plage de cellules qui m'intéresse, regardez, cette fois-ci, je la sélectionne sans le titre et je vais définir un nom. Je viens choisir Définir un nom, il va me proposer la première valeur, qui ne m’intéresse pas, et je décide de l'appeler Vendeur. Attention, si je viens faire : « Vendeur[Espace]de mon équipe », j'ai créé que des espaces, on est bien d'accord, ce qui fait que lorsque je vais valider, il me dit que le nom que j'ai rentré n'est pas valide. Donc, je vais l'appeler « Vendeur », je vérifie bien à quoi cela fait référence et je valide. Vérifions. J'ai bien Vendeur qui correspond à cette étape-là (?). Voilà comment je peux créer des noms, par l'intermédiaire des options, à partir d'une sélection ou à partir de ce que je vais saisir à la saisie. Je reprends ces options-là, à savoir la totalité de mes valeurs, et cette fois-ci, j'aurais pu venir directement exploiter cette zone de nom. En me plaçant dessus, il met automatiquement la plage de cellules ou la cellule où il y avait déjà un nom de créé, excusez-moi, je vais le faire, comme ça j'en ai déjà deux sur celle-ci, je vais reprendre plutôt, ici, mes clients, puisque celle-ci n'est pas crée, et plutôt que de passer depuis Sélection ou depuis Définir un nom, je peux venir exploiter directement cette zone de nom. En commençant par saisir le nom de la plage : Client, pensez à ne pas mettre d'espace, car là, il n'y aura pas d'alerte Faux, il ne va simplement pas la prendre. Dans Excel, tout se passe toujours en deux temps : saisie et validation. Pour valider la création de ma zone de noms, il faut que j'appuie sur le bouton Entrée de mon clavier. Et visuellement, le nom que je viens de donner à cette plage arrive centré dans la zone de noms. Vérifions, ici, j'ai bien quelque chose qui correspond à mes clients. Je remontre la procédure rapidement. Je sélectionne tout ce qui m'intéresse en termes d'agence, toutes mes villes, je reviens ici. Je commence à saisir, je pense à ne pas mettre d'espaces et je termine en appuyant sur Entrée, qui me permet de visualiser le nom, centré dans ma zone de noms. Et je vérifie. Voilà comment nous avons intérêt, nous le verrons à plusieurs reprises, à nommer des plages de cellules plutôt que d'appeler leurs références.

Excel 2010 : Astuces et techniques

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