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Excel 2016 : Astuces et techniques

Sélectionner et nommer des plages de cellules

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Étudiez une méthode de sélection et de nommage des sélections de cellules. Parcourez les avantages de l'utilisation des noms dans les fonctions, en comparaison avec les références de valeurs absolues.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment optimiser la sécurité de la saisie c'est-à-dire faire un petit peu ce que je vous montre en termes de résultats finis, ici. Regardez que je ne peux pas sélectionner quoi que ce soit. Il faut que je vienne choisir un élément de ma liste et si j'essaie de faire totaux, je vais avoir un message d'erreur, me disant que cette valeur n'est pas valide, puisque quelqu'un, un utilisateur, a restreint les valeurs de cette cellule. C'était un premier cas de figure. Deuxième cas de figure : ce que j'aimerais, c'est qu'à chaque foi je vais choisir un client, automatiquement, ici, le type de client vienne se rajouter. Voilà ce que nous allons pouvoir faire sur un exemple plus concis, en terme de construction. Pour se faire, j'ai déjà créé un classeur, j'ai déjà transformé ma saisie sous forme de tableau. Pourquoi ? Parce que je sais que, dorénavant, j'ai l'extension de tout ce que je vais créer. Et ce qui m'intéresserait, c'est de restreindre vraiment les valeurs, que peut prendre la colonne qui correspond aux commerciaux. Pour ça, je suis venue définir sur une deuxième feuille, quelles étaient ces fameuses valeurs autorisées. Je vais venir exploiter cette partie-là, en créant ce qui s'appelle une plage de cellules nommées, pour éviter d'appeler ça : de la cellule B5 à la cellule B8, qui moins facile à comprendre et est assez limité, surtout si on veut travailler ensuite d'Excel à Excel ou d'Excel vers d'autres applications. Pour ça, je me contente de sélectionner ce que je veux nommer. Je me déplace ici sur quelque chose qui s'appelle la zone de nombres. Je viens ici me contenter de renseigner ma liste de vendeurs. Comme toujours dans Excel, ça se passe en deux temps : ma saisie, puis la validation. Pour valider ce que je viens de saisir, il faut que j'appuie sur la touche entrée de mon clavier. Pour bien visualiser maintenant, il suffira que je vienne me positionner ailleurs, et que je vienne dérouler ici, pour me rendre compte que j'ai bien un nom. Ce nom correspond à quoi ? Il correspond à cette plage de cellules. Bien sûr, je vous ai montré le raccourci. Si vous voulez voir d'autres possibilités de créer des noms, vous allez les retrouver ici dans l'onglet de formule, sous le groupe de commandes qui s'appelle Noms définis, avec la possibilité de créer un nom par rapport à une sélection. J'aurais pu utiliser le terme Commerciaux avec Définir un nom. On a la visualisation avec le gestionnaire de noms, c'est-à-dire toutes les cellules ou plages de cellules créées dans mon classeur. J'ai créé ici ma première plage de cellules nommées, que je vais revenir exploiter sur ma feuille numéro un. Je vais dire, dans cette cellule, ce que j'aimerais, c'est restreindre les valeurs que je vais saisir, c'est dans l'onglet qui correspond aux données que je vais venir chercher ce qui s'appelle la Validation de données et cette validation de données va me permettre de dire : OK, qu'est-ce que tu veux autoriser ? Tout, non. C'est le comportement standard d'Excel. Ce qui m'intéresserait, c'est une liste. Et quelle liste ? Je ne vais pas aller chercher des références de cellules, je vais simplement appeler ce gestionnaire de noms. Comment l'appeler ? Que ce soit dans une fonction, que ce soit dans la validation de données, à chaque fois que vous allez faire la touche de votre clavier F3, cela va vous proposer toutes les plages, ou toutes les cellules nommées de votre classeur. Je retrouve bien la plage de cellules que j'ai créée devant vous, et qui s'appelle Vendeurs. Voilà comment je peux restreindre les valeurs des cellules, en disant que je ne veux autoriser qu'une liste et quelle liste ? Celle qui s'appelle Vendeurs. J'aurais pu, également, venir personnaliser les messages lors de la saisie, et avoir un message d'alerte d'erreurs, en spécifiant de façon un peu plus personnalisée, ce que l'on a vu précédemment, en disant Non, ne saisir qu'une valeur de la liste, merci. Voilà comment rapidement, encore une fois, je peux mettre en place quelque chose par rapport à une plage de cellules et non pas par rapport à des références de cellules. Regardez, je vous montre quand même que si j'essaie à nouveau avec mon total, j'ai bien mon message d'erreur personnalisé. Fin de la première étape. Deuxième étape : j'aimerais avoir automatiquement la même chose ici pour les agences et que mes agences définissent automatiquement le pays. Je vais revenir ici. J'ai ici quelque chose qui correspond aux agences, donc je vais créer, à partir de là, une nouvelle plage de cellules que je vais appeler Agences. Je valide avec entrée. Je viens toujours vérifier : il vaut mieux vérifier rapidement, plutôt qu'être obligée de repasser dans le gestionnaire de noms pour venir le modifier. OK, je reviens donc là, et je vais recommencer la même procédure, validation. Ici, c'est une liste qui va chercher dans quoi ? F3, cette fois-ci dans mes agences. Je ne personnalise pas le message d'erreur, vous avez compris. Maintenant ce que j'aimerais ici, c'est avoir l'association automatique. Pour ça, je vais utiliser une fonction qui s'appelle la Recherche verticale. J'aurais très bien pu commencer ici, en faisant c'est égal à quoi ? Ou venir utiliser l'assistant de fonction, ce qui serait peut-être plus clair pour celle-ci. Je vais choisir ma fonction de recherche. Ce que je veux, c'est ma recherche verticale, voilà. Je vais dire, OK, je vais chercher quoi ? Je vais chercher ça. Et dans quoi ? C'est bien dans la liste qui correspond à l'association des deux. C'est-à-dire toute cette partie là, cette matrice en quelque sorte. Je vais remonter les informations qui sont dans la colonne numéro deux, et comme je ne veux pas de valeurs approximatives, je viens lui dire que dans la valeur proche, c'est faux. Ça, c'est la construction de ma fonction de façon classique. Je valide. C'est très bien. Mais que se passe-t-il, maintenant, si j'étire mon tableau ? Si je viens ici renseigner des valeurs, vous voyez qu'il y a déjà un souci là. Que se passe-t-il, en fin de compte ? Il se passe la chose suivante : en remontant dans la barre de formule, nous allons voir ce qui se passe. Il va rechercher verticalement quoi ? La valeur de la cellule qui se trouve ici, dans la feuille numéro deux, et dans une plage de cellules qui va de la cellule B17 à C30. Voyons voir ce qu'il y a de la cellule B17 à C30. Bien évidemment, il ne trouve pas la correspondance pour la ville qui est ici Lyon. C'est normal. Il aurait fallu que je rende cette plage de cellules, non pas relative, mais absolue. C'est tout à fait possible, il faudrait que je revienne ici développer à nouveau ma fonction, que je re-sélectionne la plage de cellules concernées et que je n'oublie pas de venir rajouter les "$", devant les colonnes, devant les lignes. Pour ça, pour éviter de les saisir, c'est la touche F4 qui va me permettre de faire ceci. Là, si je re-valide, ça va marcher. C'est une possibilité. Mais j'ai une autre possibilité. On va recommencer à partir de zéro, à savoir que je supprime cette valeur là. Et je me replace à nouveau ici, pour dire : mais en fin de compte, ça, ça correspond bien à ma matrice, qui correspond à mes agences et mes pays. Pourquoi ne pas la nommer ? C'est ce que nous allons faire je l'appelle Matrice pays. Je valide. Je viens vérifier si ça correspond bien à ma sélection, c'est parfait. Maintenant, il suffit que je revienne voir là pour remonter ma fonction. Je reprends la dernière utilisée, j'ai ma recherche faite. Je viens lui dire que je cherche toujours cette valeur là. Si ce n'est que cette fois-ci, à nouveau, je vais exploiter ce qui correspond à des plages de cellules nommées, à savoir que je vais exploiter ma matrice de pays. C'est toujours ma colonne numéro deux que je veux et je ne veux toujours pas de valeurs approximatives. Voilà comment j'ai pu, rapidement, exploiter certaines choses, par l'intermédiaire, ni plus ni moins cette fois-ci, de plage de cellules nommées. Ça veut dire quoi, en l'occurrence ? Cela veut dire la chose suivante : si nous revenons sur la partie qui s'appelle Gestionnaire de noms, nous allons pouvoir nous rendre compte-- puisqu'à chaque fois, il nous met le nom mais également à quoi cela fait référence --que tout ce qui correspond à ce que l'on appelle des plages de cellules nommées, et que vous voyez identifié avec une icône particulière, ça correspond, d'ores et déjà, à des valeurs de références absolues. Voilà, quand vous devez utiliser une cellule, ou un groupe de cellules qui doit rester fixe, vous avez peut-être intérêt à utiliser des noms plutôt que des références de cellules.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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