L'essentiel de OneNote 2016

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Protégez et sécurisez vos blocs-notes à l'aide de mots de passe. Programmez la sauvegarde automatique de vos documents.
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Une autre option reste à découvrir dans OneNote qui peut être très intéressante, notamment quand on travaille à plusieurs, donc avec la notion de partage. C'est la possibilité de protéger certains éléments, et notamment des sections de notre bloc-notes, pour éviter que d'autres personnes ne puissent venir les visualiser. Comment ? Tout simplement par l'intermédiaire d'un mot de passe. Pour exemple ici, j'ai mon bloc-notes qui contient beaucoup d'informations mais la section qui contient la partie "Informatique" devrait être rendue confidentielle. Il y a des informations dedans qui concernent la partie des licences, des utilisateurs donc je ne vais pas créer, ce que j'aurais pu faire malgré tout, un nouveau bloc-notes pour mettre que cette section. Je vais demander à ce que cette section soit verrouillée. Comment faire ceci, deux possibilités. D'abord venir sur l'onglet qui s'appelle "Révision", pour trouver quelque chose qui s'appelle "Mot de passe". Ou venir faire simplement un clic avec le bouton droit sur la section sélectionnée pour choisir l'option qui s'appelle "Protéger la section par mot de passe". Ça me donne exactement le même résultat, c'est deux chemins à nouveau différents pour arriver à la même chose. Donc voilà. J'ai demandé à ce que cette section soit protégée par mot de passe. Donc il me dit bien ici que ça va être appliqué à la section active. Et puis il faut que je définisse un mot de passe. Donc je vais venir ici définir mon mot de passe. Bien sûr comme à chaque fois qu'on saisit un mot de passe, il y a confirmation pour être sûr de ne pas avoir fait d'erreur de frappe. Attention, je vous préviens malgré tout que ça n'est pas un mot de passe géré par l'entreprise. C'est-à-dire si vous perdez ce mot de passe vous allez être embêté pour ouvrir la section. Donc c'est vraiment quelque chose sur laquelle il faut faire attention. Voilà. Je viens simplement lui dire OK. Je vais verrouiller ceci par l'intermédiaire d'un mot de passe. Voilà qui est fait. Ici j'aurais la possibilité de lui demander effectivement de faire ça, non pas sur la section active mais sur toutes les sections d'un seul coup par l'intermédiaire, en fin de compte, d'un raccourci clavier qui est le Ctrl+Alt+L, pour "Lock". OK, voyons voir maintenant ce que cela donne. Je vais fermer cette partie-là. Si je viens ici, moi visuellement je ne vois pas grand chose, c'est normal, c'est moi qui est protégé. Par contre si maintenant Sabine, rappelez-vous, avec qui j'ai partagé ce bloc-notes vient voir cette section-là, voyons ensemble ce qui va lui arriver. Donc je viens rouvrir ici la vision de Sabine. Je vais agrandir la fenêtre. Sabine ici est sur la section "Communication", la section "Management". Vous voyez qu'il charge bien la totalité des pages. Par contre quand je vais arriver sur la section "Informatique". Vous allez voir ce qui se passe. Il va lui dire attention, cette section est protégée par mot de passe. Donc automatiquement si je veux pouvoir ouvrir ceci, il va falloir que je clique dessus ou que j'appuie sur le bouton "Entrée" de mon clavier et que je renseigne ce mot de passe. Si je n'ai pas le mot de passe, je ne verrai pas la section. Donc voilà comment est-ce que vous pouvez établir du partage avec certains de vos collaborateurs. Si certains doivent y accéder, vous leur communiquez le mot de passe. Pour les autres, tant qu'ils n'ont pas le mot de passe, ils ne peuvent pas l'ouvrir. Alors ça c'est ce que l'on peut faire par l'intermédiaire directement des applications dans le logiciel. Nous allons voir également qu'il y a des options qui concernent la protection par mot de passe. Petite précision : malgré tout je ne voudrais plus que cette section soit protégée par mot de passe, il suffirait que je revienne ici, que je revienne activer la partie qui est ici, et que je lui demande en fin de compte de supprimer le mot de passe. Donc pour supprimer le mot de passe bien évidemment, il me le demande. Voilà qui est fait. Ma section n'est plus verrouillée. OK, maintenant voyons voir les options qui s'y rapportent. Donc c'est ici au niveau de l'onglet "Fichier", dans les options et dans les options avancées que je vais trouver cette notion de mot de passe. Donc il m'indique bien que par défaut, je peux verrouiller les sections protégées par mot de passe, c'est ce que j'ai utilisé. Mais regardez qu'également, à partir du moment où je mets de la protection, dès que je ne vais plus utiliser cette section, elle va être automatiquement verrouillée au bout de cinq minutes. De la même façon, j'aurais pu lui demander ici de verrouiller toutes les sections protégées par mot de passe dès que je ne les utilise plus. Donc ça c'est vraiment quelque chose qui va permettre de verrouiller immédiatement, et dans ce cas vous pouvez communiquer encore une fois le mot de passe auprès de certains utilisateurs. Et puis vous avez une option également qui permet d'autoriser les programmes complémentaires. Donc ça peut être des Add-ons, ça peut être les applications Office à accéder à des sections protégées par mot de passe lorsqu'elles sont bien évidemment déverrouillées. Voilà pour les options qui concernent la partie protection. Nous allons voir également ce qui concerne la partie sauvegarde. Alors c'est la partie enregistrement et sauvegarde. Rappelez-vous, et c'est un rappel important, il n'y a pas besoin d'enregistrer au fur et à mesure notre travail sur OneNote, c'est enregistré automatiquement. Malgré tout, il y a des emplacements par défaut pour l'enregistrement de nos bloc-notes. Vous avez donc tout ce qui concerne l'emplacement du bloc-notes par défaut qui était dans le dossier de l'utilisateur et dans le sous-dossier qui s'appelle "Documents". Il y a les sections de Notes Rapides qui sont vraiment stockées à part, qui sont, pareil, dans un emplacement spécifique. Et puis vous avez quelque chose qui concerne les dossiers de sauvegarde. Peut-être qu'on va aller voir juste en dessous d'abord, pour savoir à quoi ça correspond. Vous avez automatiquement et par défaut, une sauvegarde qui va s'effectuer automatiquement sur les bloc-notes, selon un intervalle de temps qui est paramétré à une semaine. C'est-à-dire qu'au bout d'une semaine, tout ce que j'aurais fait dans mon bloc-notes va automatiquement être sauvegardé ici dans le répertoire qui concerne les sauvegardes de OneNote, et qui concerne bien évidemment l'utilisateur de ce bloc-notes. Je pourrais également lui dire, tiens, je voudrais sauvegarder tous les bloc-notes maintenant parce que je ne veux pas attendre une semaine. Donc je veux le faire immédiatement, il suffirait que je vienne cliquer ici pour créer automatiquement mon fichier de sauvegarde. Je peux également changer la fréquence. Entre une semaine et toutes les minutes, vous avez de quoi faire. Peut-être que moi je voudrais effectivement une sauvegarde par jour, ce qui permettra en fin de compte d'avoir ce fichier de sauvegarde sur lequel je peux revenir en cas de problème. Voilà donc les options qui concernent la partie protection, l'enregistrement des emplacements par défaut, et la partie de sauvegarde dans OneNote.

L'essentiel de OneNote 2016

Passez à la prise de notes numérique avec OneNote. Abordez les types de saisie et d'insertion, et classifiez les informations recueillies pour une utilisation simplifiée.

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Date de parution :11 janv. 2017

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