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Écrire des e-mails professionnels

Saluer correctement

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Même dans un e-mail, la formule d'appel est une sorte de salutation préalable à tout échange. Elle est relativement codifiée et dépend du lien entre l'auteur et son lecteur. Découvrez quelques exemples concrets.
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Transcription

Lorsque vous croisez un collaborateur pour la première fois de la journée au bureau, vous le regardez dans les yeux et vous le saluez. Ce serait impoli et irrespectueux d'amorcer directement la moindre discussion sans au moins un bonjour. C'est un préalable à toute autre communication. De la même façon, vous ne pouvez pas envisager de commencer directement votre e-mail par l'information que vous voulez faire passer. Il faut quelques mots permettant d'entrer en contact. Pas n'importe quoi, l'e-mail est certes moins formel que la lettre, on a beau avec lui s'approcher du langage parlé, il n'en reste pas moins un écrit professionnel avec certains codes. D'abord, vous vous adressez à une ou plusieurs personnes en particulier, puisque vous avez entré un certain nombre d'adresses e-mail. La plupart du temps, si vous avez l'habitude de communiquer avec la personne, vous pouvez commencer par écrire « Bonjour » en le faisant immédiatement suivre du prénom de votre destinataire. S'il y a plusieurs destinataires vous pouvez très bien écrire « Bonjour à tous ». Si ce sont tous des hommes, « Bonjour Messieurs ». Si ce sont toutes des femmes, « Bonjour Mesdames ». Écrivez toujours « Monsieur » ou « Madame » et leur dérivé pluriel en toutes lettres, c'est-à-dire sans les abréger et avec une majuscule. Si l'adresse e-mail de contact ne vous permet pas de savoir s'il s'agit d'un homme ou d'une femme, dans ce seul cas vous pouvez écrire « Madame ou Monsieur », bien que je vous invite à écrire simplement « Bonjour ». Je vous déconseille la formule incluant le nom de famille « Bonjour Monsieur Martin Picard » et encore moins « Monsieur Martin Picard, bonjour ». Vous créeriez ainsi un décalage entre la décontraction du mot bonjour et la solennité du nom en entier. Si le statut de la personne impose une distanciation ou un respect particulier, mieux vaut commencer directement par : « Monsieur », « Madame », « Mesdames et Messieurs ». C'est encore mieux si vous pouvez y associer un titre : « Madame la préfète », « Monsieur le Directeur » avec une majuscule à ce titre. Comparable à celle de la lettre traditionnelle, cette formulation donne un caractère plus officiel à votre e-mail. Si vous voulez paraître moins ampoulé, si par exemple vous vous adressez à un proche collègue pour la deuxième fois de la journée, vous pouvez vous contenter d'écrire son prénom : « Hélène », « Jean-Pierre ». Méfiez-vous de l'adjectif apposé : « Chère Hélène », « Cher Jean-Pierre ». D'abord, il vous faut le réserver soit aux étrangers, en particulier si ce sont de hauts responsables, « Cher Monsieur Nichita », soit aux personnes qui sont effectivement proches de vous sentimentalement, des personnes pour lesquelles vous nourrissez une affection particulière. Ensuite, il faut vous assurer qu'il ne sera pas pris comme un trait d'ironie. Souvenez-vous que sans le ton de votre voix, votre lecteur pourrait mal interpréter certains propos. Et puis cet adjectif a été tellement utilisé dans les lettres et les e-mails commerciaux, notamment, qu'il pourrait d'emblée discréditer votre écrit. Dans tous les cas, n'oubliez pas la petite virgule à la fin de cette formule de salutation et le saut de ligne pour enchaîner sur la première phrase. Voilà pour les formules les plus classiques qui sont aussi les plus couramment acceptées. Évidemment, il vous est toujours possible de sortir des sentiers battus : si vous vous adressez à un proche collègue voire un ami, rien ne vous empêche d'employer une formule plus familière comme « Salut » ou même « Coucou ». Si vous partagez une autre langue « Hello », « Hi », « Buenos días », etc. Si vous vous êtes déjà échangés plusieurs e-mails au cours de la journée, peut-être pouvez-vous commencer par un mot de liaison comme « Bref », « Alors », « Donc » selon le contenu de votre e-mail ou même à la rigueur « C'est encore moi », « Mon collègue préféré », etc. Pour clore le sujet, gardez en tête qu'il s'agit d'une entrée en relation et non une entrée en matière qui va donner le ton de votre e-mail. De la même façon que vous n’interpelleriez pas votre patron dans le couloir avec un « Yo, man », vous vous dispenserez d'être trop familier avec un supérieur ou un client. Bref, adaptez toujours cette formulation à la relation que vous entretenez avec votre correspondant.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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