L'essentiel de Project 2013

Saisir les différents types de durée

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Découvrez les différentes unités de durée utilisées dans la gestion de projets, et particulièrement dans Microsoft Project.
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Parlons maintenant des différentes durées qu'il y a dans Microsoft Project. Déjà, sachez une chose que quand vous créez un projet avec ses tâches. Si vous commencez à saisir les tâches dans une certaine unité, il n'y a plus, comme il y avait avec Project 2017 et antérieurs une Macro intégrée qui permet de remettre toutes les valeurs à la même unité. Exceptée, évidemment, si vous développez votre propre code ou que vous achetez un Add in qui le fait. Maintenant, ceci ayant été dit, voyons ce qui existe comme unité. Donc déjà, on sait qu'il existe l'heure. Que ce soit l'heure exacte ou l'heure estimée avec un point d'interrogation. On a, évidemment, la durée nulle. Bon, parce que ça, c'est spécifique, ça donne un jalon. Maintenant, on sait aussi qu'il y a la durée de mois. Et rappelez-vous que le jour et la semaine, et le mois sont définis dans « FichierOptions ». Je me permets de faire un pic de rappel. Ici, dans « Échéancier » avec une journée vaut 8 heures, une semaine vaut 40 heures, et un mois vaut 21 jours. Ça, c'est le choix que vous avez, en fait, pour cette formation. Maintenant, pour voir les autres unités, et même faire un rappel sur la notion d'Estimé, On va jouer ici avec la fameuse tâche qui a connue le niveau hiérarchique 3. Déjà, sachez que la plus petite unité que j'ai en Microsoft Project, c'est malheureusement la minute. Donc, effectivement, je peux mettre une minute, je peux mettre 60 minutes, je peux mettre évidemment 600 minutes. Donc, à nouveau, je vous ai dit qu'il n'y a pas un bouton pour convertir rapidement les minutes en heure. Il faudra faire le calcul de tête vous-même et de réécrire. Et ceci étant, pourquoi est-ce que c'est un problème ? Parce qu'il y a de nombreux laboratoires, je pense particulièrement aux laboratoires d'électronique, de physique et de chimie ; ou même également, les laboratoires dans les hôpitaux où les procédures se passent au niveau de la seconde, et dont, Microsoft ne peut pas, à ce jour, revoir tout le moteur de Microsoft Project. Ce qui fait que là, on est coincé à ce niveau-là. Si on veut vraiment gérer les projets à la seconde, soit on doit tricher en faisant en sorte qu'une minute, en fait, représente une seconde. Donc, on se dit ah oui, mais j'ai mis une minute mais en fait, c'est une seconde. Soit, il faut passer sur un logiciel concurrent. dont je ne vais pas donner le nom. Maintenant, on me dit : oui, mais est-ce qu'il y a une possibilité de mettre des fractions de minute ? Si je mets 0,5 minute, vous voyez qu'ici, visiblement il laisse faire la saisie. Maintenant, je ne vois pas si vraiment, il prend ça. Si on passe en mode « Tâche » « Planification automatique », ici, évidemment, je vois qu'il va de 09:00 à 09:01. De toute façon, je ne vois pas les secondes, ce n'est pas possible. Parce qu'effectivement, si on va dans « FichierOptionsGénéral », Ici, si vous regardez, on n'a pas le choix des options, la notion de seconde n'existe pas. Bon, ceci ayant été vu, revenons donc à nos unités. Donc, on a la minute, on sait qu'on a les heures, on sait qu'on l'appelle souvent H. On sait qu'on a la durée du dessus qui est le jour, il suffit d'écrire J. On sait qu'on a le mois. Alors attention, n'écrivez pas M parce que M on vient de voir que c'est la minute, Mais vous pouvez écrire MO. Mais, à ce moment-là, comme vous pouvez le voir, il pousse un beuglement parce qu'au fait, il faut au minimum écrire M-O-I-S. Donc là, ne me demandez pas pourquoi Microsoft a fait ça comme ça. Donc, il faut écrire le nom du mois en entier. Ensuite, on me demande aussi si on a l'unité d'année. Bah non, il y a certains endroits où l'unité d'année existe dans Project. C'est surtout lorsqu'on gère les ressources. Mais dans les tâches, ça n'existe pas. Vous voyez, je peux mettre un A ou année. Il n'y en a pas. Ou un an si vous voulez, si vous ne croyez pas. Voilà. Ça n'existe pas. Donc, ça, c'est les durées standards. Maintenant, pour la minute. Si je mets, par exemple, 10 minutes, Il faut savoir que si je double-clique sur la durée, il y a une case à cocher « Estimée ». Si je coche, ça me met le point d'interrogation. Point d'interrogation qu'on peut aussi mettre à la main. Une heure estimée, un jour estimé, une semaine estimée, un mois estimé. Donc là, on voit que l'estimé, on peut le mettre à la main. Constamment, on peut même d'ailleurs saisir plusieurs tâches en même temps. Vous voyez, là, je pourrai saisir toutes ces réunions, aller faire avec un « clic droit », « Informations », et puis, décocher ici le « Estimée ». Ok. Donc, vous voyez, pour le coup, comme il n'y a plus aucune réunion qui est estimée, la phase n'est plus estimée. Si je retourne ici et je coche « Estimée », comme toutes les réunions sont estimées, la phase devient estimée. Il faut savoir qu'il suffit qu'une tâche soit estimée dans une phase pour que la phase devienne estimée. La preuve, le projet, maintenant, est devenu estimé lui aussi. Et ça permet de vous protéger en disant à votre client : mais attention, il ne faut pas oublier qu'il y a un intervalle d'erreur. Et à nouveau, le « Estimé », on le considère, par défaut, souvent dans la pratique, que c'est du plus ou moins 5 %. Maintenant, poursuivons. Ce n'est pas tout au niveau des unités. Effectivement, outre la minute, l'heure, le jour, la semaine, le mois, et leur équivalent en estimé, il y a également ce qu'on appelle les durées écoulées. Alors, démonstration. Regardez par exemple cette tâche ; je la mets à 5 jours. Comme vous pouvez le voir, actuellement, si on regarde à l'écran, elle commence le lundi, mardi, mercredi pour voir qu'au fait, 5 jours, ça veut dire 5 jours ouvrés. Mais en réalité, c'est plus subtil que ça puisque ça veut dire cinq fois 8 heures. Et je vous rappelle que ce calendrier français a des journées de 7 heures. Donc, il ne faut jamais oublier les couches qui se superposent. Mais maintenant, observez la subtilité. Imaginez que je veux une tâche qui commence à 09:00 et qui travaille 24 heures sur 24. On appelle ça, au fait, des durées écoulées. Donc, là si je mets 5j « é » eh bien, vous observerez qu'elle commence à 08:00 et qu'elle finit à 08:00 exactement 5 jours plus tard. Donc, il fait totalement abstraction, en fait, du calendrier tel qu'on l'a créé derrière, puisque ça utilise le calendrier français. Mais je vous rappelle qu'à la base, ce projet commence. Donc là, vous voyez le calendrier français, je vous le remontre. Vous voyez 09:00 - 12:00. Mais que comme notre projet commence à 08:00, étant donné que j'ai mis 5 jours écoulés, il ne commence plus à 9 heures mais à 8. Et il fait du 24 heures sur 24. donc, eh bien, il finit le samedi à 08:00. Il laisse totalement tomber le concept du jour non ouvré. Maintenant, je peux faire la démonstration aussi avec quelque chose qui fait deux semaines ouvrées. Donc, deux semaines ouvrés. Là, vous pouvez voir qu'au niveau du GANTT, ça part assez loin dans le temps. Puisqu'évidemment, ça veut dire 2 fois 40 heures avec des journées de 7 heures. Évidemment, non inclus les weekends. Mais maintenant, si je mets deux semaines écoulées, pour le coup, évidemment, on voit que c'est un petit peu plus court ; et on voit aussi que ça commence aussi un lundi à 08:00 et ça finit lundi deux semaines après à 08:00 exactement. Donc, toutes les unités qu'il y a dans Project ont leur équivalent en écoulé. Évidemment, aussi les minutes, ça n'empêche pas parce que si je mets une tâche qui vaut 10 minutes, par exemple, qui commence à 17:55, si je mets 10 minutes, il y a 5 minutes qui vont s'exécuter le jour X. Et comme le calendrier français se termine à 18:00, il y aura 5 minutes le lendemain matin, de 9:00 à 9:05. Alors, si je mets 10 minutes écoulées, la tâche va avoir lieu de 17:55 le jour X, jusqu'au 18h05 parce qu'elle va totalement faire abstraction du calendrier. Mais il faut faire très attention avec cette technique des jours écoulés parce que ça veut dire que quand votre projet glisse. c'est-à-dire s'il a du retard et de l'avance, il fait vraiment totalement abstraction de tous les jours fériés et exceptions qu'il y a dans le calendrier. Si vous n'êtes pas attentif au niveau du monitoring de votre projet, les conséquences peuvent être graves surtout que la taille d'un projet médian, c'est dans les 3 000 à 4 000 tâches. Donc vous ne pouvez pas vérifier toutes les tâches à chaque fois que vous faites une mise à jour de votre projet, excepté si vous travaillez 8 heures par jour dans le logiciel, comme c'est le cas des chefs de projet qui travaillent dans les multinationales. Donc, voilà pour les différentes durées de tâches. Donc, ici, je vais simplement me remettre à la durée qu'on avait initialement. Je crois, que c'était 1.14 mois parce qu'évidemment, on avait converti du Suisse en du français. Évidemment, si je ne me rappelle plus, je peux tout à fait faire ça, regardez. Je vais dans « Avancées ». Je remets comme calendrier le « Aucun ». Je remets le 2 mois parce que c'était l'estimation pour la Suisse. Ensuite, on se dit ah, mais non il était géré en France. Donc je lui mets le français. « Ok ». Donc là, pour l'instant, on voit que ça ne bouge pas. C'est normal pour la simple raison que j'ai changé les paramètres de cette tâche. Donc, elle ne bouge plus tout à fait comme avant. La chose étant ici, c'est que, évidemment, vous allez me poser la question : mais finalement, pourquoi est-ce qu'elle ne bouge plus comme avant ? Eh bien, allons voir pourquoi. Si déjà, j'annule ; donc là, je remets 2 mois, je vous rappelle qu'elle faisait 2 mois initialement en Suisse. Si on va dans « Modifier le temps de travail », vous voyez que c'est le calendrier Vaudois qui est utilisé. Si je vais dans le calendrier français, on voit que juin et juillet n'ont pas cette période au rabais. Et là, vous allez me dire : mais comment ça se fait, à ce moment-là, qu'il ne prend pas ? Regardez, si je remets ma tâche en mode manuel, ce qu'elle était initialement, et je la repasse ici avec le calendrier franco-français, pour me remettre dans la configuration. Là, elle repasse à 1.14 mois. Si je la remets en mode automatique, elle repasse à 2 mois. Donc ça, c'est un comportement que l'on étudiera lorsqu'on parlera des tâches automatiques et manuelles. Mais pas maintenant. C'est trop tôt. Parce que c'est quelque chose qui est un tout petit peu bizarre à comprendre, mais il fallait bien distinguer que lorsque j'avais créé la tâche avec vous, et la première fois que j'avais mis le calendrier français, j'étais en mode manuel de la tâche. Et juste tout à l'heure, lorsque j'ai joué avec les durées écoulées, la tâche était en mode automatique. Ce qui fait que le comportement et la dynamique n'est plus la même. Donc, je vais annuler cette dernière manip pour revenir au 1.14 mois. Donc, voilà pour ces notions de différentes durées et cette première subtilité sur laquelle on reviendra.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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