Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Rétablir un budget déséquilibré

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De par leur nature, les projets évoluent constamment. Votre budget devra sans doute être ajusté tout au long du cycle de vie du projet. Vous êtes face à un budget déséquilibré lorsque vos dépenses réelles augmentent plus vite que vos prévisions.
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Transcription

En gestion financière, il faut bien comprendre la chose suivante : ce n'est pas parce qu'il nous reste des chèques dans notre chéquier qu'il reste de l'argent sur notre compte. C'est pareil avec les projets. De par leur nature, les projets évoluent constamment. Donc, votre budget devra sans doute être ajusté tout au long du cycle de vie du projet. Et ce, pour éviter de faire des chèques sans provision. Dans les cas extrêmes, votre budget peut s'avérer déséquilibré. Vous êtes face à un budget déséquilibré lorsque vos dépenses réelles augmentent plus vite que vos prévisions. Vous n'avez peut-être pas encore dépassé votre budget, mais vous allez tout droit au désastre financier. Souvent, cela se produit entre la moitié et les deux tiers du projet. Vous constatez que l'équilibre ne revient pas tout seul, et que votre suivi est déficient. La bonne nouvelle, c'est que le projet n'est pas terminé, donc vous pouvez encore remettre votre budget sur les rails. Mais rétablir un budget déséquilibré demande de gros efforts. Voyons les étapes nécessaires pour rétablir le budget. Première étape, déterminer la cause du déséquilibre. Voici quelques raisons courantes de déséquilibre budgétaire. Un, vous n'aviez pas anticipé certaines difficultés du projet. Dans ce cas, vous devez réévaluer le projet en fonction de ces nouvelles informations. Par exemple, vous réalisez que votre projet de rénover un vieux bâtiment va être plus coûteux que prévu car vous y avez trouvé de l'amiante. Après cette découverte, vous pouvez peut-être changer de projet et louer un autre bâtiment. Ou bien construire un tout nouveau bâtiment à la place. Deux, il est possible que plusieurs factures arrivent en même temps sur votre compte bancaire. Or vous n'aviez pas mis en place un suivi financier adéquat. Dans ce cas-là, vous ne pouvez pas continuer comme si de rien n'était. Vous devez réenvisager vos priorités et dissocier vos besoins absolus de vos souhaits en matière de portée. Identifiez les impacts potentiels et les stratégies d'atténuation possibles ou déterminez au moins les impacts financiers des changements afin d'évoquer les alternatives avec votre sponsor. Troisième cause de déséquilibre : votre direction modifie le montant du budget. Cela peut limiter vos possibilités d'action et déséquilibrer votre nouveau budget par rapport aux dépenses réelles. Par exemple, vous avez un budget de projet de 15 000 $. À mi-chemin du projet, vous avez dépensé 8 000 $. Votre suivi vous semble bon. Toutefois, la direction vous informe que votre nouveau budget global n'est plus de 15 000 $, mais de 10 000 $. Soudain, c'est « Oups, on a un problème ». Dans ce cas, vous devez remettre en question les bases du projet. Demandez à vos responsables s'ils veulent réellement réaliser ce projet avec ce montant ou bien s'ils préfèrent réaliser certaines parties du projet dans les nouvelles limites budgétaires. Voici quelques options de réduction des coûts. Si vous modifiez un processus d'entreprise, calculez le temps et les efforts nécessaires pour mener les changements. Vous pouvez retirer les éléments de portée du projet qui requièrent des changements plus complexes et coûteux, et fournir quelque chose de réduit et adapté au budget, et qui offre de la valeur. Vous pouvez vous séparer de vos prestataires ou bien les garder en nombre limité, afin qu'ils enseignent à vos employés en interne comment réaliser le travail à effectuer. De plus, vous pouvez envisager d'utiliser une approche de projet agile. Vous décomposez alors le projet en petites parties à livrer séparément. Cela peut être un moyen de rééquilibrer un budget. Tout dépend de la nature de projet. Comme l'entreprise obtient des bénéfices partie par partie, vous pouvez réattribuer du budget pour faire avancer d'autres éléments de portée. N'oubliez pas, il est possible de rétablir un budget déséquilibré. Mais quand vous êtes dans le trou, arrêtez de creuser. Faites une pause pour réévaluer où vous en êtes. Que s'est-il passé ? Et comment pouvez-vous inverser la tendance avant la fin du projet ? Les deux mots-clés sont gestion et contrôle.

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Date de parution :31 janv. 2017

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