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Rester courtois

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N'oubliez pas l'une des règles fondamentales dont un e-mail professionnel ne doit jamais se départir. Le ton employé doit être strictement courtois.
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Transcription

Avez-vous déjà reçu des courriels écrits avec un ton agressif ? Le genre d'e-mail qui vous fait vivement réagir, mais pas toujours dans le bon sens. Je suis sûr que oui. Peut-être même en recevez-vous régulièrement. Est-ce que ces e-mails sont productifs ? Est-ce qu'ils vous donnent envie de satisfaire leur auteur ? Très rarement. Alors pourquoi faire la même chose de votre côté ? Estimez-vous faire toujours preuve de courtoisie ? Être courtois, cela ne se résume pas à écrire des phrases compréhensibles et ne pas oublier la formule de politesse. Il faut que d'un bout à l'autre de votre e-mail, vous respectiez la personne à qui vous vous adressez. Cela passe d'abord par le soin apporté à la forme, je pense surtout à l'orthographe et à la qualité d'expression en général. Cela passe ensuite par le ton, qui doit être au mieux cordial et au pire d'une sympathique neutralité. Il ne s'agit pas de remercier abusivement, de flatter, de s'excuser. Au contraire, cela pourrait irriter votre interlocuteur. Il ne s'agit pas non plus d'être trop directif. Un style administratif, démagogue sans verser dans la langue de bois et surtout diplomate peut convenir à tout le monde. D'ailleurs il faut traiter tous vos destinataires de la même façon, c'est-à-dire comme vous aimeriez qu'on vous traite. Respectez les principales règles de la nétiquette. Bannissez toute insulte, toute vulgarité. N'écrivez pas non plus tout en majuscules, en terme de communication électronique, cela équivaut à un cri. Donc ce n'est vraiment pas opportun dans un écrit professionnel. Par ailleurs, ne calomniez pas, ne diffamez pas. Pour ne pas commettre d'impair, soyez très prudent sur les sujets extra-professionnels que vous pourriez être amené à évoquer. Ne soyez pas ironique ni sarcastique. Soyez humble et soyez bienveillant. Le danger à force d'écrire sans voir ses correspondants, c'est justement d'oublier qu'il y a quelqu'un au bout du clic, à l'arrivée du courriel, quelqu'un de sensible. On se cache facilement derrière un e-mail, c'est pratique on ne voit pas la réaction de l'autre. On s'autorise parfois malheureusement des élans d'agressivité qu'on n'aurait pas forcément eu si on avait eu la personne en face de nous. Et au final, on les regrette toujours. C'est la raison pour laquelle il vaut mieux parfois, pour décanter une situation conflictuelle, utiliser ses jambes pour aller dans le bureau de la personne concernée ou bien décrocher son téléphone. D'une manière générale, même quand vous devez exprimer un refus, un mécontentement ou une menace déguisée, restez professionnel. Maîtrisez-vous, gardez votre sang-froid et une certaine distance avec votre correspondant. Avec vos supérieurs, avec vos subalternes, avec toutes les personnes que vous n'avez jamais rencontrées, même avec les collaborateurs dont vous n'êtes pas forcément très proches, utilisez de préférence le vous dans vos e-mails, sauf si les usages dans l'entreprise imposent le tutoiement. Dans bien des situations, cela incite à une certaine distanciation et permet d'éviter des débordements. N'oubliez pas non plus que les écrits restent, qu'ils sont enregistrés, qu'ils pourraient bien réapparaître en cas de conflit. On pourrait juger des propos véhéments comme un manque de professionnalisme. Vous pourriez être sanctionné pour cela. En conclusion, le principe absolu à observer, c'est n'écrivez pas des e-mails que vous n'aimeriez pas recevoir.

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