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Écrire des e-mails professionnels

Répondre selon le destinataire

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Passez en revue ce qui distingue les différents modes de réponse, qu'il s'agisse du destinataire principal ou de l'ensemble des destinataires. Apprenez ce qu'il convient de faire ou de ne pas faire selon les cas.
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Transcription

Vous avez deux façons de répondre à un e-mail. Soit vous envoyez une réponse à l'expéditeur, tout simplement Répondre qu'on trouve aussi ici, soit vous répondez à tous, Répondre à tous. Quelle est la différence entre les deux ? Dans le premier cas, seuls la ou les personnes dont l'adresse mail figure dans le champ principal A vont recevoir votre courriel, c'est-à-dire que vous le transmettez uniquement aux personnes dont vous attendez une réponse, celles qui sont concernées en premier lieu. Je rappelle qu'il n'est pas forcément judicieux de cumuler les e-mails de réponse. Si un premier e-mail a déjà fait l'objet de deux ou trois aller-retours avec le même objet, précédé de « Re: Re: » il convient de créer un nouvel e-mail. Normalement, la discussion a du évoluer et vous devez être capable de trouver un nouvel objet qui reflète cette progression des échanges. Dans le second cas, Répondre à tous, votre réponse sera transmise non seulement aux destinataires principaux mais également à tous ceux que votre correspondant a mis en copie. Donc les destinataires principaux et aussi ceux, éventuellement, qui ont été en copie cc (copie carbone) ou cci (copie carbone invisible) et, éventuellement ceux que vous avez vous-même ajouté. En fait, ce mode opératoire est intéressant si tous les destinataires font partie d'un même groupe de travail et que chacun d'eux a besoin de toutes les informations que vous donnez. En revanche, il est inutile et même contreproductif si, par exemple, vous ne faites que confirmer à l'organisateur d'une réunion que vous en ferez bien partie. Les autres n'ont pas forcément besoin de le savoir et toutes les réponses encombreraient l'ensemble des boites mail. Faites aussi attention à une chose. Si vous répondez à tous et que certaines personnes figurent en copie cachée, cci, vous allez dévoiler à tous les autres destinataires qu'il y a un ou plusieurs destinataires cachés. Est-ce que ça ne portera pas préjudice à l'émetteur du message initial ? Au cas où votre correspondant aborde plusieurs points dans son e-mail, qu'il vous pose plusieurs questions. Il est de bon ton de lui rappeler quelles sont ces questions auxquelles vous répondez, a fortiori si vous avez laissé passer plusieurs jours. Ainsi vous avez la possibilité généralement de : Répondre avec l'historique. Souvent automatique, cette option permet de rendre visible des échanges antérieurs, du moins en partie. Si votre logiciel de messagerie ne l'autorise pas, sans doute pouvez-vous transférer le message avec votre réponse ou bien faire un copier-coller de l'e-mail d'origine dans votre nouveau courriel. Plutôt que de lister les unes au-dessus des autres, sans aucun lien, vos réponses respectives, vous pouvez plus judicieusement insérer vos réponses dans le texte initial, sous chacune des questions correspondantes. Par exemple, dans notre cas : je vais faire Répondre, je reprends le texte initial et je vais intervenir dans le corps du texte. C'est ce qu'on appelle l'entrelardage. Par exemple : quand comptez-vous mettre en oeuvre l'opération numéro 7 ? Je tape Entrée et je vais donner ma réponse, par exemple le 21 février, etc. Là, on mettrait une vraie phrase mais vous voyez, hop, avec un corps différent... Je sais que cette méthode peut paraitre un peu cavalière à certains professionnels mais si vous la jugez efficace dans votre situation précise, pourquoi ne pas y faire appel ? La seule condition, c'est de rendre vos réponses typographiquement bien distinctes des questions posées à la base. Comment ? En optant pour une police de caractères différente, en changeant la graisse ou, encore mieux, en prenant une autre couleur, par exemple, un bleu si le reste du texte est en noir. Vous devrez préciser au début de votre message que vous avez pris ce parti ; une simple phrase peut suffire comme : Voici mes réponses, en bleu, en regard de vos questions. Voilà, il y a donc plusieurs façons de répondre. C'est à vous de faire le bon choix selon la teneur de votre message et sa destination. Réfléchissez bien. Votre choix n'est pas anodin et ne sera pas sans conséquences.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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