Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Remplacer les « si » imbriqués avec la fonction CHOISIR

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Pour résoudre des problèmes à conditions multiples, vous pouvez utiliser simplement la fonction CHOISIR. Vous remplacerez ainsi l'emploi des « si » imbriqués .
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Transcription

Dans Excel, il est une fonction que l’on apprend relativement rapidement, tôt dans l’apprentissage, c’est la fonction Si. En général on apprend la fonction Somme, la fonction Moyenne, minimum, maximum et puis rapidement on arrive à la fonction Si. Elle fait quoi cette fonction Si ? Vous vous rappelez, si ma condition est remplie, donc je fais une première action, sinon je fais une autre action. Ce qui permet dans une même cellule de mettre deux formules. Quand la condition est remplie, l'ordinateur fais la première formule. Dans le cas contraire, l’ordinateur fait la deuxième formule. C’est parfait sauf que, lorsque le nombre de conditions augmente, ça devient difficile à gérer. Prenons un exemple que vous trouverez dans les fichiers d’exercices de formation, dans le chapitre 6, sous le nom de Choisir.xlsx. Qu'avons-nous ? Nous avons une feuille qui s’appelle Données dans laquelle nous avons des chiffres d’affaires mensuels, avec devant le numéro de mois. Ensuite, nous avons ici une autre feuille qui s’appelle Choisir dans laquelle nous avons mois, trimestre, semestre. Si je viens dans mois et que j’ouvre la liste déroulante, je choisis le mois sept. Et là, je souhaite voir apparaître ici le chiffre d’affaires du 7e mois. Si j’utilise une fonction Si, ça va tourner très rapidement au cauchemar, parce qu’il va falloir que je dise : si la cellule C3 contient le chiffre 1, donc je dois aller dans la feuille Données et je dois prendre le contenu de la cellule B2 pour l’afficher. Puis, après je dois faire sinon Si le contenu de la cellule  C3=2 , je dois aller dans la feuille donnée et prendre la cellule B3, etc. Et au dernier mois, j’ai une formule qui est très longue et à la fermeture de la parenthèse, je risque de me tromper. C’est pour ça qu’il existe une autre fonction dans Excel pour résoudre ce type de problèmes. C’est la fonction Choisir. D’où vous le remarquez le nom astucieux, si il l’en fût de cette feuille, la feuille Choisir. Donc ici, je vais utiliser cette fonction choisir. Je fais « =choisir( ». Et donc en un je dois indiquer, c’est un index. Un index, c’est quoi ? C’est une cellule par exemple qui contient une valeur. Je prendrai comme index cette cellule-là. Actuellement, cette cellule contient le chiffre sept. Qu’est-ce qu’il faut que je fasse ? Il faut que je mette derrière autant de valeur que la valeur la plus grande de mon index. Une année a combien de mois ? 12. Il faut que derrière, j’aie 12 valeurs. Chacune de mes valeurs correspondant au chiffre d’affaires réalisé au mois de janvier, au mois de février, etc. Donc, pour faire cela, je viens sur Données, je clique ici sur le premier chiffre d’affaires. Je tape maintenant le ; je viens pour cliquer sur le deuxième chiffre d’affaires ; troisième ; le quatrième ; le cinquième ; etc. jusqu’à tant que j’ai sélectionné tous les chiffres d’affaire mois par mois. Là, je ne mets pas de points virgules, je ferme la parenthèse. Qu’est-ce que nous avons là ? Nous lui disons qu’en fonction de la valeur située dans la cellule C3, il doit prendre la première valeur de cette piste ou la troisième ou la quatrième ou la cinquième ou dans notre cas, septième. Je valide et là, donc je vais mettre un petit formatage pour qu’on y voie quelque chose, on va mettre du millier. Là, on a 102 400 pour le mois sept. Je viens dans « Données », je viens au mois sept, eh bien, on a bien 102 400. Si je reviens dans cette feuille et je choisis le mois deux, j’ai 39 449. Si je viens ici, le mois deux, c’est bien 39 449. Donc vous voyez le principe ? Je choisis une cellule où il y a un index. Si l’index me dit deux, je prends la deuxième valeur de ma formule choisir. Si l’index me dit 10, je prends la dixième valeur. Alors, c'est une formule qui est longue, mais c’est toujours bien moins long que cela ne le serait, si on utilisait des Si. Maintenant, on va travailler sur le trimestre. Le trimestre, la plus petite valeur que je peux avoir, c’est 1, la plus grande, c’est 4. On va en tenir compte ici. On va faire « =choisir( ». Mon index, vous êtes bien d’accord, c’est la valeur contenue dans cette cellule, « ; » et donc maintenant, il faut que je fasse quoi ? Un calcul. Je vais écrire ici « somme( ». Eh oui, vous savez que dans Excel, toutes les fonctions sont emboîtables les unes dans les autres, du moment que vous respectez chacune sa syntaxe. Voilà à l’intérieur de la fonction Choisir, j’imbrique une fonction somme. Je fais quoi maintenant ? Je vais venir sur Données. puis je vais additionner les trois premiers chiffres d’affaires, pour avoir le premier trimestre. Je ferme ma parenthèse. Je mets un ; Je réécris « somme( », je reviens dans données. Et puis là, on va prendre avril, mai et juin. Voilà, je ferme la parenthèse, « ; », j’écris somme, j'ouvre la parenthèse, je reviens dans Données. Alors, on va venir sur juillet, août et septembre. J'écris : « );somme( », je reviens dans Données et là, on va prendre octobre, novembre, décembre. On ferme la parenthèse une fois, puis on ferme la parenthèse deux fois. La première fois pour la somme, la deuxième fois pour choisir. On valide la formule. On met un petit formatage en millier, et là, donc, nous avons pour le premier trimestre 205 997. On va vérifier ça. Je prends les trois premiers mois et je regarde ici en bas, je vois somme 205 997. Si maintenant dans Choisir je choisis le trimestre numéro deux, j’ai 239 693. Je sélectionne, 239 693. Donc, ça fonctionne très bien. Maintenant, reste le semestre. Vous remarquez, je n’ai pas fait de liste déroulante, pour vous monter comment on fait une liste déroulante, lorsque l’on veut mettre des valeurs dedans. Vous vous positionnez sur la cellule, ensuite vous venez sur Données. Vous allez dans Validation des données, vous cliquez dessus. Vous choisissez ici liste et là, vous mettez vos valeurs en les séparant par un point-virgule. Il y a combien de semestres dans une année, deux. J’écris : « 1;2 ». S’il y en avait trois, j’écrirais « ;3 », s’il y en avait quatre j’écrirais « ;4 » derrière, etc. Je mets toutes mes valeurs que je veux voir dans ma liste déroulante, le point-virgule voulant dire à la ligne. Je fais OK. Regardez maintenant si j’ouvre ici, j’ai bien un ou deux. Si je choisis un, eh bien, je vais avoir ici après avoir écrit ma fonction choisir qui va marcher, tout à fait comme précédemment. Choisir, je choisis cet index, point-virgule. Et donc ça va marcher comme tout à l’heure, « somme( », je viens dans donnés et là, je glisse sur un, deux, trois, quatre, cinq, six. J'écris : « );somme( ». Je reviens dans données, je pars en juillet un, deux, trois, quatre, cinq, six. Je ferme la parenthèse de somme, et de choisir je valide. Et je mets un petit coup de présentation là-dessus, pour qu’on puisse lire. Au premier semestre, on a fait 445 690 euros. Et si on vient au deuxième semestre, on a fait 588 849. Voilà donc la fonction choisir qui est largement plus simple à manipuler que la fonction Si, et elle donne quand il y a beaucoup de cas de figure, un résultat au moins aussi probant si ce n’est plus.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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