Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Régler les paramètres d'impression d'une feuille

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Si vous souhaitez n'imprimez qu'une seule feuille de votre tableau Excel, vous verrez les principaux réglages à effectuer avant l'impression.
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Transcription

Contrairement aux autres logiciels de la suite Office, vous ne pouvez pas imprimer directement une feuille de calcul sur une imprimante au format A4. Il est opportun avant, de faire un réglage que beaucoup de personnes oublient, beaucoup de personnes font Fichier Imprimer, et lancent l'impression, et puis là, catastrophe, ça sort plein de pages, il y a des pages blanches, il y a des morceaux de tableaux dans tous les sens, après, il faut jouer du scotch, enfin bref, l'enfer. Pourquoi ? Ben tout ça parce qu'avant de lancer l'impression, les personnes en question n'ont pas fait de réglages, ils n'ont pas adapté la feuille de calcul à une feuille au format A4, voilà tout simplement le pourquoi des problèmes le plus fréquemment rencontrés lors de l'impression d'un tableau Excel. Alors, je vais vous demander de vous rapprocher bien évidemment des fichiers d'exercices de cette formation, et d'aller dans le dernier chapitre qui s'appelle le chapitre numéro 7, dans lequel vous allez trouver ce classeur : Réglages. Donc, nous souhaitons par exemple imprimer cette liste qui est relativement longue, le problème c'est que si je fais Fichier, puis que je vais sur Imprimer, ou je fais la Cmd + P, eh bien là, je vois que j'ai trois pages, eh ben voilà mes trois pages, tout est la queue leu leu, mais déjà, quand j'arrive sur la deuxième page, j'ai pas l'entête de mes colonnes comme ici, qui se reproduit, donc arrivé à la deuxième page, je vais déjà plus savoir à quoi correspondent chacune des colonnes, et à la troisième page, c'est encore pire. Bon, ensuite, tout ça, c'est tout ratatiné dans un coin, là ici, en haut à gauche de la feuille, ici, c'est complètement sur la gauche de la feuille, et j'ai aucune maîtrise de rien, j'ai aucun outil sous la main, bref, voilà ce qu'il ne faut pas faire, vous allez cliquer maintenant sur le bouton Imprimer, c'est justement ce qu'il ne faut pas faire, il faut d'abord préparer votre impression. Alors préparer votre impression, ça veut dire quoi ? Ben imaginez déjà que vous ne vouliez imprimer qu'une partie de votre tableau. Dans ce cas-là, je vais sélectionner les cellules qui m'intéressent comme ceci, et là, je vais commencer par faire Fichier, et je vais dire que c'est ma zone d'impression, je veux la définir. Donc là, à partir de maintenant, qu'est-ce qui va se passer ? Mais il va se passer qu'il y a un petit trait bleu qui fait son apparition tout autour. Si je fais Fichier et que je viens sur Imprimer, j'ai déjà beaucoup moins de choses que tout à l'heure, au lieu d'avoir trois pages, je n'en ai plus qu'une. Je fais Annuler. Si vous voulez annuler justement cette sélection, vous refaites Fichier, vous revenez sur Zone d'impression, et vous faites Annuler, et donc, la zone d'impression disparaît. Autre possibilité, plutôt que de faire Fichier Imprimer tout de suite, on peut faire Fichier Mise en page. Lorsque vous faites Fichier Mise en page, vous arrivez sur cette boîte de dialogue qui va vous donner plein de possibilités. Déjà, est-ce que je veux imprimer en portrait ou en paysage, je vais le choisir ici, moi je vais garder portrait. Est-ce que je veux réduire ou agrandir en pourcentage de la taille normale, ou adapter une, ou deux, ou trois, ou quatre pages en largeur sur une, ou deux, ou trois, ou quatre pages en hauteur. Donc là déjà, je peux jouer là-dessus sur ces deux paramètres pour que mon tableau soit plus ou moins gros sur ma feuille de papier A4. Par exemple regardez, ici je suis à 100 % de la taille normale, si je mets 120 %, que je fais OK, qu'est-ce qui se passe ? Eh bien si je viens dans Fichier et dans Imprimer, regardez bien, mon tableau est beaucoup plus gros qu'il ne l'était précédemment. Là, vous voyez, tout à l'heure on avait juste cette petite partie qui était occupée, alors que là, on a une partie plus grande, donc déjà, on jouant sur le pourcentage, je peux grossir ou diminuer ce que je vais imprimer en taille. Je reviens dans Fichier, je reviens dans Mise en page, et je vais remettre 100 %. Bien, on pourrait aussi pourquoi pas, faire tenir tout le tableau sur une page. Bon là, dans une liste comme ça, c'est pas recommandé, parce qu'il va vous falloir sortir la loupe. Si je fais OK, et que je viens sur Fichier Imprimer, ça va tenir sur une page, vous voyez il n'y a qu'une seule page, mais c'est écrit quand même un petit peu petit. Voilà, on va faire Annuler, je viens sur Fichier, je viens sur Mise en page, donc là, on va rester sur 100 %, la réduction, ça peut être utile quand votre tableau déborde un petit peu, il y a une colonne qui dépasse ou trois, quatre lignes qui dépassent, vous pouvez réduire un petit peu pour que tout tienne sur une page par exemple. Ensuite, vous avez d'autres possibilités de réglages, ce sont les marges. Dans les marges, on a la marge du haut, la marge du bas, la gauche, la droite, et on a la possibilité de régler si on veut centrer par exemple notre tableau horizontalement, verticalement. Moi, je vais le centrer horizontalement uniquement, je peux bien sûr régler mes marges en centimètres. Donc la norme, c'est plutôt 2,5, et faire 2,5 de l'autre côté aussi, ça fait des marges un peu plus sérieuses que ce qui est proposé par défaut. On peut régler aussi par rapport au pied de page par rapport à en haut ou en bas. Le haut et le bas, vous le réglez en fonction du fait que vous imprimez ou pas sur du papier blanc. Si vous imprimez sur un papier vierge, vous pouvez laisser ça en état. Par contre, si vous voulez imprimer sur du papier à en-tête dans une entreprise, vous mesurez la hauteur de l'entête et la hauteur du pied de page, et vous reportez ces valeurs plus quelques millimètres ici, et là. Là, pour l'instant, j'ai touché uniquement aux marges droites et gauches, et j'ai centré horizontalement. J'ai aussi la possibilité, pourquoi pas, de régler l'entête et le pied de page. Donc là, ben il suffit d'aller choisir dans les différents éléments, nous en reparlerons dans un prochain tutoriel, et enfin, dans la feuille, j'ai d'autres possibilités, dont une qui est intéressante dans le cas présent. J'ai la possibilité de demander de reprendre l'entête qui est ici au début de chacune des pages. Pour faire cela, je vais dire Imprimer les titres Ligne à répéter en haut, je clique ici, et je viens cliquer sur cette première ligne. Donc à partir de là, qu'est-ce qui va se passer si je fais OK ? Quand je viens dans Fichier, puis quand je vais sur Imprimer, je trouve ici ma première page avec son entête. Là, mon texte, mon tableau est bien centré, je passe à la page suivante, j'ai aussi une entête, et c'est toujours centré, je passe à la page suivante, et j'ai aussi une entête, et c'est toujours centré. Donc voilà quelque chose qui peut être intéressant. J'ai préparé mon impression, et donc maintenant, je peux lancer mon impression, si tant est que j'aie une imprimante, là, je n'ai pas d'imprimante connectée à mon ordinateur, donc c'est pour ça que le bouton Imprimer n'est pas opérationnel, mais si j'en avais une, je pourrais maintenant lancer l'impression.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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