Outlook 2013 : La gestion du temps

Régler les options d'Outlook

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Adaptez les réglages généraux d'Outlook à votre main et le tour est joué ! Les calendriers et les tâches sont d'autant plus à votre portée.
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En informatique, il est important de savoir perdre du temps une fois pour en gagner par la suite. Qu'est-ce que je veux dire par là ? Mais je veux dire qu'il est possible d'adapter Outlook à votre main grâce aux options, options que l'on trouvera dans l'onglet Fichier. Alors, ces options vont porter sur un grand nombre de thèmes. Si je prends, par exemple, le Calendrier, ses options vont porter, par exemple, sur la Semaine de travail. Là, actuellement, ma semaine de travail, c'est du lundi au vendredi. lmaginez que je ne travaille pas mercredi. Bien, j'aimerais bien que mercredi n'y soit pas. C'est possible, il est possible de régler la semaine de travail dans les options. On a aussi la possibilité de régler différents éléments, comme, lorsque l'on crée une Réunion, la possibilité que les participants à cette Réunion proposent ou pas d'autres horaires, etc, etc. Donc, toute chose que je vous invite à découvrir maintenant. Pour, donc, adapter, une bonne fois pour toutes l'Outlook à votre main, vous allez sur Fichier, l'onglet Fichier, et vous venez sur le lien Option. Ceci va vous ouvrir cette fenêtre dans laquelle vous allez trouver Général, Courrier, Calendrier, etc. Commençons par Général. Une option qui est extrêmement intéressante, c'est le fait de venir changer le nom de l'utilisateur. Ainsi, ce nom ne correspond pas à votre attente, vous voulez mettre, par exemple, votre pseudonyme, et bien, vous avez la possibilité ici d'effacer l'information et de taper, pourquoi pas, votre pseudo aussi, vous êtes connu sous ce nom dans votre entreprise. Vous pouvez aussi mettre vos initiales, vous avez la possibilité, comme nous l'avons vu dans un tutoriel précédent, de modifier le Thème, et nous pouvons aussi changer un certain nombre de choses, au niveau des bulles, les petites bulles qui apparaissent lorsque vous survolez telle ou telle icône. Ces bulles contiennent les descriptions des fonctionnalités, mais vous pouvez aussi dire que vous ne voulez pas afficher cette description, vous ne voulez pas d'info-bulle du tout. Donc, ça, ce sont quelques réglages généraux. Maintenant, vous avez des réglages par activité, pour le Courrier, pour le Calendrier, les Personnes, les Tâches, etc. Comme c'est une formation qui porte plutôt sur le Calendrier, sur les différentes Tâches, nous allons approfondir un petit peu ces deux options. Je viens sur Calendrier. La première option, c'est de définir les horaires de travail. Ça, c'est extrêmement intéressant, parce que lorsque vous affichez dans le Calendrier vos différents Rendez-vous, vous avez remarqué qu'il y a des zones grises et des zones blanches, les zones grises indiquant, bien, quand vous êtes en dehors vos horaires de travail. Donc, pour faire évoluer la position de saison grise au jour le jour, il suffit tout simplement de modifier l'heure de début. Vous commencez votre journée à quelle heure ? Vous cliquez là où vous bonne semble. Donc, imaginons que vous commencez à huit heures et demie, vous finissez à 17 heures, eh bien, vous venez cliquer ici, sur 17 heures, à partir de ce moment-là, les zones grises que nous avons, par exemple, ici, pour indiquer la fin de la journée, bien, vont évoluer en fonction de ces réglages-là. Vous pouvez aussi régler la semaine de travail. Comme je vous ai indiqué précédemment, actuellement la semaine de travail, c'est lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi, les jours, donc, ici cochés. Et imaginez que vous travaillez pas le mercredi, mais que vous travaillez le samedi, vous pouvez faire ça, vous pouvez faire ceci, si vous travaillez pas ni le mercredi, ni le samedi, ni le dimanche, heureux veinard! Donc, vous indiquez quels sont vos jours de travail, quel est le premier jours de la semaine, dimanche, lundi, mardi ou mercredi, ensuite vous indiquez quelle est la première semaine de l'année, donc, en général, dans le calendrier Grégorien, c'est le premier janvier. Vous avez dans les options du calendrier la possibilité de régler les rappels par défaut. Par défaut, c'est réglé à dix minutes, dix minutes avant un événement l'alarme peut être déclenchée, mais vous pouvez choisir par défaut une heure, par exemple, de manière à ce que lorsque vous mettez une alarme pour un rendez-vous, celle-ci soit réglée automatiquement à une heure, ce qui vous évite d'avoir à le faire pour chacun des rendez-vous. Ça fait gagner du temps. Vous pouvez permettre aux participants de proposer de nouvelles heures de réunion, quand vous créez une réunion. Mais si vous ne voulez pas que les participants aient accès à cette option, mais vous la décochez directement à partir d'ici, ce qui vous évitera d'avoir à le faire pour chacune de vos réunions. Donc, vous avez comme ça un certain nombre de possibilités qui peuvent s'avérer fort utiles, notamment, par exemple, au niveau des options d'affichage. La couleur du calendrier par défaut, vous pouvez choisir, donc, telle ou telle couleur, vous avez la possibilité d'« Utiliser cette couleur pour tous vos calendriers », ça vous intéresse pas d'avoir des couleurs différentes pour chaque calendrier, bien, vous mettez une croix tout simplement ici. Vous pouvez afficher les numéros de semaines dans l'affichage Mois et le Navigateur de dates. Alors, ça peut être très intéressant. Lorsque vous cochez cette option, je vais faire Ok. Vous voyez, vous allez avoir les numéros de semaines qui apparaissent ici sur le côté. C'est très très pratique, parce que dans certaines professions on travaille par numéro de semaine. On va dire « la semaine 49 », ou « la semaine 48 ». Là, vous avez directement le numéro, ce qui facilite quand même l'existence, si vous avez cette habitude. Je reviens dans les Options, je reviens toujours sur le Calendrier. Donc, on a la possibilité d'afficher les numéros de semaines, en mode Calendrier afficher les rendez-vous libres, on peut les afficher ou pas, on peut passer automatiquement de l'affichage Disposition verticale à l'affichage Calendrier, lorsque le nombre de calendriers affichés est supérieur ou égal à cinq. Donc, voilà, ça va régler le mode d'affichage de ces différents éléments. Et vous pouvez comme ça trouver tout un tas d'informations qui vont vous aider, par exemple, le Fuseau horaire. Vous pouvez travailler sur deux Fuseaux horaires. vous êtes dans une multinationale et vous souhaitez avoir eh bien, vous souhaitez avoir le Fuseau horaire de l'endroit où vous êtes, Paris, mais vous souhaitez aussi avoir le Fuseau horaire de Hawaï, puisque vous avez une filiale par exemple, à Hawaï. On a la possibilité d'inverser les Fuseaux horaires, donc, si je clique là-dessus, l'un va passer à la place de l'autre. Je vais décocher cette option. On a la possibilité d'activer ou pas l'Assistant de planification, rappelez-vous, lors d'une prise de réunion. C'est l'assistant qui nous permet de savoir qui est libre, qui n'est pas libre, on peut afficher les détails du Calendrier dans l'Info-bulle on peut afficher les détails du Calendrier dans la grille de Planification. Donc, vous pouvez cocher ou décocher ces options ou fonctions de ce que vous préférez. Vous pouvez accepter ou refuser automatiquement les demandes de réunions. Donc, Acepter/ refuser automatiquement, je clique sur ce bouton, Je peux accepter automatiquement toutes les demandes de réunions et supprimer les réunions annulées, sans avoir à m'en préoccuper. Refuser automatiquement, je peux refuser automatiquement les demandes de réunions périodiques, ou refuser automatiquement la demande des réunions en conflit avec un rendez-vous, etc. Donc, tous ces automatismes permettent de gagner du temps, et, bon, l'explication est quand même relativement compréhensible, dans ce que l'on vous dit là, à vous, donc, de cocher ou de décocher, je fais annuler, les options qui vous conviennent le mieux. Nous avons, depuis la version 2013, la possibilité d'avoir la météo, la météo d'aujourd'hui, la météo de demain, ce qui peut être utile lors d'un rendez-vous. Eh bien, cette option, vous pouvez l'afficher ou pas, grâce à cette case à cocher, et vous pouvez afficher les températures en Celsius ou en Fahrenheit Voilà, donc, quelques-uns des réglages possibles pour le Calendrier. Venons-en maintenant aux Tâches, c'est beaucoup plus succinct. Les Tâches, vous pouvez Définir des rappels pour les tâches avec une échéance, de manière à ce que arriver à la date d'échéance s'il y a un petit [inaudible] qui se fasse. Heure par défaut du rappel, neuf heures, mais vous pouvez choisir à quel moment, donc, le rappel doit se déclencher. Donc, dans la journée, par exemple, on va dire à onze heures, pourquoi pas ? Et donc, vous avez ici un certain nombre de réglages qui peuvent vous faciliter [inaudible] les choses au niveau de la planification, donc, des Tâches à accomplir. Notamment, à l'heure de travail prévue par jour pour la tâche, c'est huit heures, mais vous pouvez peut-être travailler plus longtemps ou moins longtemps par jour, donc vous pouvez l'indiquer ici. Heures de travail prévues par semaine pour la tâche, 40 heures, eh bien, non, nous travaillons, par exemple, que 35 heures, et donc, on va être amené à changer cette valeur. Voilà, donc, pour ces différents éléments, alors, vous en avez d'autres, vous avez la possibilité de gérer les Personnes, le Mail, vous avez la possibilité de modifier les différents onglets qui sont situés là-haut, grâce aux options Personnaliser le ruban, vous allez pouvoir jouer sur tel ou tel paramétrage. Bref, vous avez grâce à ces options la possibilité d'agir sur le comportement d'Outlook, afin de l'adapter à votre main.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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