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L'essentiel d'Excel 2016

Régler le partage d'un classeur

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Allez plus loin avec le partage de classeurs Excel. Vous allez apprendre à effectuer finement les réglages.
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Transcription

Nous allons, dans ce tutoriel, voir qu'il est possible de mettre en place un suivi des modifications sur un classeur. Ce suivi des modifications pouvant être utilisé de différentes manières. Imaginez par exemple vous avez bâti une application un peu compliquée avec plusieurs feuilles qui s'appellent les unes des autres avec de la programmation en VBA, voire même avec des macros, et vous aimeriez mettre en place un système de versions de manière à pouvoir suivre l'évolution de votre projet dans le temps. Version 1, Version 1.1, etc... Vous allez pouvoir utiliser ce que je vais vous montrer. Autre cas de figure beaucoup plus simple, plusieurs utilisateurs utilisent ce classeur et vous voulez garder la trace de toutes les modifications apportées au classeur. Le système que je vais vous montrer est utilisable. Plus prosaïquement, ce classeur, vous êtes tout seul à l'utiliser, mais vous voulez garder une trace des modifications que vous faites dedans. Le système que je vais vous montrer est aussi utilisable. Pour utiliser ça, rapprochez-vous des fichiers d'exercices de cette formation et ouvrez « Suivre les modifications ». Une fois que ceci est fait, vous venez sur l'onglet « Révision » puis vous venez dans le groupe « Modifications » sur « Suivi des modifications » et vous cliquez sur « Afficher les modifications ». Dans cette boîte de dialogue, vous allez trouver une option qui est : « Suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé. » Je clique là-dessus pour mettre en œuvre le système. D'aucuns me diront, « Mais moi je ne veux pas partager mon classeur, je veux être le seul à l'utiliser. » Ce n'est pas possible. Vous ne pouvez pas avoir le suivi des modifications sans le partage du classeur. Vous allez dire, « Mais vous m'avez dit au début que je pouvais suivre mes propres modifications et être tout seul à utiliser mon classeur, qu'est-ce que vous m'avez raconté ? » Je vous ai raconté quelque chose d'intelligent parce qu'il y a un moyen de contourner ça. Si vous enregistrez votre classeur sur un dossier privé sur votre disque dur, il n'y a que vous qui pouvez y accéder donc de part le fait, qu'il soit partagé ou pas ça ne change rien. Maintenant, il est bien évident que si vous enregistrer ce classeur quelque part sur un serveur réseau dans un dossier public, là malheureusement il n'y a pas de solution. Une fois que j'ai activé ce système, je vais pouvoir le paramétrer. « Afficher les modifications apportées le ». J'ouvre la boîte. « Depuis mon dernier enregistrement », depuis tout à fait le début. « Pas encore révisé », ça veut dire pas encore accepté, j'ai fait des modifications mais elles n'ont pas été encore entérinées, et « Depuis la date du ». On va dire « Tous ». Je veux aussi afficher les modifications apportées par qui ? Par « Tous », ou « Tous sauf moi ». On va garder « Tous ». Ici j'ai une petite case qui est : « Afficher les modifications à l'écran. Si je le laisse coché, lorsque je ferais des modifications, les cellules que je modifierais seront munies dans l'angle supérieur gauche, quelque part par là, d'un petit triangle indiquant qu'il y a eu une modification sur la cellule. Si je ne mets pas la croix, je ne verrai pas la modification. Je fais « Ok ». Je fais « Ok ». Et à partir de là, je vais modifier. On va prendre par exemple ce « 1 » ici, 476 €, il est dans « edf ». Ciel, suis-je sot, je me suis trompé, en réalité c'est des loisirs. À la place de « 1 » je vais mettre « 5 » et je valide avec Entrer. Là, qu'est-ce que je vois apparaître ? Je vois apparaître ce petit triangle. Lorsque je survole la cellule, je vois que la cellule B15 a été modifiée de « 1 » en « 5 ». Ce qui est valable pour une valeur est valable pour une formule. Par exemple, je me positionne sur cette formule, et ici à la place de « 0 » Je vais gentiment mettre « "" ». Comme ça, pour dire que je ne veux rien mettre dans la cellule. Je fais Entrer et je vois quand je survole que cette cellule a été modifiée. Elle se terminait par « ;0 » et maintenant elle se termine par « "" ». Donc, je fais mes modifications, et puis arrive le moment où j'ai besoin de stocker tout ça. Je viens dans « Suivi des modifications » et je viens sur « Accepter ou refuser les modifications ». À partir de là, on me dit : « Cette opération va aboutir à un enregistrement. Voulez-vous continuer ? » Oui. Je vais dire que les modifications apportées le... Là je vais prendre l'option par défaut qui est « Pas encore révisé » ou « Depuis la date du ». On va garder « Pas encore révisé ». Par qui ? Par tout le monde, par tout le monde sauf moi ou par cet individu précis. Là je vais dire par tout le monde. Je fais « Ok », et là on me passe en revue les différentes modifications. Première modification sur les deux apportées à ce document : la cellule B15 contenait « 1 », maintenant elle contient « 5 ». Est-ce que j'accepte ou est-ce que je refuse ? Ou est-ce que j'accepte toutes les modifications sans les relire ou est-ce que je refuse tout ? Je vais dire oui, celle-là j'accepte. Ensuite on me dit il y a eu une deuxième modification, il y avait une formule qui se terminait ici par « ;0 » et maintenant elle se termine par « ;"" ». J'accepte ou je refuse ? J'accepte. Une fois que ceci est fait, que j'ai accepté toutes les modifications ou refusé, peu importe, je reviens dans « Suivi des modifications », je viens sur « Afficher les modifications » et là la dernière option, qui était grisée la première fois que je suis venu dans cette boîte de dialogue, elle est active. Donc je clique dessus, « Lister les modifications dans une autre feuille ». Je fais « Ok ». Une nouvelle feuille fait son apparition et là je trouve le détail complet de tout ce qui s'est passé. La nouvelle valeur, l'ancienne valeur, le type d'action, la perte d'action, etc... J'ai un tableau récapitulatif de tout l'historique et je sais quand est-ce qu'il a été mis à jour pour la dernière fois. Voilà donc en quelques mots ce qu'il est possible de faire pour pouvoir garder une trace dans le temps des différents changements apportés dans une feuille Vous remarquez que le classeur est partagé, que j'aurai pu aussi bien par l'intermédiaire de cette icône, sur « Modification », mettre une croix pour partager le classeur. Si vous ne l'avez pas fait avant de faire « Suivi des modifications », nous avons vu que ce partage se faisait automatiquement du fait que vous cochez cette case-là. Donc, deux cas de figure : vous partez d'un classeur qui n'est pas partagé, en cochant cette case ça le partage ou vous partez d'un classeur qui est partagé et quand vous ouvrirez ce dialogue, ici cette case sera pas défaut cochée. Maintenant, si on veut revenir à l'état initial, on veut perdre l'historique, on veut tout arrêter terminé, c'est fini, il ne m'intéresse plus. Il suffit tout bêtement de décocher cette case, de faire « Ok ». Là on va vous dire attention tu vas tout perdre etc... même l'historique. Je dis oui, je veux tout perdre, ça ne m'intéresse plus. Là je me retrouve dans l'état où j'étais précédemment, mes valeurs ici et là sont telles que je les ai modifiées mais j'ai perdu la trace. Vous voyez que même la feuille contenant l'historique a disparu. J'ai perdu la trace des modifications.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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