Word 2013 : Les modèles

Récupérer des éléments de documents annexes

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Capitalisez sur des parties de documents existantes et apprenez à les conserver dans les blocs de construction. Créez aussi vos propres éléments de manière à faciliter la réalisation de vos documents.
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Transcription

Nous avons vu, précédemment, que nous disposions de galeries d'éléments prédéfinis, que ce soit des En-têtes, des Pieds de page, des Tableaux, des Pages de garde. Vous allez voir maintenant comment capitaliser sur le travail que nous avons effectué précédemment et aller récupérer, dans différents documents, des parties qui vont me permettre d'alimenter ces différentes galeries. Pour résumer, nous allons un petit peu faire notre marché. Pour cela, j'ai sélectionné déjà plusieurs fichiers qui contiennent des éléments que j'aimerais récupérer. Nous allons commencer avec le premier document, qui s'appelle "Cours_Informatique", dans lequel j'aimerais bien récupérer, dans un tout premier temps, cet En-tête. Donc je vais, dans un premier temps, activer l'affichage En-tête et Pied de page, sélectionner tout ce qui est dans mon En-tête. Étant donné que ça a été mis dans un Tableau, je n'ai plus qu'à sélectionner le Tableau et venir là où nous avons vu, tout à l'heure, les galeries d'éléments prédéfinis, c'est-à-dire dans Insertion > En-tête. Là je retrouve bien tout ce qui est prédéfini mais j'ai surtout quelque chose qui était totalement grisé tout à l'heure (et pour cause, je n'avais rien sélectionné), qui est le fait d'enregistrer la sélection actuelle, donc ici mon En-tête, dans la galerie des En-têtes. C'est ce que je vais faire. Donc je commence la première étape. Il me propose automatiquement un titre, que je vais nommer "Cours Informatique". Je n'ai pas besoin de marquer que c'est une En-tête. Pourquoi ? Parce que je vais le ranger dans la galerie des En-têtes. Par contre, étant donné que, vous avez vu, nous avons déjà pas mal d'éléments prédéfinis, ce qui serait peut-être judicieux, pour retrouver ma personnalisation, c' est de venir créer une Catégorie de manière à, tout à l'heure (quand je montrerai où sont stockés en fin compte tous ces blocs de construction), pouvoir rapidement identifier les miens. Donc je vais donner, à cette Catégorie, le nom de ma société mais comme je voudrais qu'en faisant un tri que ma catégorie arrive en premier, je vais utiliser juste un petit truc : je rajoute toujours un underscore devant, qui me permet de trier rapidement l'élément en haut de la liste. Ma société s'appelle TESCOM, je vais donc nommer cette catégorie pour les En-têtes, qui s'appelle donc maintenant TESCOM. Donc j'ai donné un nom, la galerie a été automatiquement impactée, parce que je suis parti des En-têtes et il m'enregistre bien ceci dans quelque chose qui est un modèle, qui s'appelle les "Building Blocks.dotx", que nous irons voir, bien évidemment, ensemble dans le détail un peu plus loin. Dernière option : vous voyez qu'il me propose également à chaque fois, ici, des comportements par rapport à mon document. Est-ce que c'est à Insérer en termes uniquement de contenu ? Est ce que c'est à Insérer dans son paragraphe ? ou, si c'était, par exemple, une Page de garde (puisque, rappelez vous, c'est une option qui est à notre disposition également en termes de blocs de construction) avec la propre page et sa mise en page directement. Donc je vais garder ici "Insérer uniquement le contenu" et je valide. Voilà qui est fait pour ma première création ! Mais dans ce document, j'ai également différentes choses que je voudrais récupérer et notamment ce tableau qui est prêt justement pour pouvoir permettre, quand je vais devoir créer d'autres documents, de venir le rechercher rapidement. Donc je sélectionne ce Tableau. Toujours dans l'onglet Insertion, je viens choisir cette fois-ci mes Tableaux. Je vais développer la première partie pour aller chercher ce qui s'appelle les "Tableaux rapides", où on a vu déjà des modèles préconstitués de Tableaux en termes de mise en forme et de contenu. Et tout à fait en bas, je retrouve bien mon option qui me permet d'enregistrer la sélection dans la galerie des Tableaux rapides. Voilà qui est fait ! Celle-ci, je vais l'appeler "Tab Cours Informatique", dans la galerie des Tableaux, ma Catégorie (je ne l'ai pas créée là, je ne l'ai créée, rappelez-vous, que dans la galerie des En-têtes. Donc je vais la recréer ici. Toujours la même chose : "_TESCOM", le nom de ma société. Voyez que là, par contre, le comportement c'est "dans son paragraphe", ce qui fait que si je viens insérer quelque chose, il ne le mettra pas en dessous directement mais bien avec la marque de paragraphe que j'ai récupérée. Deuxième élément : dans mon document ici, c'est tout ce que j'ai à récupérer donc celui-ci, c'est bon ! Je vais aller ouvrir un autre document. Donc je vais prendre ici le "Cours_Management" et de la même façon, on va récupérer certains éléments. Commençons donc par le Tableau puisqu'on y était. Donc je reprends ici le Tableau, je reviens sur Insertion > Tableaux rapides. Regardez qu'avant même d'avoir enregistré quoi que ce soit, j'ai bien ici dans une Catégorie qui arrive en haut, puisque on a ajouté le underscore, ce qui correspond à mon Tableau précédemment sélectionné. Donc je continue ici, je vais enregistrer toujours la sélection dans la Galerie des tableaux, que je vais appeler "Tab cours management". Et là je n'ai plus besoin de créer ma catégorie puisque je l'ai déjà créée pour cette galerie. Voilà qui est fait. Maintenant, nous allons passer à quelque chose d'un peu plus complexe en termes de récupération d'En-tête ou de Pied de page. Si j'active ici mon En-tête, vous pouvez constater que mon En-tête est constitué, certes, de mon logo mais également de cette partie-là, qui apparaît comme étant un bandeau sur le côté qui représente, en fin de compte, la totalité des villes sur lesquelles mon entreprise est présente. Donc je vais sélectionner ces deux éléments : celui-ci et celui-là. Voilà qui est fait ! C'est à partir du moment où les deux sont sélectionnés que je viens à nouveau ici sur Insertion, sur les Insertions d'En-tête, chercher à nouveau à enregistrer la sélection active, de la même façon que pour le Tableau, regarder que nous avons bien déjà la visu de la première En-tête récupérée. Je viens enregistrer cette sélection, que je vais toujours appeler cette fois-ci "cours management", histoire qu'on ait la même déclinaison. Et là c'est pareil, je n'ai pas besoin de créer ma catégorie : elle existe déjà. Passons donc maintenant au Pied de page, qui est un petit peu particulier également, puisque dans mon Pied de page, j'ai ici certaines informations mais j'ai également cette partie-là qui correspond à l'adresse de mon site Web. Donc même chose : je vais sélectionner la totalité des informations qui sont contenues dans mon Pied de page. Je reviens sur Insertion > Pied de page. Pour l'instant, je n'ai rien récupéré. Enregistrer la sélection dans la galerie des Pieds de page. Celui-ci, je vais l'appeler pareil "Cours management". Par contre, étant donné que je n'étais pas encore venu créer quelque chose dans la galerie, je crée ma catégorie toujours pareil "_TESCOM". OK. Je valide. Voilà pour ce document. Maintenant, on va passer à autre chose, parce que jusqu'à présent, je n'ai récupéré que des éléments qui sont bien identifiés : des En-têtes, des Pieds de page ça aurait pu être des Zones de texte, ça aurait pu être également des Numéros de page, ça aurait pu être des Pages de garde... Mais à chaque fois, je vois bien l'entrée de la galerie correspondante. Maintenant ce que j'aimerais récupérer, je vais vous le montrer tout de suite : c' est quelque chose que j'ai créé, qui est un Smart Art, qui correspond à l'évolution, forme plus visuelle, plus graphique, de ce que j'aurais pu créer par l'intermédiaire de Listes à puce et puis peut-être d'éléments visuels à côté. C'est un petit peu le trombinoscope de mon entreprise, avec les personnes qui sont en charge des différentes divisions. Je l'ai ici dans les Insertions mais, si vous regardez, je n'ai pas la possibilité de venir dire que je veux récupérer ou capter ce que je suis en train de voir et de vous montrer sur le document. Alors comment est-ce que je vais pouvoir faire ? Je vais pouvoir utiliser une Catégorie un petit peu vrac, une galerie un peu vrac en quelque sorte, qui s'appelle les "QuickParts" et vous verrez que ces QuickParts, c'est pas que le vrac, c'est également tout ce que j'ai pu créer par l'intermédiaire de galeries prédéfinies. Mais nous le reverrons plus tard. Donc je sélectionne ici mon Smart Art. Voilà qui est fait. Et là je n'ai plus qu'à venir sur Insertion > Insertion de QuickPart, pour trouver ce qui correspond ici à la même chose qu'on a vue dans les différentes galeries. Enregistrer la sélection dans la galerie des composants QuickPart. Je vais lui donner un nom donc ça va être mon "Trombinoscope", dans la galerie des QuickPart avec, bien évidemment, la création de ma catégorie, de manière à la retrouver plus facilement. Voilà qui est fait. Vous voyez qu'on a, encore une fois, alimenter avec des éléments un peu plus particuliers. Nous allons terminer avec la dernière partie et pour ça je viens vous ouvrir un autre document, qui s'appelle "QUICKPART" et ce qui va m'intéresser en termes de récupération, ce n'est pas seulement un élément, mais plusieurs pages. Et encore pas des pages complètes ! Je prends juste un exemple : ici, ce que j'aimerais c'est pouvoir capturer de là jusqu'à un peu plus loin, donc toute l'image. Ça aurait pu être également des graphiques etc., etc. Voilà, je m'arrête. Vous voyez que je m'arrête ici. Toute cette partie sélectionnée, je vais venir à nouveau ici dans Insertion de QuickPart, regarder qu'on a bien notre Smart Art, et venir enregistrer cette sélection dans la galerie des composants QuickPart. Celle-ci, je vais l'appeler justement "Quick Part". Dans la galerie des QuickPart, je viens récupérer ma Catégorie. Voilà qui est fait. Donc, en fin de compte, qu'est-ce que nous venons de faire ? Nous venons de finaliser notre marché, de récupérer tous les éléments qui peuvent peut-être me rendre service à plusieurs reprises, dans des documents ou, comme on va le voir plus tard, dans des modèles.

Word 2013 : Les modèles

Familiarisez-vous avec l’utilisation des modèles dans Word. Évitez une saisie répétitive et bénéficiez d’un gain de temps considérable lors de la rédaction de vos futurs documents.

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Date de parution :9 juin 2016

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