Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Recueillir des informations sur l'utilisation des ressources

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Suivez les éléments de coût avec soin. Ainsi, vous et votre équipe de direction réagirez de manière proactive aux changements de coûts potentiels.
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Imaginez la chose suivante. Vous roulez sur une grande route. Il y a peu de circulation et c'est une belle journée. Le régulateur de vitesse est en marche et vous ne dépassez pas les limites. Soudain, alors que vous franchissez le sommet d'une colline, vous voyez une voiture de police garée sur l'accotement. Que faites-vous ? Même si vous ne faites rien de mal, vous appuyez sur le frein pour ralentir. Tels sont le pouvoir et l'influence que les mesures ont sur nos vies. Il en va de même avec les mesures des projets. Suivez les éléments de coût avec soin. Ainsi, vous et votre équipe de direction réagirez de manière proactive aux changements de coûts potentiels. Généralement, l'un des coûts principaux est la main-d'œuvre. C'est pourquoi je conseille de faire bien attention à la collecte d'informations sur l'utilisation des ressources. Voici mes recommandations concernant ces données vitales. D'abord, efforcez-vous de comprendre la culture de l'entreprise. Comment la direction souhaite-t-elle voir alloué le coût des ressources ? Voici quelques approches courantes. Certaines entreprises veulent recenser les intervalles de travail. Elles peuvent le faire par paliers de 15 minutes, par heure, par jour, par semaine ou par mois. D'autres entreprises souhaitent que vous répartissiez le temps du personnel par postes spécifiques de budget. D'autres encore préfèrent que vous le répartissiez par dépense d'investissement ou dépense d'exploitation, déjà évoquées précédemment. Donc n'oubliez pas de demander au service financier comment il souhaite classer chaque type de ressource. Étudiez la politique de répartition de la main-d'œuvre de l'entreprise, et tenez-en compte dans le suivi des ressources. Lors du recueil de données sur l'utilisation des ressources, il faut aussi évaluer le délai de la collecte et du traitement. En effet, ces données doivent être fournies de manière régulière pour que vos rapports soient finis dans les temps. Par exemple : vous devez établir un rapport pour votre comité de pilotage le premier de chaque mois. Pour une mise à jour précise, vous avez besoin de données sur l'utilisation et le coût des ressources de votre projet. Dans ce cas, il ne faut pas demander à votre équipe de vous remettre les chiffres sur l'utilisation des ressources le 31 du mois. Vous n'auriez pas le temps d'insérer les données dans votre rapport ni d'en vérifier l'exactitude. Intégrez le timing de la collecte de données dans le plan de projet. Ensuite, tenez compte du calendrier des factures fournisseurs. Certains fournisseurs ne facturent qu'à la fin du mois. D'autres ne facturent qu'une fois qu'ils ont livré leur produit ou service. Ce qui peut prendre plusieurs périodes de rapport. Connaître le mode de facturation des fournisseurs vous aide à mieux répartir les fonds sur une période donnée. Enfin, ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour recueillir les informations d'utilisation des ressources. Rien n'est gratuit. Donc, prévoyez du temps pour l'administration de projet, pour que ce travail soit bien fait, ce qui doit inclure le coaching de vos collaborateurs et la vérification des contributions jusqu'à ce que vous ayez confiance dans leurs pratiques de rapport. Il est vrai que les choses évoluent au cours d'un projet. Vous devez savoir si le train a une roue défaillante bien avant qu'elle ne casse ou, pire, ne dévale une falaise. Donc, recueillir régulièrement des données sur l'utilisation des ressources vous permet de contrôler votre projet. Une hausse ou baisse de l'utilisation des ressources est souvent un signe avant-coureur d'un changement de statut du projet. Ainsi, le suivi des informations sur l'utilisation des ressources vous aidera à maintenir le budget, mais aussi à aborder les difficultés de manière proactive.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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